Prozessoptimierung: Kleine Schritte sind besser als keine Schritte

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Prozessoptimierung: Kleine Schritte sind besser als keine Schritte
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Hast du schon eine Prozessoptimierung in deinem Unternehmen durchgeführt?

Kennst du das? Du bist ChefIn einer Firma und hakende Abläufe kosten KollegInnen Zeit. Du selbst weißt, dass du mit nervenaufreibenden Prozessen sogar das friedliche Miteinander im Team gefährden kannst. Zudem muss auf Dauer jedes Unternehmen zu viel Geld investieren, wenn Prozesse kompliziert und umständlich sind.

In diesem Artikel erfährst du, wie auch du die Prozessoptimierung erreichen und schnell und effizient im Doing wirst. Das spart lange Wartezeiten, minimiert den Stress und schont die Nerven. Letztendlich profitieren dabei nicht nur die KundInnen, sondern auch alle Angestellten und am Ende die Firma selbst.

Wie auch du pünktlich Feierabend machst und deine Crew motiviert bei Laune hältst, erfährst du hier mit den 7 wichtigsten Schritten zur Optimierung deiner Arbeitsprozesse.

1. Schaffe das Bewusstsein für die Prozess-Optimierung

Nur dann, wenn du den Ist-Zustand genau analysierst und weißt, wo es hakt, kannst du den Hebel richtig ansetzen. Das fordert die Bereitschaft von der Führungsebene, dass etwas im Betrieb verändert werden muss. Dabei solltest du die Unterstützung des oberen Managements einholen und die MitarbeiterInnen mit ins Boot nehmen. Halte in schriftlicher Form alles fest, wo eine Prozessoptimierung anzustreben ist.

2. Lege die Verantwortlichkeiten fest

Was ist entscheidend für das Gelingen der Optimierungs-Maßnahmen? Du musst einen Verantwortlichen oder eine Verantwortliche für das Projekt bestimmen. Danach gilt es, weitere Aufgaben zu verteilen. Zum Beispiel kannst du wichtige Aufgaben an AbteilungsleiterInnen oder Gruppen-ChefInnen auslagern. In großen Konzernen ist es möglich, einen Prozessmanager oder – managerin zu beauftragen.

Je nachdem, welche Bereiche zu optimieren sind, ist die IT oder Marketing-Abteilung einzuschalten. Gegebenenfalls lohnt es sich, eine Projektgruppe zur Effizienzsteigerung ins Leben zu rufen.

3. Dokumentiere alle Arbeitsschritte ausgehend vom Ist-Zustand

Wer schreibt, der bleibt. Dokumentiere die wichtigsten Punkte, die du im Unternehmen verändern möchtest. Befrage hierzu alle MitarbeiterInnen, die jedes Detail der einzelnen Arbeitsschritte kennen. Gerne können diese genau die Prozesse schriftlich festhalten.

Im Anschluss ist der Prozess mit einzelnen Teilschritten in einem Fluss-Diagramm vorzustellen. Schreibe dabei zum Beispiel Zeiten und die tatsächliche Dauer der Arbeitsprozesse auf. Nur so kannst du zu einem objektiven Urteil kommen, wie du Arbeitsschritte effizienter gestalten kannst.

4. Lege Ziele fest

Ohne Ziel ist kaum ein gutes Ergebnis möglich.

Nehme dir realistische und messbare Ziele vor, die du innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erreichen möchtest. Die Ziele sollten attraktiv sein. Beispielsweise können Wegzeiten abgeschafft werden, wenn bestimmte IT zum Einsatz kommt. Doch auch die Kostenminimierung durch den Einsatz bestimmter Elektronik kann sich als vorteilhaft erweisen. Alles, was zu viel Zeit kostet, kann oftmals durch gute Software erledigt werden.

5. Wie kannst du Prozesse optimieren?

Jetzt geht es an die Umsetzung deiner Ideen. Einzelne Prozess-Schritte müssen jetzt verbessert werden. Hier kann jede Person Verbesserungsvorschläge einbringen und MitarbeiterInnen können im Zuge der Dokumentation ihre Ideen darlegen. Prüfe bei jedem einzelnen Schritt, ob er der Zeitersparnis oder den Ablauf der Optimierung dient. Ist ein Punkt abgearbeitet, kannst du zum nächsten Übergehen. Schritt für Schritt darfst du so durch alle Abläufe gehen, bis der gesamte Unternehmensprozess analysiert und optimiert ist.

6. Etabliere die neuen Prozesse

Sind alle Abläufe optimiert, geht es an die Praxis. Bitte gehe achtsam mit den MitarbeiterInnen um, wenn du neue Arbeitsprozesse vorstellst. Die meisten Menschen lieben Gewohnheiten und verlassen die Komfortzone nur ungern. Besinne dich hier noch einmal auf den ersten Punkt in dieser Liste und stelle deinem Team die Vorteile der Prozessoptimierung vor. Gehe auf das Bewusstsein der Maßnahme ein und erkläre deinen Angestellten, welche Vorteile du aus der Veränderung ziehst.

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7. Evaluiere den Prozess

Erst dann, wenn sie den neuen Prozess ein paarmal durchlaufen und getestet haben, kann dieser evaluiert werden. Hole dir hierbei das Feedback deiner KollegInnen vor Ort ein. Sind die Laufzeiten des Durchlaufs wirklich kürzer? Werden tatsächlich Kosten eingespart oder was könnte noch am Ablauf verbessert werden? Hole die Leute, die im Doing die größten Erfahrungen sammeln, mit ins Boot. Optimiere den Arbeitsprozess so lange weiter, bis das finale Ziel erreicht ist.

Fazit

An diesen 7 Schritten der Prozessoptimierung siehst du: Es lohnt sich, die Komfortzone zu verlassen und neue Wege zu gehen. Gerne helfen dir externe Profis weiter, wenn du deine Effizient steigern möchtest.

Dorothee Grünbart
Dorothee Grünbart war als Unternehmens- und Personalberaterin branchenübergreifend tätig und hat weit über 1000 Auswahlgespräche geführt, vor allem für Positionen im oberen Management. In einem international agierenden Unternehmen war sie für über 100 Mitarbeiter an 5 Standorten als Personalmanagerin verantwortlich. Sie hat sich in den letzten Jahren darauf spezialisiert Führungskräfte und Teams zu Höchstleistungen zu führen (gute Performance, Senkung der Fluktuation, gute Unternehmenskultur, besserer Umsatz).

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