Make IT or buy IT? Augen auf bei der Softwareauswahl

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Die Mischung macht's! Augen auf bei der Softwareauswahl
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Hast du die richtige Softwareauswahl getroffen? Während die Nachfrage nach aktuellen Kommunikationstechnologien immer weiter steigt, geraten Aspekte wie Datenschutz, Interoperabilität, Skalierbarkeit und Wartbarkeit bei der Wahl der richtigen digitalen Lösung in den Fokus. Im Zuge dessen steht jedes Unternehmen früher oder später vor einer wichtigen Entscheidung. Können sie das ausgerufene Ziel mit einem Standardprogramm erreichen oder benötigt es eine individuell angepasste Lösung?

Ob eine simple oder komplexe Software für einen Betrieb mehr Sinn ergibt, hängt von dem Reifegrad und dem Umfang der Unternehmensorganisation ab. Eine clevere Kombination verschiedener Programme ermöglicht es, jegliche Prozesse im Betrieb einer bestmöglichen digitalen Transformation zu unterziehen. Hierbei gilt: Jegliche Anwendungsbereiche zweckgerecht zu analysieren und dessen Bedarf im Vorhinein zu erkennen. Während bei standardisierten Systemen schnell die strukturellen, architektonischen und konzeptionellen Grenzen erreicht sind, lässt sich Individualsoftware hingegen ganz nach Bedarf und Wunsch anpassen, erweitern und verbinden.

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Zukunftsorientierte Ausrichtung mit der richtigen Softwareauswahl

Mit dem vereinbarten Ziel, das eigene Unternehmen zukunftsorientiert auszurichten, steht die Geschäftsführung vor großen Herausforderungen. Eine Umsetzung ist nicht ad hoc zu erreichen und eine ständige Evaluation auf Grundlage der Wunschvorstellung macht keinen Sinn. Aufgrund langwieriger Entscheidungsprozesse werden häufig aktuelle Entwicklungen und Geschehnisse verschlafen. Dadurch bieten zu prüfende Lösungen bereits bei Fertigstellung kaum einen Mehrwert. DigitalisierungsexpertInnen schaffen es hingegen, die richtigen Prozesse gezielt, effektiv und effizient anzugehen. Dabei greifen sie auf einen zugeschnittenen Mix aus Individual- und Standardsoftware zurück.

Standardsoftware macht den Einsatz leicht. Hier gibt definierte Leistungen, wenig Risiko und über Wartungs- und Servicevereinbarungen kann die Betreuung extern eingekauft werden. Das schont die eigenen Arbeitskapazitäten und reduziert den organisatorischen Fußabdruck.

Individualsoftware macht hingegen immer dort Sinn, wo es um spezialisierte Prozesse oder Fachanwendungen geht. Hierfür brauchen Unternehmen allerdings eine kontinuierliche technische Betreuung zur Weiterentwicklung, Anpassung und für den Betrieb. In Zusammenarbeit mit den Unternehmen legen diese sogenannten Meshed Services den Grundstein für erfolgreiche Transformationsprozesse.

Analyse zur Softwareauswahl

Den Anfang macht hierbei die Analyse der Customer Journey:

  • Stechen Vorgänge heraus, die besonders ressourcenfressend sind?
  • Haben KundInnen etwas zu bemängeln?
  • Oder gibt es anderweitige Einsparungspotenziale?

Im Zuge der Analyse gilt es außerdem alle Verantwortungsbereiche klar zuerkennen und Fehlverteilungen zu eliminieren. Bei einem solchen Entwicklungsprozess ist es besonders wichtig, dass das digitale Grundgerüst eine auf das Unternehmen abgestimmte Genetik enthält.

Ein Beispiel: Standardsoftware kommt vor allem bei nicht relevanten Kernprozessen zum Einsatz. Auf diese Art und Weise lassen sich Betreuungsaufwand sowie einhergehende Kostenfaktoren reduzieren. Speziell angepasste Lösungen werden hingegen überall dort implementiert, wo die Leistung des Unternehmens gesteigert und Wachstum erreicht werden kann. Wie umfänglich eine solche digitale Transformation ausfällt, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Während der eine Händler bereits mit einem einfachen Onlineshopsystem den Bedarf deckt, benötigt ein anderer eine komplexe Individuallösung, die spezielle Funktionen wie eine interne Rechnungsprüfung oder LieferantInnenanalyse aufweist.

Smart vernetzt

Besonders Unternehmen mit komplexen internen Anwendungen profitieren von kombinierten Infrastrukturen.

Die sogenannten Meshed Services ermöglichen mit dem neu geschaffenen „Netz“ aus Anwendungen eine Verbesserung der Kommunikationswege. Somit erleichtern es die Interaktion zwischen einzelnen Komponenten. Ein im Hintergrund laufender Datenspeicher mit standardisierten Schnittstellen, in dem alle Informationen zusammenlaufen, erlaubt zudem einen einfachen Austausch der verschiedenen Programme. Während sich so kostspielige Migrationsaufwände reduzieren lassen, befreit sich das Unternehmen gleichzeitig von dem sogenannten Lock-in-Effekt. Dieser beschreibt eine Abhängigkeit zwischen KäuferInnen und SoftwareherstellerInnen.

Mit der richtigen Softwareauswahl sind die Betriebe in der Lage, Änderungen schneller, effizienter und effektiver in der IT Infrastruktur umzusetzen. Außerdem profitieren sie darüber hinaus in der ganzheitlichen Betrachtung. Sie verfügen somit nur über die Verantwortlichkeiten, die ihnen einen wirklichen Mehrwert bieten. Alles Weitere an externe DienstleisterIn lagern sie aus. Mit diesem Vorgehen schaffen es Unternehmen, operative Kräfte langfristig auf die zugewiesenen Themen, die im Wettbewerb den Unterschied machen, zu fokussieren. Dabei stellen sie zeitgleich Ressourcen für das Wesentliche frei – zufriedene KundInnen.

Andreas Köninger
Andreas Köninger ist Vorstand der SinkaCom AG, einem Creative Office für Design Thinking, IT- und Online-Dienstleistungen. Bild: © SinkaCom AG

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