Schöne, digitale Welt: Neue Prozesse verlangen nach neuen Tools

Homeoffice, Internet of Things oder virtuelle Meetings – unser Arbeitsumfeld hat sich in den letzten Monaten rasant verändert. Ein großes Wort hat dabei die Coronapandemie mitzureden. Aber auch schon vor dem Ausbruch des Virus hat sich in der Arbeitswelt vieles abgezeichnet. Neue Tools sind entstanden und die Weise, wie wir heutzutage über Arbeitsprozesse nachdenken, hat sich weiterentwickelt. Gleichzeitig schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam voran. Daten sind zum wichtigsten Gut unserer Zeit geworden und durch die Globalisierung nimmt die weltweite Vernetzung weiter zu.

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Flexible Arbeitszeitmodelle sind auf dem Vormarsch, wodurch die Arbeitswelt und das Privatleben zunehmend verschwimmen. Daneben ist das Smartphone zum wichtigsten Begleiter geworden – und das nicht mehr nur, um mit Freunden und Bekannten zu telefonieren, sondern auch um unterwegs einzukaufen oder den Urlaub zu buchen. Doch welche Herausforderungen kommen dadurch auf dich oder dein Unternehmen zu? Welche Trends zeichnen sich ab? Und welche Tools und Prozesse helfen, diese zu meistern? Der folgende Artikel klärt auf.

Homeoffice auf dem Vormarsch

Was zu Beginn der Coronapandemie für viele noch ein lästiges Übel war, hat inzwischen einen festen Platz in unserem neuen Arbeitsleben eingenommen. Die Rede ist vom Homeoffice. Vor allem all jene, die ihre Arbeit vordergründig vor dem PC und online verrichten können, haben sich mittlerweile ein Büro zu Hause eingerichtet. Die Nachteile dieser Errungenschaft:

• Nicht jeder hat im Haus oder in der Wohnung einen Extraraum zur Verfügung und so muss häufig am Küchentisch oder im Kinderzimmer gearbeitet werden.
• Auch auf Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben ist bei dieser Arbeitsweise verstärkt zu achten.
• Zudem verlangt das Arbeiten im Homeoffice eine hohe Eigenverantwortung und ist nicht selten mit einem höheren Koordinationsbedarf, sowie einem höheren Stresslevel verbunden.

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Auf der anderen Seite fallen mit Homeoffice längere Anfahrtszeiten zum Büro aus. Wer sich selbst gut organisieren kann, wird dadurch mehr Freizeit genießen. Unerlässlich dabei: eine gute Hard- und Software-Ausstattung. Chat- und Video-Tools, mit denen sich die MitarbeiterInnen einer Firma virtuell und in Echtzeit vernetzen können, sowie Programme, die das Telefonieren via Internet und Headset ermöglichen, erleichtern die Kommunikation von Standort zu Standort zusätzlich. Auch physische Stempeluhren haben vielerorts ausgedient, stattdessen geschieht die moderne Zeitbuchung ebenso online. Smarte Tools machen auch dies möglich. 

Prozesse verlangen genauere Struktur

Je mehr Personen in einem Team und von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten müssen, desto wichtiger werden klar strukturierte Prozesse. Jeder Mitarbeiter muss, ganz egal, wo er sitzt, genau wissen, welcher Schritt als nächstes zu tun ist und dabei zu jeder Zeit nachschauen können, wie weit ein Projekt bereits fortgeschritten ist. Dabei helfen Softwarelösungen, die von der Angebotslegung bis zur Umsetzung alle Prozesse eines Unternehmens klar abbilden können. Verbunden mit verschiedenen Rollen und Zuständigkeiten wird dafür gesorgt, dass auch wirklich jede Aufgabe ordnungsgemäß erledigt wird. 

Daten brauchen virtuelle Sammelstelle

Waren es vor einigen Jahrzehnten noch materielle Dinge, mit denen sich die Welt vordergründig beschäftigte, so sind es seit einigen Jahren vor allem Daten.

Sie werden im Eiltempo von A nach B geschickt und sind zu einer neuen, globalen Währung geworden. Doch je mehr Daten vorhanden sind, desto schwieriger wird es, diese korrekt abzulegen, zu sammeln und zu strukturieren – vor allem dann, wenn viele verschiedene MitarbeiterInnen von verschiedenen Orten aus darauf zugreifen sollen und trotzdem Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden müssen. Genau deswegen sind heutzutage Cloud-Lösungen auf dem Vormarsch. Daten werden somit nicht mehr auf physischen Rechnern abgelegt, sondern an einem virtuellen Ort mit genügend Speicherplatz. 

Weiterbildung wird zur Pflicht

In einer Arbeitswelt, die einem steten Wandel unterlegen ist, wird Weiterbildung wichtiger denn je. Egal, ob es sich dabei um neue Arbeitsmethoden oder gar Branchen handelt oder um technische Erfindungen und Maschinen, die es zu bedienen gilt. Regelmäßige Seminare, Workshops und Weiterbildung werden daher zur Pflicht, um am Ball zu bleiben. Neben internen Kursen, die Unternehmen selbst anbieten, kannst du dich bei Bildungsinstituten umsehen. Sie bieten auch Abendseminare oder Weiterbildungen an, die nebenberuflich gut zu absolvieren sind. Damit beeindruckst du mitunter den Chef. So manche Gehaltserhöhung winkt. 

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Teambuilding-Events sind ein Muss

Je mehr Homeoffice und virtuelle Meetings es gibt, desto schwieriger wird es allerdings, als Team zusammenzuwachsen. Das ist aber wichtig, denn jede Firma steht und fällt nicht nur mit dem Know-how und den Ideen der MitarbeiterInnen, sondern auch mit dem Zusammenhalt, der aus vielen Köpfen letztendlich eine starke Flotte mit einer gemeinsamen Vision macht.

Events, die das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken, sind unbedingt notwendig.

Ganz egal, ob das ein Stammtisch, ein gemeinsames Frühstück oder ein Tagesausflug ist. Übrigens: Während der Coronapandemie lassen sich solche Stammtische einstweilen noch virtuell gut umsetzen. Sich nach Feierabend eine Stunde lang via Video über Themen abseits der Arbeit zu unterhalten, ist immer noch besser, als sich gar nicht mehr außerhalb des Arbeitsumfeldes zu begegnen.