Interne Lohnabrechnung oder Outsourcing?

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Outsourcing: Vorteile und Optionen für Unternehmen
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Wie sinnvoll ist Outsourcing in der Lohnabrechnung? Mitunter kann es durchaus nützlich sein, die Lohnabrechnung intern durchzuführen, statt diese an externe Dienstleister abzugeben. Das gilt insbesondere dann, wenn dadurch Kosten eingespart werden können.

Ebenso kann das Thema Outsourcing interessant werden, wenn im Unternehmen Fachkräfte fehlen. Dann können externe Dienstleister oder auch Freelancer unterstützend zur Seite stehen und entsprechende Aufgaben übernehmen.

Aber welche Vorteile oder auch Nachteile ergeben sich hierbei ganz allgemein und worauf sollte man als Unternehmer achten, wenn Lohnabrechnung und Co. fortan extern ausgeführt werden sollen?

Vorteile beim Outsourcing der Lohnabrechnung

Wächst ein Unternehmen, steigt damit auch der Aufwand für die Lohnabrechnung. Gerade in solchen Fällen kann es sich lohnen, Kosten und Aufwand zu vergleichen, die bei interner oder externer Erledigung der Lohnabrechnungen zu kalkulieren sind.

Die Vorteile beim Outsourcing sind folgende:

  • Personalaufwand ist geringer: Dadurch können sich die eigenen Mitarbeiter verstärkt auf ihre Kernaufgaben fokussieren.
  • Erledigung durch Fachkräfte: Auch komplexe Vorgänge können auf diese Weise zuverlässig und kompetent erledigt werden, selbst wenn es um Besonderheiten wie Abfindungen und Co. geht.
  • Sicherheit und bewährte Abläufe: Externe Dienstleister haben klare Strukturen und Abläufe, sorgen für die Systemsicherung und außerdem für Buchprüfungen.

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Wenn es Vorteile gibt, bestehen in aller Regel auch Nachteile. Geht es um das Outsourcen von Dienstleistungen wie der Lohnabrechnung, halten sich diese jedoch in Grenzen.

Nachteile beim Outsourcing der Lohnabrechnung

Ein Vorteil für die interne Erledigung der Lohnabrechnung ist in erster Linie die Flexibilität. Insbesondere bei kurzfristigen Änderungen haben Unternehmer dann häufig eine bessere Kontrolle über die Lohnabrechnung.

Des Weiteren ist das Outsourcing dieser Aufgaben natürlich mit Kosten verbunden, die intern eventuell eingespart werden können.

Hinzu kommt der Faktor, dass man die Kontrolle abgibt und auf Externe vertrauen muss. Das liegt eventuell nicht jedem Unternehmer.

Insgesamt wird jedoch in vielen Fällen deutlich, dass beim Ausgliedern der Lohnabrechnungen die Vorteile überwiegen, sodass diese Option in zahlreichen Unternehmen durchaus in Frage kommen sollte.

Der personelle Mehraufwand fällt zumeist weg

Während auf der einen Seite die (zusätzlichen) Kosten für das Erstellen von HR Payroll Outsourcing stehen, sind es auf der anderen Seite die personellen Ressourcen, die sich hierdurch einsparen lassen.

Wenngleich das Erstellen von Lohnabrechnungen intern vielfach kostengünstiger erledigt werden kann, so wird für die Einrichtung, Pflege und Arbeit mit einer Lohnabrechnungssoftware eine gewisse Zeit benötigt, die von den eigenen Mitarbeitern oder dem Unternehmer selbst eingebracht werden muss. Vor allem dieser zeitliche Aufwand sollte in der eigenen Kalkulation eine besondere Rolle spielen.

Letzten Endes muss jeder Unternehmer oder Verantwortlicher eigenständig entscheiden, welche Maßnahmen ergriffen werden und in welcher Form die Lohnabrechnung im Unternehmen fortan erledigt wird.

Fazit: Outsourcing kann sich in vielen Fällen auszahlen

Zusammenfassend bietet das Outsourcing der Lohnabrechnung für viele Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen, während die Nachteile eher eine untergeordnete Rolle spielen.

So können sich mitunter die eigenen Mitarbeiter effektiver um andere Tätigkeiten kümmern und müssen keine Zeit dafür aufwenden, sich mit einer Software für die Lohnabrechnung zu befassen. Das kann vor allem dabei helfen, den Blick aufs Wesentliche zu richten und zugleich die Produktivität zu steigern.

Nichtsdestotrotz gibt es allerdings auch Gründe dafür, die Lohnabrechnung (nach wie vor) intern abzuwickeln, sodass in jedem Fall eine reifliche Überlegung anzuraten ist.

Thorsten Mansfeld
Thorsten Mansfeld ist Rechtsanwalt. Er berät und vertritt seine Mandanten hauptsächlich im Arbeitsrecht, Vertragsrecht und Schadensersatzrecht.

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