Der Begriff Workflow setzt sich aus den englischen Wörtern „Work“ und „Flow“ zusammen, zu deutsch: „Arbeit“ und „Fluss“/“Fließen“. Das Wort kann demnach als Arbeitsablauf bzw. Arbeitsfluss übersetzt werden.
Workflow Definition
Im deutschen Duden finden sich zwei Definitionen zu dem Begriff Workflow:
- Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz.
- Arbeitsablauf bei Computerprogrammen.
Im Allgemeingebrauch beschreibt ein Workflow also (meist wiederkehrende) Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Er legt fest, wer etwas bis wann wie zu erledigen hat, damit ein Prozess abgeschlossen werden kann. Es wird also definiert, wie die Arbeit „fließt“ und somit folgende Fragen geklärt:
- Welche Arbeitsschritte müssen durchgeführt werden und in welcher Reihenfolge?
- Haben alle Beteiligten Zugriff auf die benötigten Dokumente?
- Wurden alle zeitlichen Abhängigkeiten definiert, um Fehler und Engstellen zu erkennen und optimieren zu können?
- Sind alle benötigten Ressourcen wie Personen, benötigte Betriebsmittel und Maschinen vorhanden?
Gute Workflows ermöglichen eine optimierte Organisationsstruktur, das Vermeiden von Wartezeiten, sowie ein schnelles Analysieren und Treffen von Entscheidungen. Auch die Kommunikation und die Zusammenarbeit verbessern sich, da der Zugang zu Informationen vereinfacht wird. Durch die Optimierung der Arbeitsabläufe wird die Effizienz und damit die Qualität ernorm gesteigert.
Der Ablauf
Ein Workflow besteht aus einem Auslöser, auch Trigger genannt, und einem Endpunkt. Der Arbeitsablauf ist dabei der Überbegriff vieler einzelner Arbeitsschritte, die in Sequenzen oder gleichzeitig ablaufen können. Die einzelnen Prozesse werden dabei so strukturiert, dass den verschiedenen Beteiligten oder Systemen die Aktivitäten zugeordnet werden. Darüber hinaus muss ein Zustand definiert werden, wenn eine Aktivität (nicht) erfolgreich abgeschlossen wurde. Auch eine Dokumentenstruktur ist wichtig, diese muss für alle Beteiligten zugänglich sein, damit sie ihre Aktivitäten beenden können.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Workflow Management garantiert die informationstechnische Unterstützung bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Häufig wird dafür ein Workflow-Management-System verwendet. Hierbei handelt es sich um eine Software und die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe.
Ein Workflow-Management-System hilft dabei, automatisierte Abläufe zu initiieren, zu steuern und zu überwachen. Prozesse werden anhand dieser Software professionalisiert und vereinfacht.
