4 Produktivitäts-Tipps: So erreichst du schneller deine Ziele [+Checkliste]

Warum habe ich heute trotz 8, 10 oder mehr Stunden Arbeit wieder das Gefühl nichts geschafft zu haben? Warum komme ich nicht zu den Dingen, die mir wirklich wichtig sind? Und warum lasse ich mich ständig von meinen Aufgaben ablenken? Solltest du dir eine dieser Fragen oder eine ähnliche schon mal gestellt haben, ist es an der Zeit, dass du folgendes für dich etablierst: ein System, dass dir Klarheit über deine Ziele verschafft und dich kontinuierlich und entspannt die zugehörigen Etappenziele erreichen lässt, indem du in hochkonzentrierten Arbeitsphasen und unter optimaler Nutzung deiner Energie maximale Ergebnisse erzielst. Hier findest du 4 Produktivitäts-Tipps, die du anhand folgender Checkliste Stück für Stück für dich umsetzen kannst:

Checkliste: 4 Produktivitäts-Tipps

1. Ziel-Check

Lebensbereichs-Ziele

„Ohne Ziele kein Wachstum! Ohne Klarheit keine Veränderung!“

Wie der internationale Persönlichkeits- und Performance-Coach Brendon Burchard absolut treffend gesagt hat, ist es einerseits wichtig zu wissen, wie deine Ziele aussehen, um die gewünschte Veränderung zu erreichen. Andererseits ist es auch elementar zu wissen, welche von deinen Lebensbereichs-Zielen die nächsten 1-3 Prio-Ziele sind, da unsere tägliche Zeit und Energie begrenzt sind. Beides kannst du in 2 Fragen nach der Methode des „Rad des Lebens“ für dich prüfen:

Frage 1: Wie wichtig ist es mir mich in diesem Lebensbereich zu verwirklichen?

Diese Frage kannst du dir für die folgenden 7 Lebensbereiche stellen und dabei jedem Lebensbereich eine Punktzahl von 1-10 vergeben (1 = „unwichtig“, 10 = „existenziell wichtig“):

• Beruf
• Finanzen
• Gesundheit (Sport & Ernährung)
• Persönlichkeit (Fähigkeiten und Eigenschaften, die du besitzen willst)
• Freizeit & Urlaub
• Lebens- & Wohnbedingungen (wie und wo will ich leben)
• Beziehungen (Partner, Familie, Freunde).

Frage 2: Wie sehr entspricht mein jetziger Stand in diesem Lebensbereich dem, was ich in meinem Leben erreichen möchte? Auch diese Frage kannst du dir für die beschriebenen 7 Lebensbereiche einmal stellen und dabei jeweils von 0-100% bewerten wo du stehst (0% = noch gar nichts erreicht, 100% = alles erreicht, was ich wollte).

Im nächsten Schritt findest du wie heraus in welchem Lebensbereich dein nächstes Prio-Ziel liegen sollte. Schau dir hierfür einmal die in Frage 1 höchstbewerteten Lebensbereiche (z.B. jene mit einer 9 oder 10) an und schaue dann, bei welchen du dir in Frage 2 die niedrigste Prozentzahl gegeben hast. Genau DAS ist dann dein Lebensbereich, in dem du dein nächstes Prio-Ziel angehst. Dieses Prio-Ziel kannst du dann in einem Satz so konkret wie möglich und mit Enddatum versehen ausformulieren.

Etappen-Ziele auf Jahres-, Monats- und Wochenebene

Steht das ausformulierte Lebensbereichs-Ziel, kannst du dieses „End-Ziel“ im nächsten Schritt in kleinere Etappenziele unterteilen. Das kannst du ganz einfach mit einer Rückwärtsplanung machen, indem du ausgehend vom „End-Ziel“ zuerst die nächsten Jahresziele festlegst. Im Anschluss definierst du – abhängig von dem, was du als Jahresziel im kommenden Jahr erreichen möchtest – die Monatsziele sich hieraus wiederum ergeben. Zuletzt kannst du für das kommende Monatsziel die Wochenziele definieren. Et voila – dein Ziel-Fahrplan steht!

2. Aufgaben- & Kalender-Check

Aufgaben-Check auf Wochenebene

Mit deinem nächsten Wochenziel vor Augen kannst du nun eine Ebene tiefer prüfen, was du zur Erreichung deines Wochenziels an Aufgaben angehen solltest. Diese Aufgaben trägst du dir anschließend auf deiner To-Do-Liste für diesen Lebensbereich ein.

Kalender-Check auf Wochenebene

Der eigene Kalender füllt sich innerhalb der Woche allzu häufig automatisch mit Dingen, die durch äußere Einflüsse, deine Gewohnheiten oder eine scheinbare Dringlichkeit aufkommen. Um dem vorzubeugen und konstant in maximaler Geschwindigkeit in Richtung Zielerreichung zu gehen, kannst du dir innerhalb deiner Woche Termine für dich im Kalender eintragen. An diesen Terminen arbeitest du konkret die To Do’s zur Erreichung deines nächsten Wochenziels ab.

3. Arbeitsphasen-Check

Deep Work auf Tagesebene

Deep Work ist ein erstmals vom Georgetown Professor Cal Newport beschriebener Zustand ablenkungsfreier Konzentration. Dieser sorgt dafür, dass du deine geistigen Fähigkeiten in vollem Umfang nutzen kannst. In deiner Deep-Work-Phase lenkst du deine ungeteilte Aufmerksamkeit auf eine Tätigkeit oder einen Denkvorgang. Um diesen Zustand zu erreichen, kannst du dir verschiedene Tipps zunutze machen:

• Tipp 1: Schirme dich soweit wie möglich von allen Ablenkungen ab – egal ob visuell oder akustisch (z.B. mit Noise Cancelling Kopfhörern)
• Tipp 2: Lege alle nötigen Arbeitsmaterialien (z.B. Ladekabel und Getränk) und Inhalte vor deiner Arbeitsphase vorher in Reichweite
• Tipp 3: Betreibe Mono-Tasking, in dem du eine Aufgabe nach der anderen abarbeitest
• Tipp 4: Kommuniziere den Zeitrahmen deiner Arbeitsphase vorher an deine Mitmenschen, um eventuelle Störungen zu vermeiden

EXTRA: 3 Mind-Hacks für mehr Produktivität und Erfolg [Praxistipp]

4. Energie-Check

Individuelle Energiekurve auf Tagesebene

Innerhalb eines Tages durchlebst du ganz natürlich mehrere Energie-Hochs und -Tiefs.

Gemeint sind hiermit Phasen, in denen du besonders viel bzw. wenig Energie hast. Die zwei größten Energie-Hochs durchlebst du innerhalb des späten Vormittags sowie gegen späten Nachmittag/frühen Abend. Ein klassisches Energie-Tief tritt beispielsweise in der Mittagszeit ein.

Prüfe für dich einmal mehrere Tage lang, wie viel Energie du zur jeweiligen Stunde des Tages auf einer Skala von 1-10 hast. Nach einigen Tagen ergibt sich so für dich ein sehr konkretes Bild, zu welcher Stunde du ganz INDIVIDUELL deine Energie-Hochs und -Tiefs hast. 1 Punkt vergibst du hierbei, wenn du aktuell gar keine Energie mehr hast, 10 Punkte, wenn du absolut wach, frisch und konzentriert bist. Nach dieser „Analyse-Zeit“ kannst du dann ganz individuell in den Energie-Hochphasen deine besonders wichtigen und komplexen Aufgaben angehen und in den Energie-Tiefphasen durch Aktivitäten wie einen Spaziergang dafür sorgen, dass du dich aktiv erholst und Energie tankst.

Konzentration aufrechterhalten

Innerhalb der eigenen Arbeitsphasen lässt die Konzentration meist nach 60-90 Minuten fokussierter Arbeit nach.

Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend Pausen zu setzen und einzuhalten! Dabei reicht es bereits, wenn du alle 60-90 Min. eine fünfminütige Pause einlegst, in der du beispielsweise auf Toilette gehst und dir die Beine vertrittst. So schaffst du es schnell und einfach deine Konzentration über den Tag hinweg hochzuhalten und auch nach Feierabend noch Energie für anderes zu haben.

Zusammengefasst: Fange am besten noch diese Woche an dir anhand der beschriebenen vier Schritte dein eigenes System für einen glasklaren Ziel-Fokus, eine effiziente Aufgaben- und Kalenderplanung, ergebnisreiche Arbeitsphasen und bestmögliches Energie-Management zu schaffen. Auf diesem Wege wirst du im kommenden Jahr ganz sicher mit High-Speed und ohne auszubrennen deine Ziele erreichen!