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Wie oft passiert es: Der Fokus wurde falsch gelegt und die Dauer zur Erledigung einer Aufgabe wurde völlig falsch einschätzt. Auch die Situation, dass man schnaufend vor einem Haufen an To-dos sitzt und nicht weiß, wo man anfangen soll, kennt wohl jeder. Um einige Aufgaben optimaler abarbeiten zu können und dir auch den Arbeitsalltag zu vereinfachen, gibt es ein paar Methoden, die dich dabei unterstützen, die Dinge fokussierter und besser zu erledigen. Befolge diese 5 Methoden und dein Zeit- und Selbstmanagement macht große Sprünge nach vorn!

1. das Pareto-Prinzip – der Big Boss unter den Selbstmanagement-Methoden

Selbstmanagement - Einfach erklärt: das Pareto-Prinzip - Quelle: ©stock.adobe.com
Einfach erklärt: das Pareto-Prinzip – Quelle: ©stock.adobe.com

Das Pareto-Prinzip, oder auch 80-20-Regel genannt, sagt aus, dass du 80 % der Aufgaben mit 20 % deines Einsatzes erledigst, wohingegen du 20 % der Aufgaben mit 80 % Einsatz umsetzt. Das nach dem italienischen Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto benannte Prinzip hat seinen Ursprung aus einer Studie aus den 1900ern. Damit hat Pareto festgestellt, dass zum Beispiel 20 % der Kunden für 80 % des Umsatzes verantwortlich sind. Dieses Prinzip findet in vielen Bereichen Anwendung macht deutlich, wie wichtig Zeit- und Selbstmanagement ist.

Mache dir diese Erkenntnis auch für dein Zeitmanagement und für deine Produktivität zu nutzen. Wichtig hierbei ist, dass du die vollständigen 100 % auch bringst. Es bringt leider nichts, nur 20 % umzusetzen, weil du glaubst, dass dies ausreichend ist, um die vollen 80 % Umsatz zu erzeugen. Es bedeutet, dass sie sich vorrangig auf die effizienten 20 % konzentrieren, um ihre Produktivität zu verbessern. 

Zum Beispiel: Für ein Projekt sollen sie Informationen einholen und Daten auswerten, E-Mails schreiben und Telefonate führen. Diese sind zunächst nicht produktiv, sind aber dennoch wichtig, um in der Gesamtleistung voranzukommen. Sie können auf diese Aufgaben nicht gänzlich verzichten, sondern müssen diese weiterhin auf ihrer Agenda haben. Mit dem Pareto-Prinzip lernst du, bei knapper Zeit den Fokus richtig zu legen, um dein Ziel zu erreichen.

2. Selbstmanagement in kleinen Schritten: die Zwei-Minuten-Regel  

Die 2-Minuten-Regel hilft dir, Dringliches von nicht Dringlichem zu trennen und Dinge, die schnell gehen, auch gleich zu bearbeiten. Das bedeutet somit nichts anderes als Aufgaben, die du in zwei Minuten erledigen kannst, sofort zu erledigen. Darunter fallen zum Beispiel (einfache) E-Mails beantworten, Mailbox abhören, den Tag strukturieren oder die Kontrolle eines Postergebnisses. Egal was es ist: Lässt es sich schnell erledigen, tue es gleich, dann hast du es weg und du hast sofort das Gefühl, deine Produktivität steigt. Setze dir aber auch eine zeitliche Grenze, damit du nicht den ganzen Tag für solche Aufgaben aufbringst. Denn wie gut kennen wir es: Du beantwortest sofort eine E-Mail und da ist schon die nächste im Briefkasten. Und so weiter … Auch das ist wichtig zu beachten für ein erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement.

3. die Eisenhower-Matrix

Selbstmanagement - So sieht die Eisenhower-Matrix aus - Quelle: ©stock.adobe.com
So sieht die Eisenhower-Matrix aus – Quelle: ©stock.adobe.com

Die Eisenhower-Matrix ist ein klassisches Selbstmanagement-Tool. Die Priorisierung von Aufgaben ist notwendig, um dir das Gefühl der Überforderung zu nehmen. Denn manche Aufgaben sind wichtig, manche sind dringlich (und ja, da gibt es einen Unterschied). Überlege dir wie du die Aufgaben priorisierst. Welche Aufgaben sind wichtig und dringlich und damit dein heutiges To-do? Welche Aufgaben kannst du delegieren, weil sie zwar dringlich, aber für dich nicht unbedingt wichtig sind. Und welche Aufgaben sind wichtig, haben jedoch keine Deadline bzw. diese ist noch weit entfernt? Plane diese Aufgaben für eine späteren Zeitpunkt fest ein. Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, legst du beiseite in Ablage P (“Papierkorb”), denn diese halten dich nur auf. 

Am besten ist es, jeden Tag erneut deine Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix zu priorisieren, um auch ein besseres Gefühl zu bekommen, was wirklich wichtig ist und was gegebenenfalls eilig wird.

4. die 72-Stunden-Regel

Vielleicht kennst du den Moment: Du hast eine tolle neue Idee im Kopf und willst sie sofort umsetzen. Du spürst förmlich diesen Drang und dein Herz brennt dafür. Doch dann passiert es: tausend andere Dinge kommen dazwischen, der Fokus verschiebt sich und die Zeit vergeht. Irgendwann, Tage, Woche oder gar Monate danach, erinnerst du dich wieder an diese damals so tolle Idee. Doch das innere Feuer aus und dir fehlt die Entschlossenheit, die Idee umzusetzen. 

Selbst Erich Kästner sagte einst „Es gibt nicht Gutes: außer man tut es.“. Und darauf zielt auch die folgende Regel ab. 

Wenn dir Aufgaben wichtig sind und du mit Herzblut und Entschlossenheit an diese herangehen willst, solltest du die 72-Stunden-Regel kennen. Diese Regel besagt, dass alles, was man innerhalb von 72 Stunden ins Handeln bringt, eine 90-prozentige Chance auf Erfolg hat. Zögerst du sinkt die Chance, dass du die Aufgabe umsetzen wirst, auf ein Prozent! 

Allerdings bedeutet es nicht, dass du die Dinge sofort – und vor allem vollständig – umsetzen musst. In den meisten Fällen sind die Projekte und Aufgaben komplexer, als dass du sie so schnell umsetzen kannst. Aber der Beginn ist wichtig. Erledige regelmäßig etwas, bleibe am Ball und erreiche Stück für Stück und kontinuierlich deine Ziele. 

Zur optimalen Umsetzung der 72-Stunden-Regel empfehlen wir einen simplen Aktionsplan für ein erfolgreiches Selbstmanagement. Erstelle dir eine Liste und liege die einzelnen Weichen zur Zielerreichung fest: 

1. Wer 2. Macht was 3. Bis wann?

Und damit sich diese Liste mit der 72-Stunden-Regel auch gut anfühlt und dich weiterhin motiviert, hier noch ein Tipp: Setze auf die Liste auch Aufgaben, die leicht und schnell zu erledigen (zum Beispiel E-Mails beantworten oder Telefonate) sowie Aufgaben, die bereits lange auf der To-do-Liste stehen. Durch die Mischung der Aufgaben erlebst du immer wieder ein Erfolgserlebnis und wirst motiviert, an deinen Zielen dran zu bleiben. 

5. Pomodoro-Methode

Pausen sind für den Erfolg ebenso wichtig wie fokussiertes Arbeiten. Das eine geht nicht ohne das andere. Die Pomodoro-Technik ist eine Methode, die vom Italiener Francesco Cirillo in den späten 1980ern entwickelt wurde. Ziel ist es, mit dieser Methode die Produktivität zu steigern und den Fokus zu erhöhen, indem man regelmäßig kleine Pausen macht.

Hierfür werden große Aufgaben oder Projekte in kleine Teil-To-dos und Aufgabenpakete zerlegt. Diese To-dos werden in Intervallen von 25 Minuten bearbeitet. Jedes Intervall wird durch eine 5-minütige Pause (Pomidori) getrennt. Dieser Wechsel zwischen Arbeitsintervallen und Pausen wird vier Mal wiederholt und mit einer 15- bis 30-minütigen Pause abgeschlossen. Ein kompletter Pomodoro-Zyklus benötigt somit 2:25 Stunden. Das schöne daran: Du hast konzentriert gearbeitet und beachtest gleichzeitig die Ruhephase zwischendurch

Um diese Methode noch optimaler für dein Zeit- und Selbstmanagement anzuwenden, empfehlen wir zunächst noch folgende Schritte:

  • Priorisierung der Aufgaben
  • Zeitaufwand möglichst genau schätzen
  • den kompletten Tag einteilen
  • fokussiert die Aufgabenpakete erledigen
Selbstmanagement - Pomodor-Methode leicht erklärt. Quelle: ©asana.com
Pomodor-Methode leicht erklärt. Quelle: ©asana.com

Fazit

Es gehört viel Disziplin dazu, erfolgreich den Business- und auch Alltag zu meistern. Doch auch wenn du über die Maßen disziplinerst arbeitest: Ohne Struktur und Methodik, bringt dir Disziplin allein nichts. Nutze die Methoden – ob Pareto-Prinzip, 2-Minuten-Regel, Pomodoro-Technik, Eisenhower-Matrix oder 72-Stunden-Regel – für dein Zeit- und Selbstmanagement, die dir zusagen und überzeuge dich selbst, wie einfach diese 5 Methoden umzusetzen sind. Und vor allem: Überzeuge dich, wie produktiver du zukünftig mit diesen Selbstmanagement-Methoden arbeiten wirst.

Elisabeth

Elisabeth sieht sich selbst als Generalistin. Vor über zehn Jahren, noch während ihres BWL-Bachelorstudiums, machte sie sich selbstständig und unterstützt seitdem Existenzgründer, Jungunternehmer und Startups bei der Gründung und Verwaltung des Business. Neben dem klassischen BWL fand sie ihre Passion in der Verlagswelt, weshalb sie ihr Masterstudium in Medienmanagement abschloss und u. a. als Online-Projektleiterin, Teamleiterin und Business-Supporterin tätig ist.

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