Benötigt eine E-Commerce Lösung eine ERP-Anbindung?

Jedes Unternehmen kämpft mit dem gleichen Problem – viele Abteilungen verrichten das Tagesgeschäft nur mit dem Blick auf den eigenen Arbeitsgegenstand. Besonders Unternehmen, welche auf E-Commerce setzten und dort ein wichtiges Standbein aufgebaut haben, sind darauf angewiesen immer die neusten Entwicklungen und Informationen zeitnah abrufen zu können.

Besonders im E-Commerce-Sektor wachsten die Umsätze von Unternehmen oft sehr schnell und es gilt den Überblick zu behalten. Ist eine gewisse Umsatzgröße erreicht, so stoßen viele Unternehmen an ihre Grenzen und informieren sich über die Anbindung von ERP-Systemen an ihre Online-Shop-Lösung.

Wofür benötigt man ein ERP-System?

Ein Enterprise-Ressource-Planning-Tool (ERP) wird benötigt, wenn einzelne Geschäftsbereiche einen besseren Überblick über die Geschäftstätigkeit erlangen möchten. Ein ERP-System kann einzelne Abteilungen zentralisieren und jeder einzelne Mitarbeiter kann die Informationen abrufen, welche er für seine Geschäftstätigkeit benötigt.

Durch den schnellen Zugriff auf alle Informationen können somit alle Abteilungen einzelne Komponenten des Geschäftsfeldes E-Commerce studieren, auswerten und Rückschlüsse ziehen. Ein ERP-System zentralisiert also die Abteilungen Marketing, Einkauf, Vertrieb und Bestandsmanagement und lässt durch den Informationsgehalt wichtige Geschäftsentscheidungen zu.

Warum ist ein ERP-System besonders im Bereich E-Commerce wichtig?

Damit ein E-Commerce-Shop eine erfolgreiche Geschäftsgrundlage darstellen kann, muss er immer weiter wachsen und neue Käuferschichten anziehen. Ab einem gewissen Punkt wird sich innerhalb der Unternehmung aber die Frage stellen, ob alle Prozesse wirklich effizient ablaufen und ein erfolgreicher Workflow vorhanden ist. Sind die Prozesse nicht genau definiert, so werden finanzielle Einbußen eintreten, die einer mangelnden Kommunikation und eine falsche Ressourcenplanung zwangsläufig aufkommen werden. Der Unternehmer muss hinterfragen, ob Daten in den Shop noch manuell eingegeben werden müssen, ob aktuelle Informationen mühselig beschafft werden und somit ein zeitliches Problem entsteht, oder ob das Berichtswesen nicht aktuell gehalten werden kann.

Ein ERP-System unterstützt ein E-Commerce-Unternehmen, aktuelle Entwicklungen innerhalb des Shops im Auge zu behalten und auf eventuelle Engpässe sofort reagieren zu können. Prozesse und Workflows werden im Bereich E-Commerce durch die ERP-Software entscheidend verbessert. Besonders der Lagerbestand wird in einem ERP-System optimal verwaltet. Lagerbestände können in Echtzeit abgerufen werden und eventuelle Produktengpässe können sofort bemerkt und ausgeglichen werden. Dieser ganzheitliche Überblick ist besonders für die Abteilungen Vertrieb und Einkauf wichtig, da sich deren Planungen nach der geschäftlichen Situation ausrichten. Aber auch Marketingabteilungen profitieren von Auswertungen über das Kaufverhalten und können somit bessere Kampagnen und Werbeaktionen aufbauen. Der Bereich Controlling erhält eine Übersicht über Workflows und die geschäftliche Lage und kann somit besser an weiteren Optimierungen arbeiten.

Auch der interne Bestellvorgang wird durch die Nutzung eines ERP-Systems beschleunigt und verbessert. Das ERP System nimmt die angegebenen Kundendaten auf, welche im besten Fall auch gleich an ein CRM-System übergeben werden. Die Bestellung wird innerhalb des ERP´s überprüft und somit wird KundInnen schon bei dem Shopbesuch mitgeteilt, ob die gewünschte Ware auch vorrätig ist.

Ist die gewünschte Ware vorhanden, so wird dies im System als Bestellung registriert und die Ware somit markiert. Automatisiert werden dann die Versandadresse, der individuelle Packzettel und die Versandetikette erstellt. Das ERP wird nach der erfolgreichen Bestellung, aus dem Online-Shop, den Warenbestand reduzieren. Ist der Warenbestand auf ein definiertes Level abgesunken, so bekommt der Einkauf eine automatische Nachricht und kann Neubestellungen prüfen und durchführen.

Arbeitet ein E-Commerce-Unternehmen mit mehreren Shops zusammen, so ist ein ERP-System meistens unumgänglich, da die Komplexität der Bestellvorgänge eine genaue Übersicht verhindert.

Welche Vorteile kann mein E-Commerce-Shop noch durch ein ERP erlangen?

Ein ERP-System stellt nicht nur ein Übersichtstool dar, welches den Einkauf und den Vertrieb bei gewünschten Bestellprozessen warnt und informiert – die ERP-Software dient auch zur Sicherung von Kundendaten, welche zentralisiert verwaltet werden können. Durch die Anbindung an ein CRM-Tool können somit Kundendaten auf die verschiedene Arten verwendet werden. Durch den Einsatz der ERP-Lösung werden viele Prozesse innerhalb des Bestellvorganges automatisiert, was zu einer Kostenersparnis führt und die MitarbeiterInnen nachhaltig entlastet.

Durch die bessere Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen werden Vorgänge verbessert, Arbeitsabläufe optimiert und mancher Workflow automatisiert. Besonders die effektive Zusammenarbeit der Belegschaft wird gefördert und die Nachverfolgung von Bestellungen, die Kontrolle des Lagerbestandes und die Auswertung über Verkäufe werden aus einem zentralen System ermöglicht. Der Bereich Controlling profitiert von einem zentralen ERP, da hier alle Unternehmensvorgänge innerhalb des E-Commerce-Shops zusammenlaufen. Dies erleichtert die Arbeit und Berichte und Analysen können direkt aus dem System angefordert werden.

Abteilungsübergreifend erhalten so alle MitarbeiterInnen alle unternehmensinternen Informationen aus einem zentralen System. Durch diese Vereinfachung und Automatisierung lassen sich neue Anforderungen besser skalieren und der Shop kann mit dem ERP-System stetig wachsen.

ERP-Einführung – was muss man beachten?

Ist die Einführung eines ERP-Systems geplant, gilt es einige Dinge zu beachten. Wichtig ist, dass der Shop eine Anbindung an das ERP gestattet. Systeme wie Magento, Shopware oder Shopify bieten diese Schnittstellen und arbeiten mit den gängigsten ERP-Systemen zusammen.

Fehlt eine IT-Abteilung, so sollte man sich von einem Fachmann beraten lassen, der auch die Wartung und den Support der ERP-Software in Verbindung mit dem Shop übernimmt.

Hier sollten auch Sicherheitsstandards bezüglich der DSGVO beachtet werden. Natürlich muss auch der finanzielle Aspekt beachtet werden, aber bei einem erfolgreichen E-Commerce-Shop wird durch ein ERP die Amortisierung relativ zügig erreicht werden.