8 Experten-Tipps zur Optimierung von Geschäftsprozessen durch Software

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8 Experten-Tipps zur Optimierung von Geschäftsprozessen durch Software
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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt viele Vorteile: Kosteneinsparung, Mobilität, freier Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern und hohe Effizienz – um nur einige davon zu nennen. Es ist nicht neu, dass die digitale Transformation für alle Unternehmensbereiche positive Effekte hat. Jedoch schrecken einige Unternehmen vor dieser komplexen Herausforderung noch zurück.

Ob Startups, mittelständische Unternehmen oder Konzerne – alle kennen die Herausforderungen, die der Einsatz von unzähligen Daten, Dokumenten und Tools in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit sich bringen. Jedoch scheitert die konsequente Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Praxis zumeist an fehlenden Ressourcen und Kompetenzen, wie zum Beispiel digitales Know-How, Zeit und die nötige Entschlossenheit, das gesamte Unternehmen digital zu transformieren.

Digitalisierung als integrierte Unternehmensstrategie

Mit der digitalen Transformation bewegt man sich schon lange nicht mehr auf dem Gebiet eines „Buzzwords“. Es wurde vielmehr ein Umschwung initiiert, welcher Unternehmen vor große Hürden stellt. Es handelt sich um ein Gemeinschaftsprojekt des gesamten Unternehmens, um auch strategisch beziehungsweise nachhaltig den Unternehmenserfolg sichern zu können. Daher ist die Ausarbeitung eines strukturierten Vorgehens, einer Digitalisierungsstrategie, Aufgabe des Managements. Die Implementierung hingegen betrifft jedes einzelne Glied des Betriebs.

Erst mit der erfolgreichen Integration können Strukturen hin zur digitalen Welt gewandelt werden – Ein immer mehr an Bedeutung gewinnender Bereich des Change-Prozesses, welcher dabei durchlaufen wird.

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Dennoch lassen sich Hilfestellungen ableiten, welches es Step-by-Step ermöglichen, sich für die Digitalisierung zu rüsten. Mit den folgenden 8 Tipps gelingt der Schritt in die Digitalisierung.

Digitalisierung Step-by-Step: Transformiere dein Unternehmen

1. Denke über zusätzliche Software nach

Durch die Gliederung der Wertschöpfung in verschiedene Geschäftsprozesse wird deutlich, dass der Erfolg ein Zusammenspiel aller Teilbereiche des Unternehmens ist. Dabei ist unter anderem die Verwaltung von großen und komplexen Datenmengen nötig. Hierbei haben Programme meistens eine unterstützende Funktion. Vor allem, wenn ganze Prozesse digital abgebildet werden, können Fehler – wie zum Beispiel Redundanz oder Datenverlust – auf ein Minimum reduziert werden. Meist müssen dafür ganz spezielle individuelle Softwarelösungen entwickelt werden. Du solltest dir also die Frage stellen, ob zusätzliche Software oder ein Ausbau der bestehenden Softwarestruktur notwendig ist, um Prozesse zu verbessern oder überhaupt erst digital abzubilden.

2. Evaluiere den Status Quo & setze Ziele

Auch das altbekannte Sprichwort „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ gilt bei der Digitalisierung. Denn die Analyse der aktuell vorherrschenden Struktur hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Ausgestaltung der Neupositionierung im digitalen Feld hinsichtlich der Unternehmensziele. Die digitale Transformation soll hierbei nicht nur eine Begleiterscheinung sein, indem gewisse Teilprozesse elektronisch ablaufen. Der Aufschwung kann vielmehr dazu beflügeln, Schnittstellen zu verbessern oder auch Prozesse effizienter auszuführen. Durch die richtige Zielvorgabe kann Kurs in eine digtitale Zukunft genommen werden, welche es stets zu überprüfen gilt.

3. Integriere MitarbeiterInnen in den gesamten Prozess

Die MitarbeiterInnen der jeweiligen Abteilungen sind deine persönlichen ExpertInnen für alle Geschäftsprozesse und sie stellen am Ende die größte Nutzergruppe für die neue Softwarelösung dar. Daher ist es wichtig, von Beginn an in einem interdisziplinären Team aus Management, IT und Fachleuten verschiedener Unternehmensbereiche zu arbeiten. Die Fachkräfte kennen Abläufe, potenzielle Schwachstellen und Optimierungsansätze am besten und können wertvolles Feedback zu den Prozessen geben. Durch das Einbinden der Mitarbeiter kann außerdem sichergestellt werden, dass der Prozess innerhalb der Belegschaft ankommt und mögliche Ängste und Sorgen können daher sofort genommen werden. Dies kann langfristig die Motivation steigern und der Gefahr der Disruption entgegensteuern, welche insbesondere bei der Anpassung ganzer Prozesse auftreten kann.

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4. Prüfe eventuelle Förderungs- & Finanzierungsmöglichkeiten

Vor allem für Startups und KMU gibt es zahlreiche Förderprogramme, die die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen. So finanziert beispielsweise das Gemeinschaftprojekt „go-digital“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Beratungs- und Entwicklungsleistungen von externen Softwaredienstleistern.

5. Der Prozess bestimmt die Software & nicht die Software den Prozess

Die oftmals entscheidende Frage bei Software-Projekten ist: Make or Buy? Hier gilt als Daumenregel, je individueller oder komplexer die eigenen Geschäftsprozesse sind, desto eher lohnt sich eine nachhaltige Investition in die individuelle Softwareentwicklung, da vor allem im Customizing und Schnittstellengestaltung (APIs) der Einsatz von Standardsoftware (zum Beispiel SAP) kostspielig wird. In beiden Fällen solltest du jedoch auf ein modulares System achten, um Flexibilität in der Nutzung sicher zu stellen und spätere Änderungen oder Erweiterungen problemlos zu ermöglichen.

6. Wähle die richtigen PartnerInnen für dein Digitalisierungsprojekt

Die Einführung neuer Unternehmenssoftware ist anfänglich eine kostenintensive Investition, die sich erst im Laufe der Zeit rentiert. Umso wichtiger ist hier die Zusammenarbeit mit den richtigen PartnerInnen.

Oftmals sind Angebote aus Osteuropa oder Asien kostengünstiger, jedoch sollten bei der Auswahl des passenden Anbieters auch Kriterien der Rechtssicherheit, Datensicherheit und des Kommunikationsflusses beachtet werden.

Weitere Faktoren, die den Erfolg deines Projektes beeinflussen, sind die zu deinem Projekt passenden Referenzen, Services, Technologien und Know-how, was die Softwaredienstleisterin oder der Softwaredienstleister vorzuweisen hat.

7. Erstelle ein detailliertes Lastenheft

Den Grundpfeiler für ein solches Softwarevorhaben stellt eine umfassende Analyse deiner bestehenden Geschäftsprozesse dar.  Hierbei können zusätzlich Schwachstellen aufgezeigt und Optimierungspotenziale erkannt werden. In der Praxis können oftmals die Prozesse komprimiert, zusammengeführt und beschleunigt werden. Auf dieser Basis kannst du nun ein detailliertes Lastenheft mit allen Anforderungen an die neue Softwarelösung erstellen. Dieses dient sowohl zu einer realistischen Kosten- und Zeitkalkulation als auch zur Qualitätssicherung des Endproduktes.

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8. Lege Wert auf einen transparenten & iterativen Entwicklungsprozess

Die Umsetzung eines Softwareprojekts ist aufgrund seiner Komplexität von Natur aus sehr fehleranfällig. Das Worst-Case-Szenario ist eine:

  • Sprengung des Kostenrahmens.
  • Verzögerung der Entwicklung und Implementierung.
  • Verfehlung der Erwartungen.

Daher ist es wichtig, auf einen transparenten und iterativen Entwicklungsprozess zu achten. Viele DienstleisterInnen arbeiten mit agilen Projektmanagement-Methoden (zum Beispiel Scrum) mit regelmäßigen Projektpräsentationen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Sowohl du als auch die Dienstleisterin oder der Dienstleister sollten eine erfahrene Projektleitung stellen, die jederzeit ansprechbar ist. Manche SoftwareanbieterInnen bieten sogar einen Zugang zu ihrem Projektmanagementtool (zum Beispiel Jira oder Microsoft DevOps) um maximale Transparenz zu gewährleisten.

Die wichtigste Devise der heutigen Zeit ist, dynamisch und innovativ zu bleiben, denn digitale Transformation muss kein Buch mit sieben Siegeln sein! Mit unseren Tipps fällt der Einstieg in eine neue Ära des Unternehmerdaseins gleich viel leichter.

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Rami Jabr
Rami Jabr ist Geschäftsführer und Senior-Entwickler der TenMedia GmbH – eine dynamische Digitalagentur in Berlin für Individualsoftware, Datenbanken und Online-Plattformen. Seit rund 10 Jahren entwickeln er und sein Team Softwarelösungen im Kundenauftrag und betreiben eigene Plattformen und Brands. Gemeinsam haben sie es sich zur Aufgabe gemacht, mithilfe von Software digitale und individuelle Lösungen für reale Probleme zu finden, um so ein kleines Stück zum gesamtgesellschaftlichen Fortschritt beizutragen.

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