6 Wege, wie du deinen Workflow im Unternehmen verbesserst

6 Wege, wie du deinen Workflow im Unternehmen verbesserst - Foto: ©Campaign Creators - unsplash.com
6 Wege, wie du deinen Workflow im Unternehmen verbesserst - Foto: ©Campaign Creators - unsplash.com

Der Workflow in deinem Unternehmen ist im Wesentlichen der Weg einer Aufgabe oder eines größeren Projekts von der Einleitung bis zum Abschluss. Auf dem Weg dorthin werden verschiedene Teile des Projekts wahrscheinlich viele verschiedene Abteilungen in deinem Unternehmen durchlaufen. Ein Projekt setzt sich aus verschiedenen Aufgaben zusammen, und wenn viele Leute an verschiedenen Teilen des Projekts arbeiten, werden einige Teile wahrscheinlich länger dauern als andere.

Wenn die einzelnen Teile des Projekts nicht richtig aufeinander abgestimmt sind, kann es zu erheblichen Verzögerungen kommen, so dass die nachfolgenden Teams darauf warten müssen, dass die vorherigen Teams ihre Arbeit beenden, bevor sie mit ihrer eigenen Arbeit beginnen können. Das ist verständlicherweise ein Problem, denn es verlangsamt den Projektfortschritt und verringert die Effizienz und den Erfolg deines Unternehmens. Es ist wichtig, die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen zu verbessern, wo immer es möglich ist, und wir haben einige Möglichkeiten aufgelistet, die dir dabei helfen können.

1. Klare Kommunikation im gesamten Team verbessert deinen Workflow

Klare Kommunikationskanäle sind in deinem Unternehmen unerlässlich, wenn du willst, dass alles reibungslos abläuft. Alle deine MitarbeiterInnen sollten wissen, wie sie richtig und effektiv mit ihren TeamkollegenInnen kommunizieren. Es ist sehr wichtig, dass deine MitarbeiterInnen einander mitteilen, welche Aufgaben sie übernehmen, und alle dazu ermutigen, Fragen zu stellen, wenn sie sich bei ihrer Arbeit unsicher sind. So können bestimmte Fehler vermieden werden und es wird verhindert, dass alle gleichzeitig an einer Aufgabe arbeiten oder, schlimmer noch, dass alle denken, dass jemand anderes eine Aufgabe erledigt, obwohl sie in Wirklichkeit niemand angefasst hat.

2. Ordne die Dinge richtig

Die Arbeit in einem geschäftigen Büro oder sogar im Fernstudium kann sehr hektisch werden. Da jeder an verschiedenen Aufgaben und Projekten arbeitet, ist es wichtig, dass du dafür sorgst, dass die Organisation in deinem Unternehmen an erster Stelle steht. Wenn du deine Arbeit so gut wie möglich organisierst, kann dein Team seine Aufgaben und Ziele besser verfolgen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie du eine bessere Organisation in deinem Unternehmen fördern kannst, und auch viele Hilfsmittel, die du nutzen kannst. Zunächst einmal solltest du deine MitarbeiterInnen zu einer besseren Organisation anhalten, indem du sie ermutigst, ihre Aufgaben zu Beginn eines jeden Tages zu sortieren und zu planen. Deine AbteilungsleiterIinnen können dies natürlich beaufsichtigen. Du solltest auch über die Einführung einer Organisations- oder Geschäftsverwaltungssoftware nachdenken, mit der du jeden Aspekt deines Unternehmens im Blick behalten kannst.

3. Nutze Technologie und Automatisierung

Es gibt so viele verschiedene Arten von Technologie, die du für dein Unternehmen nutzen kannst, um die Effizienz deines Teams zu steigern und den Arbeitsablauf deiner Projekte zu verbessern. Diese Technologie reicht von Automatisierungssoftware, mit der deine MitarbeiterInnen mühsame und unnötige Aufgaben nicht mehr manuell erledigen müssen, bis hin zu nützlichen browserbasierten Tools, die bestimmte Aufgaben für dein Team übernehmen können, wie z. B. eine PDF-Zusammenführung oder ein Dateikonverter. Wenn du die Technologie nicht nutzt oder dein Team nicht im Umgang mit diesen Tools schulst, kann das die Effizienz deines Teams erheblich beeinträchtigen und damit auch den Gesamterfolg deines Unternehmens. Halte dich auf dem Laufenden, welche Tools du in deinem Unternehmen einsetzen kannst, um ständig neue Methoden zu finden, mit denen du deinen Workflow verbessern kannst

4. Sei dir über deine Erwartungen im Klaren

Es ist wichtig, dass dein Team weiß, was du von ihm in Bezug auf die Arbeitsbelastung und das Erreichen von Zielen erwartest. Wenn du von deinen MitarbeiterInnen erwartest, dass sie ihr Bestes geben, ist es wichtig, Ziele und klare Erwartungen zu formulieren. Wenn du deinem Team keine Ziele vorgibst, hat es keinen Grund, sich anzustrengen, und es wird wahrscheinlich die Motivation verlieren. Sobald dies geschieht, wirst du einige negative Auswirkungen auf dein Unternehmen feststellen, wie zum Beispiel einen Rückgang der Effizienz. Wenn deine MitarbeiterInnen nicht verstehen, was du von ihnen erwartest, kann sich das negativ auf die Arbeitsabläufe im Unternehmen auswirken, da die fehlende Motivation und der fehlende Antrieb auch auf andere Abteilungen übergreifen können.

5. Führe regelmäßige Schulungen durch

Eine weitere Möglichkeit, wie dein Arbeitsablauf verlangsamt werden kann, ist die mangelnde Qualifikation deines Teams. Deshalb ist es so wichtig, dass du deine MitarbeiterInnen regelmäßig weiterbildest, damit sie neue Fähigkeiten erlernen, die ihnen bei der Erledigung ihrer Arbeit helfen. Diese Schulungen können sich auf bestimmte Fertigkeiten beziehen, indem du deinen MitarbeiterInnen neue Methoden beibringst oder ihnen beibringst, bestimmte Werkzeuge effektiver zu nutzen. Beide Arten von Schulungen führen zu einem effizienteren Workflow, und Schulungen können auch die Motivation steigern, da sie deinem Team die Möglichkeit bieten, sich beruflich weiterzuentwickeln.

6. Kümmere dich um deine Mitarbeiter – das verbessert langfristig deinen Workflow

Dein Team ist die treibende Kraft hinter deinem Unternehmen. Unabhängig davon, wie viele großartige Geschäfte du gemacht oder wie klug du als Unternehmer entschieden hast, wird dein Unternehmen ohne deine MitarbeiterInnen wahrscheinlich nicht überleben. Zumindest wirst du nicht so erfolgreich sein, wie du es mit deinem Team im Rücken sein könntest. Deshalb ist es wichtig, dass du dich so gut wie möglich um deine MitarbeiterInnen kümmerst. Führe mit Hilfe deines HR-Teams Gespräche mit deinen Beschäftigten, um herauszufinden, womit sie unzufrieden sind, und finde Wege, wie du ihre Motivation steigern kannst, denn das wird wiederum dazu beitragen, die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern.

Dieser Artikel wurde auf Englisch verfasst und am 27.07.2022 auf www.justentrepreneurs.co.uk veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.

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