Ob innovative Technologien, hybride Arbeitsmodelle oder neu aufkommende Sicherheitsrisiken: Die IT in Unternehmen unterliegt einem ständigen Wandel. Auch seitens der Angestellten werden immer mehr Forderungen laut, wollen viele von ihnen doch auch im beruflichen Umfeld nicht auf die Bedienfreundlichkeit von Mac, iPhone & Co. verzichten. All dies führt zu komplexen Gerätelandschaften und einem Mix aus verschiedenen Betriebssystemen, die das IT-Team zwingen, sich mit einer breiten Palette an Technologien auseinanderzusetzen – und diese kontinuierlich instand zu halten. Doch dafür fehlen der IT oft Zeit und Ressourcen. Managed Services schaffen Abhilfe.
Was genau sind Managed Services?
Anders als beim Outsourcing, bei dem ganze Abteilungen ausgelagert werden, handelt es sich bei Managed Services um eine Ergänzung des unternehmensinternen IT-Teams. Der Managed Service Provider (MSP) übernimmt dabei spezialisierte Aufgaben – meistens wiederkehrende Tätigkeiten in einem klar definierten Bereich und Umfang. Dabei kann er eine Vielzahl unterschiedlicher Technologien abdecken – von UEM bis Security. Dies ermöglicht es der internen Belegschaft, sich verstärkt auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
Zum Leistungsspektrum eines MSP können unter anderem diese Aufgaben zählen:
- Durchgehende Überwachung und Wartung der IT-Landschaft
- Verwaltung von Cloud-Lösungen
- Datenmanagement und -sicherung
- Disaster Recovery
- Verwaltung von BenutzerInnen, Gruppen, Rollen und Rechten
- Zentrale Verwaltung von Anwendungen
- Anpassung von Konfigurationen
- Beratung zu Systemverfügbarkeit
- Einschätzung von Sicherheitsmeldungen
Mittelstand noch zögerlich
Noch sind viele mittelständische Unternehmen zögerlich, in Managed Services zu investieren. Der Grund: mangelnde Überzeugung vom Kosten-Nutzen-Verhältnis. Dabei kann es sich durchaus oder sogar gerade für Mittelständler lohnen, einen MSP ins Boot zu holen. So etwa profitieren sie von diesen Aspekten:
- Entlastung des IT-Teams
Das Auslagern bestimmter Aufgaben kann die interne IT-Abteilung signifikant entlasten und verschafft dem Unternehmen Zugang zu Expertenwissen.
- Fokus auf Innovationen
Die frei werdenden Kapazitäten lassen sich dafür nutzen, Innovationen voranzutreiben.
- Attraktive Aufgabenfelder für IT-Fachkräfte
Angesichts des insbesondere für KMU problematischen Fachkräftemangels ist es essenziell, die Belegschaft mit attraktiven Projekten ans Unternehmen zu binden. Übernimmt der MSP Routineaufgaben, kann sich das interne Team auf spannendere Tätigkeiten konzentrieren.
- Technologische Exzellenz
MSPs bringen das notwendige Fachwissen und die Ressourcen mit, um den Betrieb zu optimieren und Prozesse zu automatisieren. Kritische Aufgaben wie etwa die IT-Sicherheit geraten so nicht ins Hintertreffen.
- Komplexitätsmanagement
MSPs sind darauf spezialisiert, auch in einer heterogenen IT-Umgebung den Überblick zu behalten und entbinden so das IT-Team von komplexen Aufgaben.
- Minimierung von Fehlern
Durch ihre Spezialisierung und standardisierte Abläufe gewährleisten MSPs eine effiziente und fehlerfreie Umsetzung.
- Agilität und Schnelligkeit
MSPs sind stets auf dem Laufenden und können durch spezialisiertes Wissen und ihre Netzwerke schnell auf Veränderungen reagieren.
Checkliste: Wann sind Managed Services sinnvoll?
Diese Anzeichen deuten darauf hin, dass du über ein Auslagern bestimmter Aufgaben nachdenken solltest:
- Hohe Fluktuation im IT-Bereich
- Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu gewinnen
- Unzufriedenheit im Team mit den aktuellen Aufgaben
- Verzögerungen bei der Projektumsetzung
- Probleme bei der Bewältigung unvorhergesehener Aufgaben
- Mangel an unterstützenden Netzwerken und Expertise
- Betriebsstörungen, Beschwerden seitens der AnwenderInnen
- Zunahme an Geräten und Gerätetypen
- Veränderungen in der Mitarbeiter- oder Gerätestruktur
Natürlich ist eine langfristige Auslagerung bestimmter Aufgaben nicht für jedes Unternehmen die richtige Wahl. Hat das IT-Team ausreichend Zeit, sich um alle wichtigen Projekte zu kümmern und kann es auch auf Ungeplantes schnell reagieren, braucht es den MSP nicht dauerhaft. Eine temporäre Zusammenarbeit mit einem MSP kann dann wertvoll sein, um das Unternehmen erst einmal in die Lage zu versetzen, sich um bestimmte Tätigkeiten selbst zu kümmern. So etwa kann der MSP die Systeme einrichten und das interne Team schulen.
Fazit: Managed Services als Chance für den Mittelstand
Während es bei Großkonzernen gang und gäbe ist, IT-Dienstleistungen auszulagern, bleibt dieses Potenzial bei mittelständischen Unternehmen oft ungenutzt. Dabei stehen beide vor denselben Herausforderungen: Die Dynamik des modernen Arbeitsplatzes verlangt eine immer komplexere IT-Infrastruktur und lässt das Risiko für Cyberangriffe kontinuierlich wachsen.
Für Mittelständler, die nicht über die Ressourcen verfügen, solche Aufgaben selbst zu bewältigen oder intern entsprechende Expertise aufzubauen, lohnt es sich, über eine Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider nachzudenken.
Das Minimieren von Fehlern sollte für viele Unternehmen mehr im Fokus stehen! Es wird zu viel selbst gemacht und dabei entstehen schnell Probleme, die schwere Konsequenzen mit sich bringen können.