Entrümpeln Sie Ihre To-do-Liste und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben

Entrümpeln Sie Ihre To-do-Liste und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben Mehr Zeit für das Wesentliche – das ist für viele Unternehmer seit Jahren ein wichtiger Vorsatz. Doch mit der Umsetzung hapert es für viele. Dieser Beitrag von Monika Birkner zeigt Ihnen, wie Sie ihn endlich realisieren können. Müssen Sie sich tatsächlich um alles selbst kümmern?

„Ich muss mich um alles selbst kümmern“. So das Credo vieler Mittelständler. Wer das denkt, vernachlässigt im Zweifel die strategischen Aufgaben.

Das tut weder dem Unternehmen noch dem Unternehmer selbst gut. Wichtige Chancen werden nicht frühzeitig erkannt, gefährliche Risiken übersehen. Persönlicher Burn-out droht und die Beziehungen zu Familie und Freunden leiden.

Die Aufgabe des Unternehmers besteht nicht darin, sich um alle Details zu kümmern, selbst wenn dies in der Anfangsphase unumgänglich sein mag.

Die Aufgabe besteht in der „Führung“ des Unternehmens. Das setzt voraus, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und effiziente Lösungen für die anderen Aufgaben finden.

Das gilt auch dann, wenn Sie eine One-Man-Show beziehungsweise One-Woman-Show darstellen. Gerade dann ist es umso wichtiger, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die gute Nachricht: Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, das zu tun.

Ihre unternehmerischen Kernaufgaben

Für die Aufgaben, die Sie auf jeden Fall selbst erledigen sollten, gibt es vier Kriterien:

was Sie gut können
was Sie gerne tun
was Gewinn für Ihre Kunden bringt
was Gewinn für Ihr Unternehmen bringt.

Nicht alles, was Sie tun, erfüllt alle vier Kriterien gleichermaßen. Ideal ist es, wenn Sie möglichst viel Ihrer Zeit mit den Aktivitäten verbringen, in denen die vier Kriterien sich decken. Das ist Ihr Kernbereich, in dem Sie die besten Ergebnisse erbringen.

Manchmal wird es nötig sein, Kompromisse zu machen. Vor einem wichtigen Bankgespräch können Sie sich nicht drücken, auch wenn solche Verhandlungen nicht zu Ihren eigentlichen Stärken gehören.

Doch öfter als es auf den ersten Blick den Anschein hat lassen sich andere Lösungen finden. Besonders die Aktivitäten, die zwar nötig sind, aber keine strategische Bedeutung für die Unternehmensentwicklung haben, sollten daraufhin überprüft werden.

Wie Sie Ihre to-do-Listen entrümpeln

Wenn Sie erst einmal den Kernbereich Ihrer Aktivitäten herausgefunden haben, wird es leichter, Lösungen für die anderen Aufgaben zu finden. Das gilt auch dann, wenn Sie derzeit keine weiteren Mitarbeiter einstellen wollen.

Wie können derartige Lösungen aussehen?

Oftmals ist es möglich und sogar günstiger, moderne Technik für solche Vorgänge einzusetzen, die zuvor manuell erledigt wurden. Das spart Zeit, erhöht die Effizienz und reduziert die Fehleranfälligkeit. Ein paar Beispiele: Autoresponder lassen sich im E-Mail-Marketing einsetzen. Online-Shops verkaufen auch außerhalb der Öffnungszeiten des stationären Handels. Beratende Berufe können Verfahren der elektronischen Aktenführung und Spracherkennungssysteme nutzen, um administrativen Aufwand zu reduzieren, und können über die Anbindung an spezialisierte Datenbanken die Recherche beschleunigen.

Mitarbeiter des Unternehmens können manches vermutlich viel besser und schneller als Sie. Das gilt auch für Aktivitäten, die Sie nur deshalb selbst tun, weil Sie sich scheuen, andere damit zu belasten. Doch damit erliegen Sie einem gefährlichen Irrtum. Menschen sind unterschiedlich. Das, was für Sie eine Strapaze ist, kann für den Mitarbeiter eine willkommene Tätigkeit sein. Durch die Delegation dieser Aktivität gewinnen alle Beteiligten. Wichtig ist, schon bei der Einstellung von Mitarbeitern darauf zu achten, dass diese Sie in Ihren Stärken ergänzen.

Wenn keine Mitarbeiter zur Verfügung stehen, können Sie außerhalb des Unternehmens nach Unterstützung suchen. Heutzutage gibt es Dienstleister jeglicher Art. Oft müssen diese noch nicht einmal im selben Ort sein. Ihr Webmaster kann Ihre Firmenwebsite auch aus der Ferne betreuen. Über das Internet ist es möglich, gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Der Einsatz von Dienstleistern hat den Vorteil, für jede Aufgabe den jeweils Besten auf seinem Gebiet einsetzen zu können und gleichzeitig die Kosten variabel zu halten.

Vielleicht ist es auch sinnvoll und nötig, sich Partner zu suchen, die entweder im Unternehmen oder in externer Funktion Sie bei bestimmten Aufgaben unterstützen, die nur auf oberster Ebene erledigt werden können. Wenn Sie gut im Umgang mit Kunden sind, brauchen Sie vielleicht einen internen oder externen Controller, mit dem Sie auch die grundsätzliche Entwicklung des Unternehmens diskutieren können. Manche Unternehmer machen gute Erfahrungen mit einem freiwilligen Beirat. Finden Sie Lösungen, die maßgenau auf Sie und Ihr Unternehmen passen.

Selbst Ihre Kunden können Sie unterstützen. Viele Kunden geben gern Anregungen für neue Produkte. Zufriedene Kunden empfehlen Ihr Unternehmen gern weiter, wenn sie darum gebeten werden. Fortgeschrittene Unternehmen beziehen ihre Kunden sogar systematisch in die Entwicklung neuer Produkte ein.

Wie Sie starten

Sich und das Unternehmen in der beschriebenen Weise neu zu organisieren, erfordert erst einmal zusätzlichen Zeitaufwand, bis sich nach gewisser Zeit Entlastung einstellt. Um schnell und pragmatisch voranzukommen, empfehlen sich folgende Schritte:

Legen Sie schriftlich die Ziele fest, die Sie in den kommenden 12 Monaten erreichen wollen.
Beginnen Sie mit einem dieser Ziele und fragen Sie sich, was Ihr persönlicher Beitrag zum Erreichen dieses Zieles sein soll und für welche nötigen Aktivitäten Sie andere Lösungen finden wollen. Überlegen Sie systematisch anhand der obigen Anregungen, wie eine sinnvolle Lösung aussehen kann.
Testen Sie die gefundenen Lösungen.

Wenn Sie so nach und nach Ihre bisherige To-do-Liste entrümpeln, werden Sie selbst mehr Produktivität und Freude erleben, andere nehmen Sie auch ausgeglichener wahr und Ihr Unternehmen wird für Kunden, Mitarbeiter und Partner attraktiver.