Smart Office erhöht die Effizienz im Büroalltag

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Smart Office erhöht die Effizienz im Büroalltag
© tyler franta - unsplash.com

Die Welt befindet sich wieder einmal im Umbruch! Unter dem Schlagwort „Digitalisierung der Arbeitswelt“ lässt sich das exemplarisch nachvollziehen. Wuchs die Elterngeneration noch mit der Wählscheibe am Telefon auf, wird der Generation der Enkel das Smartphone in die Wiege gelegt. In welchem Stadium des Paradigmenwechsels unsere Gesellschaft sich gerade befindet, mag aus jedem Blickwinkel anders erscheinen. Es ist davon auszugehen, dass der Prozess der Digitalisierung noch nicht in Gänze vollzogen ist. An der Entwicklung der Smart-Home-Systeme kann diese These verankert werden. Inzwischen werden viele Funktionen im Wohnbereich automatisiert und intelligente Lösungen lassen Smart-Home-Geräte und Apparate selbstständig kommunizieren.

Effizientere Arbeitsprozesse und wirtschaftlichere Unternehmen?

Auch in die Bereiche der Arbeitswelt drängen die intelligenten Systeme Schritt für Schritt vor. Die Transformation begann schleichend und setzt sich zügig fort. In einem ersten Schritt wurden viele Prozesse des Arbeitslebens automatisiert und digitalisiert. Es entstand das Digital Office. Mit dem Mobile Office wurden MitarbeiterInnen unabhängig von einem bestimmten Ort. Gerade heute in der Phase des Coronavirus entwickelt sich der Ableger Home Office, also das selbstständige Arbeiten von zu Hause aus, rasend schnell. Experten des größten Magazins der Smart-Home-Branche sind davon überzeugt, dass die nächste Phase dieses Prozesses im Smart Office zu verorten ist, welches sich durch eine extrem hohe Flexibilität und Kreativität auszeichnen wird.

Existierende Smart-Office-Lösungen

Auf den ersten Blick erscheinen die schon genutzten smarten Lösungen für das Büro noch in einer rudimentären Phase. Wenn allerdings in Betracht gezogen wird, dass die Digital Natives noch am Beginn ihres Arbeitslebens stehen, kann davon ausgegangen werden, dass sich die Entwicklung beschleunigen wird. Videoüberwachungen, Brandmeldeanlagen und Zutrittskontrollen kommunizieren schon miteinander, Unbefugten wird über Gesichtserkennung der Eintritt ins Büro verweigert. Präsenzmelder erkennen, ob Räume nicht belegt sind und schalten selbstständig das Licht aus oder regeln Heizungs- und Klimaanlage herunter. Dadurch werden Energiekosten eingespart.

Mein Arbeitsplatz ist smart

Betreten MitarbeiterInnen ihren Arbeitsbereich, schalten sich die Geräte automatisch an. Und zwar so, wie sie vorher individuell eingestellt wurden, um das Wohlbefinden der NutzerInnen zu garantieren. Es ist davon auszugehen, dass damit Umstände geschaffen werden können, um die Arbeitsleistung zu optimieren. Digitale Türzugänge öffnen und schließen Türen nicht nur, sondern beinhalten eine komplette In-House-Navigation. Innerbetriebliche Raumreservierungen lassen sich damit ebenso organisieren wie ein intelligentes Energiemanagement. Das Entscheidende dabei ist, dass diese Lösungen Systemfehler erkennen und Verbesserungsvorschläge vorlegen sollen.

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Vor- und Nachteile smarter Lösungen im Büroalltag 

So ist dann die Annahme, dass sich durch die vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten der Digitalisierung im Büro Produktivität und Kreativität der MitarbeiterInnen steigern werden, nicht von der Hand zu weisen. Zumal die Kommunikation vereinfacht und die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können. Die Sicherheit des Gebäudes wird durch die vielen Überwachungssysteme erhöht, wenn direkt bei Warnung Sicherheitsdienste, Feuerwehr und Polizei alarmiert werden. Letztendlich sorgen die innovativen Lösungen nicht nur für Energieeinsparungen. Sehr wahrscheinlich werden diese Effekte ein enormes Einsparungspotenzial bezüglich Arbeitszeit und Arbeitsaufwand generieren.

Herausforderungen der Smart-Office-Lösungen

Doch auch die Nachteile sollen erwähnt werden. Die erwünschte vollständige Vernetzung kann Überwachungsphobien auslösen. Vertrauensbildende Maßnahmen zwischen MitarbeiterInnen und Vorgesetzten und eine totale Transparenz der angewandten Smart-Office-Lösungen kann dabei Abhilfe schaffen. Insbesondere sollte die Entscheidungsgewalt über den Grad der offenen Kommunikation bei den jeweiligen MitarbeiterInnen selbst liegen. Datenschutzbestimmungen sind von der Firmenleitung in den Fokus zu rücken.

Implementierung: der Nutzer im Mittelpunkt

Der technische Fortschritt wird auch bei der Entwicklung hin zum Smart Office nicht aufzuhalten sein. Trotzdem sollte die Implementierung der intelligenten Ansätze nicht unter Zwang geschehen. BüronutzerInnen sollten selbst entscheiden können, welche Angebote sie nutzen und welche nicht. Am besten geschieht dies mit einer transparenten innerbetrieblichen Kommunikation über die Vorteile eines intelligenten Arbeitsplatzes. Dann wird die Effizienzsteigerung auf dem Fuße folgen!

Gerd Kühn
Gerd Kühn berät seit über zwei Jahrzehnten Unternehmen aus allen Branchen und hat sich den Erfolg seiner Kunden auf die Fahne geschrieben.

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