Hast auch du Zeitkiller? Wäre es nicht grandios, wenn du auf der Basis eines exzellent strukturierten Zeitplans sowie mithilfe maßgeschneiderter Zeitmanagement-Methoden deine Produktivität steigern könntest? Du so insgesamt mehr schaffst und gleichzeitig mehr Freizeit hast?

Den meisten Menschen gelingt genau das nicht!

Sie arbeiten in den Pausen durch, machen Überstunden und fühlen sich oft schon nach kurzer Zeit ausgepowert und erschöpft. Trotzdem wird von ihnen erwartet, dass sie „funktionieren“ bzw. Leistung bringen.

Kennst du das auch? Dann helfen dir sicher die drei folgenden klassischen Stolpersteine, dein persönliches Zeitmanagement zu optimieren und die Zeitkiller zu eliminieren:

1. Sich (nicht länger) verzetteln

Viele Menschen verzetteln sich. Und das mitunter sogar im wahrsten Sinne des Wortes. Sie haben eine ellenlange Agenda und viele Post-it bzw. kleine, gelbe Zettelchen im Büro – oder vielleicht sogar am Magnetkühlschrank in der Küche verteilt. Überall diese kleinen Vermerke und To-dos …

Es ist durchaus sinnvoll, all die Dinge, die es zu erledigen gilt, aufzuschreiben, da sie auf den Zettelchen leichter visualisiert werden. Tatsächlich könnte vieles von dem, was lediglich im Gedächtnis abgespeichert wird, über kurz oder lang in Vergessenheit geraten.

Aber gesetzt den Fall, dass sich mit der Zeit zu viele Post-it an der Kühlschranktür, der Pinnwand oder auf der Schreibtischunterlage ansammeln, ist die Gefahr des Verzettelns buchstäblich groß.

Dir könnte so manche Notiz abhandenkommen, verfrüht in die „Ablage P“ geraten, oder du pinnst wichtige Dinge doppelt oder dreifach. Das kann deinen persönlichen Zeitplan ganz schön durcheinanderbringen.

2. Auf die falsche Zeitmanagement-Technik setzen

Um Stress und Hektik zu vermeiden, gehen viele Menschen das Thema Zeitmanagement unüberlegt an. Sie beginnen damit, anfallende To-dos zu sortieren bzw. anfallende Aufgaben zu strukturieren. Dann werden sie nach und nach abgearbeitet.

Auf den ersten Blick mag eine solche Technik sinnvoll erscheinen. Fakt aber ist, dass sie das Risiko birgt, dass die Menschen, die sie anwenden, über kurz oder lang fremdgesteuert werden könnten. So wird mitunter nur noch der „Berg“ abgearbeitet, den die KollegInnen sukzessive auf dem Schreibtisch ablegen, während die grundlegenden Dinge ins Hintertreffen geraten und Ziele aus dem Fokus geraten.

Statt sich von anderen lenken und leiten zu lassen, bist du besser beraten, von vornherein eigenständig zu agieren. Lege nach Möglichkeit in Eigenregie fest, wann du dich welcher Aufgabe widmen möchtest – und in welcher Zeit. Natürlich stets die Deadline vor Augen.

Sofern du hingegen die augenscheinlich dringlichsten Aufgaben angehst, die du sukzessive von den KollegInnen vorgelegt bekommst, wirst du es langfristig schwer haben, echte Ergebnisse zu erzielen.

Hier ist eine Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität zu beachten! Ersteres bedeutet, die anfallenden Aufgaben richtig zu bewerkstelligen, während mit Effektivität gemeint ist, überhaupt erst die richtigen – und nicht die falschen – Dinge zu tun.

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3. Tools, die niemand braucht

Die neuesten Apps, die besten Zeitmanagement-Tools und die innovativsten Systeme, die versprechen, die Arbeit zu erleichtern, werden häufig zu einer echten Zeitmanagement-Falle.

Wer wirklich fokussiert seiner Arbeit nachgehen und gute Resultate erzielen möchte, wird dies kaum schaffen, wenn das Handy ständig piept und von anderen mobilen Technologien nervtötende Signale vernehmbar sind. Sicherlich mag es in bestimmten Situationen hilfreich sein, auf diese Weise an Aufgaben oder Ziele erinnert zu werden. Beim konzentrierten Arbeiten sind sie hingegen eher hinderlich.

Natürlich sollte jeder die Tools und Hilfsmittel finden, von denen er glaubt, dass sie nützlich sind. Wenn es aber zu viele sind, ist das oft bereits ein Indiz dafür, dass du an deiner Zeitmanagement-Technik etwas ändern solltest. Gehe daher auch bei der Auswahl solcher Hilfsmittel fokussiert und mit Bedacht vor.

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Fazit

Den Fokus geradeaus und sich nicht ablenken lassen – das ist eine der effektivsten Methoden des Zeitmanagements. An althergebrachten Methoden festzuhalten, bringt im modernen Unternehmen oft eher Schaden als Nutzen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, den Blick über den Tellerrand zu wagen und wenige, gut dosierte Zeitmanagement-Tools zum Einsatz zu bringen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen überall gelbe Zettelchen prangten. Heute kommt es auf klare Zielsetzungen, Struktur und Transparenz an. Häufig reicht schon der „Dreh am kleinen Regler“ aus, um großartige Ergebnisse zu erzielen, ein effizientes Zeitmanagement zu kreieren und den Zeitkiller zu eliminieren.