Buchhaltung 1×1: Wie du deine Finanzen im Unternehmen besser verwaltest – Teil II

Die Finanzen deines Unternehmens im Griff zu haben, ist ein wichtiger Aspekt, um einen positiven Cashflow und finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Wenn du bei der ordnungsgemäßen Buchführung und der Verwaltung von Finanzmitteln und Ressourcen den Überblick verlierst, kannst du möglicherweise nicht in dein Unternehmen investieren oder es ausbauen.

Mit diesen Tipps zur Verwaltung deiner Unternehmensfinanzen kannst du dafür sorgen, dass dein Unternehmen reibungslos läuft, und gleichzeitig für deine Zukunft planen.

Priorisiere die Finanzplanung deines Unternehmens

Budgetierung, Buchhaltung, Prognosen, Steuerplanung, Risikomanagement – dies sind wichtige Aspekte der Verwaltung deiner Unternehmensfinanzen als Teil eines umfassenden Finanzplans.

Zögere nicht mit der Analyse von Buchhaltungsberichten und Jahresabschlüssen, um einen Einblick in die Leistung deines Unternehmens zu erhalten. Wenn du die Buchhaltung auf dem Laufenden hältst, kannst du dir die richtigen finanziellen Ziele setzen, sei es, um mehr Geld in dein Unternehmen zu investieren (für Expansion, Personal oder neues Inventar) oder für den Ruhestand zu sparen.

Eine rechtzeitige Vorbereitung ist auch der beste Weg, um Stress in der Steuersaison zu vermeiden. Vermeide häufige Steuerfehler durch geordnete Aufzeichnungen und Buchführung. Du solltest nicht nur wissen, was du von der Steuer absetzen kannst (viele der Ausgaben, die dir im Laufe deines Unternehmens entstehen, sind steuerlich absetzbar), sondern auch, wie du deine Steuerlast als KleinunternehmerIn senken kannst. Wenn du eine Steuerberatung für dein Unternehmen benötigst, wende dich an einen seriösen Steuerberater.

Optimiere deine Finanzen: Verwalte den Cashflow

Um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu sichern, musst du deinen Cashflow effizient verwalten. 

Sieh dir alle deine Geschäftsausgaben (direkte und indirekte) und Gemeinkosten (fixe, variable und semi-variable) genau an, um deinen Gemeinkostensatz zu berechnen, und überprüfe ihn regelmäßig. Überprüfe deine Geschäftsberichte und bewerte dein Kerngeschäft und deine finanziellen Aktivitäten im Verhältnis zu deinen Umsätzen und Gewinnspannen.

Sobald du deine Kosten und Gewinnspannen im Griff hast, kannst du eine Vielzahl von Finanzdienstleistungen und -instrumenten nutzen, um deine Geschäftsmittel und deinen Cashflow mit Business Banking zu verwalten. Prüfe deinen Bedarf an Einkäufen, Verbindlichkeiten, Krediten und Zinsen, wenn du eine Debit- oder Kreditkarte für dein Unternehmen in Betracht ziehst.

Die Finanzierung ist ein weiteres Instrument, um dein Unternehmen wachsen zu lassen. Eine Geschäftskreditlinie oder eine Geschäftskreditkarte kann eine gute Option für kurzfristige Finanzierungen sein. Für die Finanzierung größerer Projekte oder Geschäftsbedürfnisse – wie eine Renovierung, Ausrüstung oder eine neue Marketingkampagne – könnte ein Geschäftskredit die richtige Wahl sein.

Optimiere deinen Lohnabrechnungsprozess für bessere Finanzen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann für viele kleine Unternehmen eine Herausforderung sein, selbst wenn sie genug Umsatz machen. Indem du deine Lohnabrechnung optimierst, kannst du deinen Cashflow verbessern und es einfacher machen, deine MitarbeiterInnen am Zahltag zu bezahlen.

Der erste Schritt besteht darin, eine Gehaltsabrechnungssoftware mit direkter Einzahlung zu wählen, die die Gehälter deiner MitarbeiterInnen direkt auf ihre Bankkonten überweist. Auch wenn es wie eine Kleinigkeit erscheinen mag, kann die direkte Einzahlung dir helfen, deinen Cashflow besser zu kontrollieren. 

Außerdem solltest du einen Gehaltsplan wählen, der alle staatlichen Richtlinien einhält und dir und deinem Team die größtmögliche finanzielle Autonomie gibt. Ein idealer Zahlungsplan deckt sich mit den Zahlungseingängen und ermöglicht es dir, dein Team so häufig wie möglich zu bezahlen. Wenn die Beschäftigten ihr Geld bald nach dem Verdienen erhalten, egal ob wöchentlich oder sofort, können sie fundiertere finanzielle Entscheidungen treffen.

Verbessere die Warenbestandsgenauigkeit 

Eine genaue Warenbestandsaufnahme ist in unsicheren Zeiten wichtig. Manche Unternehmen sind mit überschüssigen Warenbeständen überfordert, während andere versuchen, mit der steigenden Kundennachfrage Schritt zu halten. Beide Situationen können zu geringeren Umsätzen, einem schlechten Kundenerlebnis und finanzieller Instabilität führen, wenn die Unternehmen nicht wissen, was sie auf Lager haben. 

Da viele Unternehmen auf Omnichannel setzen, um mehr Kunden zu erreichen, kann es zu finanziellen Ineffizienzen kommen, wenn die Bestände nicht ordnungsgemäß über mehrere Kanäle verfolgt werden. Wenn ein Kunde z. B. nicht weiß, dass ein Artikel, den er im Laden gekauft hat, auch online erhältlich ist, geht ein Verkauf verloren, der dem Unternehmen helfen könnte, seinen Bestand zu verlagern, der bald nicht mehr verfügbar sein könnte. 

Mit einer Bestandsverwaltungssoftware, die deine Kataloge im Laden und im Internet automatisch miteinander verknüpft, bist du deinem Warenbestand immer einen Schritt voraus. 

Risiken in der Lieferkette abmildern hilft deinen Finanzen

Unterbrechungen und Schwankungen in der Lieferkette haben Auswirkungen auf den Einzelhandel, die Gastronomie und das Gesundheitswesen. Die genaue Beobachtung der Nachfrage und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um die Verfügbarkeit sicherzustellen, können Unternehmern dabei helfen, Risiken beim Produktzugang zu minimieren und sicherzustellen, dass die Kundenerfahrung weiterhin zuverlässig und positiv ist. 

Passe deine Lieferkettenstrategien (Supply-Chain-Management) an, behalte bestehende Verträge und Bestellungen im Auge und sorge für Ersatzlieferanten, um zu verhindern, dass Unterbrechungen deine Umsatz- und Gewinnprognosen beeinträchtigen. Um für die Zukunft zu planen, solltest du einen Blick auf deine Geschäfts- und Lieferkettenpläne werfen und proaktiv zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit deinen Geschäftskontinuitätsaktivitäten einplanen.

*Dieser Artikel dient nur zu Bildungszwecken und stellt keine Rechts-, Finanz- oder Steuerberatung dar. Konsultiere unbedingt einen Fachmann oder eine Fachfrau, wenn es um dein Unternehmen geht.

Dieser Artikel wurde von Square Contributor auf Englisch verfasst und am 25.07.2020 auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.