Effizienz: Jürgen Kurz im Experten-Interview

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Unsere schnelllebige, digitale Gegenwart ist häufig mit jeder Menge Stress verbunden. Wie ist effizientes Arbeiten in so einer beschleunigten Zeit noch möglich? Wir haben den Unternehmensberater, Autor und Betreiber von Büro-Kaizen, Jürgen Kurz, dazu im Interview befragt.

Herr Kurz, wie findet man sich bei dem derzeitigen Überangebot an Optimierungs-Tools zurecht und entscheidet, was einem persönlich am meisten weiterhilft?


Jürgen Kurz: Gemeinsam mit meinem Team vertrete ich sehr stark das Prinzip des digitalen Minimalismus nach dem Prinzip „Weniger ist mehr“. Gut sind integrierte Systeme, die den kompletten Workflow abdecken. Mit zu vielen Tools, die nicht miteinander vernetzt sind, verzettelt man sich sonst zu leicht.

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Viele arbeiten heute schon mit Office365. Das ist aus unserer Sicht ein sehr gutes Tool. Einerseits ist es cloudbasiert und damit mobil verwendbar. Andererseits deckt es die Funktionen Posteingang, Kalender, Aufgabenmanagement und die persönliche und Team-Ablage sehr gut ab. Das betrifft alle wesentlichen Aufgaben.

In welchen Unternehmensbereichen sehen Sie dank der fortschreitenden Digitalisierung noch das größte Optimierungspotenzial?

Jürgen Kurz: Das Potenzial ist aus unserer Erfahrung in allen Bereichen riesig. Persönlich rate ich immer dazu, mit dem persönlichen Selbstmanagement zu beginnen. Es gilt der Grundsatz: Wer sich selbst nicht managen kann, kann nichts und niemanden managen. Erst, wenn jeder einzelne Mitarbeiter hoch effizient arbeitet, kann man auch als Team effizient zusammenarbeiten.

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Nicht selten sind Team-Meetings die Effizienzkiller schlechthin – was raten Sie betroffenen Unternehmen?

Die Meeting-Kultur ist ein Thema, das durch den Einsatz von IT optimiert werden kann. Die IT ist aber nicht entscheidend. Die größte Problematik ist die Konsequenz in der Umsetzung. Das Ergebnis unserer Studie gemeinsam mit der AKAD-Akademie war 2018 und 2013 völlig identisch: Nur zwei von fünf besprochenen und beschlossenen Aufgaben werden tatsächlich umgesetzt. Das ist natürlich fatal und da ist es wenig verwunderlich, wenn Mitarbeiter keine Motivation für Besprechungen aufbringen.

Ob digitale Unterstützung oder nicht: Für mehr Effizienz gilt die konsequente Arbeit mit einer Agenda und einem Ergebnisprotokoll. Hier kann die Verknüpfung von OneNote und Outlook helfen, wenn beispielsweise Aufgaben direkt in die Aufgabenliste oder Termine direkt in den Kalender übernommen werden können. So bleiben alle zu einem Thema am Ball und erzielen wirklich Ergebnisse.

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