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Vom Gabelstapler in den Hallen bis zu den Pkw der Außendienstmitarbeiter ist für viele Unternehmen ihr wirtschaftliches Arbeiten direkt mit dem breiten Thema Mobilität verknüpft – und damit einem Punkt, der verschiedene Kosten verursacht. Da jedem Unternehmer daran gelegen sein sollte, derartige Betriebskosten zu minimieren, lohnt es sich stets, das Thema betriebliche Mobilität immer wieder zu überprüfen und, falls möglich und sinnvoll, die Sparschere anzusetzen. Tipps, wie das geschehen kann, geben wir jetzt.

Unternehmen profitieren in vielfacher Hinsicht von einer ganzheitlichen Mobilitätsstrategie. Es gilt gleichermaßen, Mitarbeiter, Umweltschutz und Kosten, aber auch das eigene Image im Blick zu behalten. In Zeiten, in denen Fachkräfte rar und stark umworben sind, kann ein durchdachtes Mobilitätskonzept für Arbeitnehmer den Ausschlag dafür geben, sich für ein bestimmtes Unternehmen zu entscheiden.

Ein nachhaltiger agierender Arbeitgeber ist gerade für junge Fachkräfte attraktiv. Gleichzeitig gehört der Fuhrpark zu den größten Kosten eines Betriebes. Hier nach tragfähigen Alternativen zum Fahrzeugbesitz zu suchen, kann beträchtliche Einsparungen nach sich ziehen.

Der Fahrzeugbesitz

Kaufen, mieten oder leasen? Diese Frage stellt sich für jedes Unternehmen, das regelmäßig Fahrzeuge einsetzt. Die Bandbreite der Flottenfahrzeuge reicht von Nutzfahrzeugen wie Baggern, Kränen und Gabelstaplern über Kleinwagen und SUVs für den Außendienst bis zu Transportern und Lkw.

Pauschal lässt sich nicht sagen, welche der drei Möglichkeiten am besten ist. Jede Variante bringt Vor- und Nachteile mit sich, die individuell von Unternehmen zu Unternehmen abgewogen werden müssen:

  • Für einen Saisonbetrieb, der zur Ernte nur hin und wieder einen Gabelstapler benötigt, kann es sinnvoll sein, diesen für den entsprechenden Zeitraum – in der Regel ein paar Wochen oder Monate – zu mieten.
  • Transport- und Bauunternehmen mit hohem Auftragsvolumen können durch das Leasing oder die Miete der benötigten Nutzfahrzeuge wie Lkw, Bagger, Schlepper oder Gabelstapler kurzfristige Engpässe überbrücken, ohne ihren vorhandenen Fuhrpark zu erweitern.
  • Anders sieht es möglicherweise bei einem ambulanten Pflegedienst aus: Hier kann der Kauf von Kleinwagen die bessere Variante darstellen, da die Fahrzeuge rund um die Uhr einsatzbereit sein müssen. Allerdings schont eine Leasing-Lösung die Liquidität.

Vor- und Nachteile des Fahrzeugkaufs

Anders als beim Leasing oder bei einer Fahrzeugmiete gibt es bei gekauften Fahrzeugen in Bezug auf die gefahrenen Kilometer, Abnutzung und Verschleiß keinerlei Einschränkungen. Die Dienstwagen stehen den entsprechenden Fach- und Führungskräften rund um die Uhr zur Verfügung. Allerdings ist der Wertverlust nicht zu unterschätzen.

Zusätzlich zu der Anschaffung der Dienstfahrzeuge gilt es, folgende Kosten einzukalkulieren:

  • Kfz-Steuern,
  • monatliche Versicherungen,
  • Abschreibungen,
  • Finanzierungskosten,
  • Benzin- beziehungsweise Treibstoffkosten,
  • Inspektionen und
  • Reparaturen. 

All diese Kosten gehen zu Lasten des Unternehmens. Darum sollten Arbeitgeber sorgfältig prüfen, ob sich durch Konzepte wie Mieten und Leasing möglicherweise Kostenvorteile ergeben.

Vor- und Nachteile bei der Fahrzeugmiete

Bei der Fahrzeugmiete lassen sich exakt die Fahrzeuge wählen, die das Unternehmen für anstehende Transport- oder Arbeitsaufgaben benötigt. Auch der Mietzeitraum kann bedarfsorientiert ausgewählt werden. Manche Fahrzeuge werden vielleicht nur für einige Tage, andere für Wochen, Monate oder Jahre gebraucht – oder sie sind kurzfristig nötig, um Auftragsspitzen abzufedern. Reparaturen, Wartungen, Versicherungen und Inspektionen sind in der Miete bereits inkludiert. Allerdings liegt der Preis einer Langzeitmiete höher als beim klassischen Leasing. Dafür können Fuhrparkverantwortliche kurzfristig einen höheren Mobilitätsbedarf passgenau und kalkulierbar abdecken.

Vor- und Nachteile beim Leasing

Beim Leasing werden neue oder gebrauchte Fahrzeuge für einen bestimmten Zeitraum geleast. Das schont die eigene Liquidität. Geht es um die Bereitstellung von Dienstwagen, haben Fach- und Führungskräfte die Möglichkeit, die Ausstattung ihre zukünftigen Dienstfahrzeugs entsprechend mitzubestimmen. Anders als bei der Fahrzeugmiete liegen die Rechte, Pflichten und Risiken jedoch beim Leasingnehmer – in diesem Fall bei dem Unternehmen. Bei Schäden haftet der Arbeitgeber.

Den Ausschlag für Kauf, Miete oder Leasing geben allerdings nicht unbedingt nur finanzielle Abwägungen. Manche Unternehmer bevorzugen aus persönlichen Gründen die eine oder die andere Variante – und bleiben dabei. Es lohnt sich jedoch, persönliche Präferenzen zu hinterfragen und eventuelle Einsparpotenziale mit klarem Kopf auszuloten.

Das Thema alternative Antriebe und deren Umsetzung

Viele Firmen setzen bei Dienstwagen für Außendienstler nach wie vor auf Diesel-Pkw, was mit der hohen Jahresfahrleistung zusammenhängt. Etwa jeder zehnte Dienstwagen fährt mit alternativem Antrieb. Dabei liegen Plug-In-Hybride (PHEV) vorn. Die vorteilhaften steuerlichen Rahmenbedingungen und staatliche Kaufanreize machen die Entscheidung für Elektrofahrzeuge nach wie vor attraktiv. Die Förderung von Plug-In-Hybriden endete allerdings bereits Ende 2022.

Grafik zum Thema alternativer Antrieb bei Dienstwagen.
2021 fuhr knapp jeder zehnte Dienstwagen mit alternativem Antrieb. – Foto: © DAT – barometer.dat.de

Unter Elektromobilität oder E-Mobilität fällt nicht nur die Nutzung von Elektroautos. Auch E-Bikes und Pedelecs, E-Busse, E-Lastkraftwagen und Elektro-Motorräder können für Mobilität im Unternehmen sorgen.

Dabei gibt es verschiedene Antriebstechnologien:

  • Batterie-Elektrofahrzeug (BEV): Hierbei handelt es sich um ein E-Auto, das mit Strom geladen wird.
  • Plug-in-Hybride (PHEV): Hybridfahrzeuge haben sowohl einen Elektromotor als auch einen Verbrennungsmotor an Bord. Abhängig vom Ladestand der Batterie fährt das Fahrzeug elektrisch oder mit Benzin. Die Aufladung der Batterie erfolgt über die Steckdose.
  • Brennstoffzellen-Fahrzeug (FCEV): Wasserstoffautos werden von einem Elektromotor angetrieben, erzeugen ihren Strom jedoch selbst. Dabei wird Wasserstoff in einer Brennstoffzelle in Strom umgewandelt.

E-Mobilität für Unternehmen: Ausführliche Infos zum Thema Fördermittel

Das Umweltprogramm 240/241 der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) stellt für Unternehmen und Freiberufler vergünstigte Kredite zur Förderung der Elektromobilität bereit. Damit unterstützt der Staat umweltfreundlich und nachhaltig agierende Unternehmen, indem vergünstigte Kredite für Investitionen bereitgestellt werden.

Dazu gehören:

  • Der Erwerb von Fahrzeugen mit Elektro- oder Brennstoffzellenantrieb sowie umweltfreundliche Schienen- und Wasserfahrzeuge und
  • Ladestationen für Elektromobilität und Tankstationen für Wasserstofffahrzeuge.

Das Programm 240 richtet sich an mittlere und große Unternehmen, Programm 241 an kleine Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Millionen Euro.

Zum 1. Januar 2023 hat die Bundesregierung neue Subventionsregeln für den Erwerb und das Leasing von Elektrofahrzeugen beschlossen. Dabei wurde die Förderung von Elektroautos (BEV) und Brennstoffzellenautos (FCEV) gesenkt. Für Plug-in-Hybride (PHEV) gibt es überhaupt keine Förderung mehr. Noch können Unternehmen, Stiftungen, Körperschaften und Vereine von der Förderung profitieren. Das ändert sich ab September 2023: Danach sind ausschließlich Privatpersonen förderungsberechtigt.

Aktueller Umweltbonus für den Kauf von Elektro-Fahrzeugen

Entscheidend für die Inanspruchnahme der Förderung ist nicht das Kaufdatum des Fahrzeugs. Was zählt, sind das Datum der Fahrzeugzulassung und der Zeitpunkt der Antragstellung beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Hier kann es aufgrund der langen Lieferzeiten zu Schwierigkeiten mit der Einhaltung der Frist kommen. Geht der Antrag von Januar bis August 2023 ein, winkt beim Erwerb eines E-Autos eine maximale Förderung von 6.750 Euro. Dabei werden 4.500 Euro vom Staat und 2.250 vom Hersteller beigesteuert – vorausgesetzt, der Nettolistenpreis des ausgewählten Fahrzeugmodells liegt unter 40.000 Euro.

Bewegt sich der Nettolistenpreis zwischen 40.000 und 65.000 Euro, beträgt die Förderung nur noch insgesamt 4.500 Euro. Auch hier teilen sich Staat und Hersteller den Zuschuss: 3.000 Euro übernimmt der Staat, 1.500 der Hersteller. Das BAFA hat eine Liste der förderfähigen Stromer (PDF) erstellt, die regelmäßig um neu auf den Markt kommende Modelle ergänzt wird.

Aktueller Umweltbonus für das Leasing von Elektro-Fahrzeugen

Umweltbonus: Ein E-Auto wird geladen.
Unternehmen profitieren vom Umweltbonus für das Leasing von E-Autos. – Foto: © Oleksandr – stock.adobe.com

Bei Leasingfahrzeugen hängt die Höhe der Förderung mit der Leasingdauer zusammen: Vom vollen Umweltbonus für das Leasing von E-Autos profitieren Unternehmen als Leasingnehmer ab einer Leasingdauer von 24 Monaten. Für niedrigere Leasingzeiten zwischen sechs und elf Monaten sowie zwischen zwölf und 23 Monaten gibt es ebenfalls Unterstützung, allerdings fallen die Fördersätze geringer aus. Um den BAFA-Anteil zu erhalten, ist zunächst eine Sonderzahlung als Vorleistung nötig. Diese wird im Anschluss auf Antrag vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle erstattet.

Dienstliche Mobilität alternativ gedacht

Ein eigener Dienstwagen ist nicht die einzige Möglichkeit, die Mobilität von Mitarbeitern zu unterstützen: Viele Unternehmen bieten dienstwagenberechtigten Angestellten inzwischen alternative Mobilitätslösungen als Ersatz oder zusätzlich zum Firmenwagen an. Dazu gehören beispielsweise Tickets für den ÖPNV, Job-Tickets, Bahncards, Business-Bikes oder frei verwendbare Mobilitätsbudgets.

Letztere geben Arbeitnehmern besonders viel Flexibilität: Mitarbeiter können die vereinbarte Summe nutzen, um dienstliche Fahrten mit den klimaschonenden Verkehrsmitteln ihrer Wahl abzudecken.

Vorteile des Mobilitätsbudgets:

  • Das Budget lässt sich flexibel und bedarfsorientiert einsetzen. Die Mitarbeiter sind mobil, entscheiden aber selbst, mit welchen Verkehrsmitteln sie sich fortbewegen möchten. Das wird als wertvoller Benefit wahrgenommen.
  • Tickets für den ÖPNV sind steuerlich begünstigt. Davon profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.
  • Unternehmen leisten mit der Entscheidung für ein Mobilitätsbudget einen wertvollen Beitrag zum Klimaschutz und übernehmen damit eine Vorreiterrolle. Das wirkt sich positiv auf die öffentliche Wahrnehmung des Unternehmens aus.

Gerade in Großstädten kann der Einsatz eines Pkw Mitarbeiter sogar eher einschränken als mobilisieren: Im dichten Stadtverkehr geht es häufig nur langsam voran. Parkraum ist knapp. Das führt zu einer umständlichen Suche nach einem geeigneten Stellplatz für das Dienstfahrzeug und ist möglicherweise mit hohen Parkgebühren und Stress verbunden. Was ebenfalls nicht vergessen werden darf: Ein Dienstwagen ist weder für die Unternehmen noch für die Mitarbeiter steuerfrei. Letztendlich ist er kostenintensiver als alternative Mobilitätslösungen.

Neue Arbeitsmodelle – wenn gar keine Mobilität nötig ist

Im Zuge der Digitalisierung entwickeln sich neue Arbeitsmodelle. Hybrides Arbeiten – eine Mischung aus der beruflichen Tätigkeit im Büro und an selbst gewählten, alternativen Orten – liegt im Trend. Das ist eine Errungenschaft der Corona-Pandemie, bei der die Arbeit im Home-Office die sicherste Möglichkeit darstellte, berufstätig zu bleiben, ohne sich möglicherweise anzustecken. Es ist nicht nötig, für sämtliche Aufgaben, die am Computer erledigt werden, einen Platz im Büro zu besetzen. Etliche Tätigkeiten lassen sich unproblematisch von zu Hause aus erledigen.

Manche Mitarbeiter sind im Home-Office sogar produktiver als im Büro. Allerdings besteht dabei das Risiko, dass aus motivierten, kreativen Teams eigenbrötlerische Einzelkämpfer werden. Ideal ist hier vielleicht ein Kompromiss: Eine Rückkehr in die alten Strukturen mit der Sitzpflicht am Arbeitsplatz ist nicht nötig. Aber in regelmäßigen Abständen sollten sich die Mitarbeiter trotzdem im Büro treffen, um kreative und komplizierte Aufgaben gemeinsam anzugehen und tragfähige Lösungen entwickeln zu können.

Arbeitspsychologen warnen, dass bei einer ausschließlichen Tätigkeit im Home-Office die Motivation und die emotionale Bindung zum Betrieb leiden könnten. Der direkte Kontakt fehlt. Dem lässt sich durch regelmäßige Präsenzzeiten entgegenwirken. Trotzdem bedeutet ein verstärktes Arbeiten im Home-Office, dass beträchtliche Einsparungen möglich sind – nicht nur, was Mobilitätskosten betrifft, sondern auch bei den Raummieten kann unter Umständen gespart werden, da weniger Büroplätze nötig sind.

Firmenwagen, Ausstattungen und Antriebe: Darf es etwas weniger sein?

Dienstwägen: Ein Mann steigt in ein Auto ein.
Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und des Umweltschutzes sollten Dienstwägen nicht als Statussymbol gesehen werden. – Foto: © Iryna – stock.adobe.com

Noch immer gilt ein möglichst luxuriöser und PS-starker Dienstwagen als Statussymbol. Viele Mitarbeiter freuen sich über den teuren, großen Dienstwagen, den sie sich vom Gehalt allein möglicherweise nicht leisten könnten. Allerdings lohnt sich auch hier aus unternehmerischer Sicht ein Umdenken: Unternehmen, die die Preisobergrenze niedriger setzen und Fach- und Führungskräften eher umweltfreundliche Kleinwagen als SUVs in Aussicht stellen, fördern die Mobilität, sparen aber trotzdem Geld und tun etwas für Umweltschutz und Klima.

Zum einen sinken die Anschaffungs- Miet- oder Leasingkosten. Zum anderen sind klimafreundlichere Firmenwagen auch für die Beschäftigten von Vorteil: Je preisgünstiger der Dienstwagen laut Listenpreis ist und je weniger private Fahrten Arbeitnehmer mit diesen unternehmen, desto niedriger fällt die Steuerbelastung für den Arbeitnehmer aus. Denn der geldwerte Vorteil, der durch die private Nutzung entsteht, muss von den Mitarbeitern versteuert werden.

Bei einem Verbrenner fällt dafür ein Prozent des Bruttolistenpreises ein. Ein Beispiel: Kostet der Firmenwagen 40.000 Euro plus 10.000 Euro an Sonderausstattung, ergibt das gemäß der Ein-Prozent-Regelung einen geldwerten Vorteil von 500 Euro x 12 Monate, also insgesamt 6.000 Euro. Bei einem Wagen, der laut Bruttolistenpreis nur 25.000 Euro ohne Sonderausstattung kostet, halbiert sich diese Summe. Hinzu kommen 0,03 Prozent pro Kilometer, den der Mitarbeiter zwischen Wohnort und Arbeitsplatz zurücklegt.

Bieten Unternehmen stattdessen einen Dienstwagen mit Elektro-Antrieb an, profitieren auch die Mitarbeiter finanziell davon: Bei E-Autos müssen nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden. Die niedrigere Bemessungsgrundlage gilt auch bei der Kilometerbesteuerung. Diese Regelung soll bis 2030 gelten.

Fahrgemeinschaften, Wettbewerbe und mehr: Ideen zur Verbrauchsreduktion

Kommen mehrere Mitarbeiter aus derselben Stadt beziehungsweise Gegend? Dann sind Fahrgemeinschaften ebenfalls eine Möglichkeit, die Mobilitätskosten zu senken.

Die Vorteile dieses Konzeptes liegen auf der Hand:

  • Es werden insgesamt weniger Pkw benötigt.
  • Das senkt die Anschaffungs-, Wartungs- und Verbrauchskosten.
  • Parkraum vor dem Firmengebäude oder der Werkhalle kann ebenfalls eingespart werden.

Gleichzeitig sinkt die Umweltbelastung, da weniger CO2-Ausstoß, Feinstaubbelastung und Lärmemissionen entstehen. Durch eine geschickte Außenkommunikation können Unternehmen mit der Einrichtung von Fahrgemeinschaften ihre verantwortungsvolle Einstellung zur Umwelt- und Klimaschutz kommunizieren. Das kann sich vorteilhaft auf die Attraktivität als Arbeitgeber auswirken und das Image in den Augen der Konsumenten verbessern.

Fahrgemeinschaften bei Mitarbeiter: Eine Gruppe von Personen sitzt in einem Auto.
Es gibt viele gute Gründe für Bildung von Fahrgemeinschaften, allem voran die Förderung von sozialen Kontakten unter den Mitarbeitern. – Foto: © Andrey Popov – stock.adobe.com

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass durch Fahrgemeinschaften die Zufriedenheit der Beschäftigten steigen kann. Soziale Kontakte werden gefördert. Gleichzeitig bietet der gemeinsame Arbeitsweg die Möglichkeit, sich über die Arbeit selbst auszutauschen. Durch abwechselndes Fahren lässt sich auch der Stress bei der Anfahrt auf mehrere Schultern verteilen. Zur Organisation von betrieblichen Fahrgemeinschaften bieten sich Apps wie MoQo, Comovee, PendlerApp oder flinc an.

An weiteren Lösungen zu einer klimafreundlichen Mobilität wird getüftelt. Unter anderem gibt es Wettbewerbe, bei denen die besten Ideen und Konzepte mit Preisen ausgezeichnet werden.

Steuerliche Optionen

Fahrgemeinschaften

Auch aus steuerlicher Sicht sind Fahrgemeinschaften zur Lösung des Mobilitätsproblems von Vorteil, da jeder Mitfahrer die Entfernungspauschale bei den Werbungskosten absetzen kann. Das gilt sogar für Ehepaare, die einen gemeinsamen Arbeitsweg haben. Eine kleine Einschränkung: Akzeptiert wird ausschließlich der Weg zwischen der eigenen Wohnung und der ersten Arbeitsstätte. Falls durch das Anholen der Mitfahrenden Umwege anfallen, dürfen diese nicht mit eingerechnet werden. Die Obergrenze liegt bei 4.500 Euro jährlich pro Person.

Dienstwagen

Kauft ein Unternehmen Dienstfahrzeuge, wird die Umsatzsteuer sofort erstattet. Diese steuerliche Erleichterung bedeutet für Arbeitgeber einen nicht zu unterschätzenden geldwerten Vorteil. Dazu kommt der Bonus der Mitarbeiterbindung: Das Unternehmen spart Geld und sorgt gleichzeitig dafür, dass sich geschätzte und wichtige Mitarbeiter gewürdigt und an den Betrieb gebunden fühlen. Das wirkt der Fluktuation von Fachkräften entgegen.

Wer hier auf möglichst wenig umweltschädlicher Verbrenner oder gleich auf Elektrofahrzeuge setzt, kann zusätzlich Kfz-Steuern einsparen. Kurz gesagt: Je klimafreundlicher das Dienstfahrzeug, desto günstiger. Auch hierzu ein Beispiel: Die Kfz-Steuer für einen Audi Q3 (40 TDI quattro S tronic) mit einer CO2-Emission von 146g/km beträgt 292 Euro. Für ein Elektroauto, das keine CO2-Emissionen verursacht, fallen keine Kfz-Steuern an.

Zusammenfassung und Fazit

Für viele Unternehmen ist Mobilität ein notwendiges Arbeitsmittel, das sich schlicht nicht gänzlich wegstreichen lässt – wertneutral gesprochen. Allerdings sollte diese reine Notwendigkeit keine Ausrede sein, wie bisher gewohnt weiterzumachen. So, wie sich die allgemeine Mobilität derzeit im Wandel befindet, entstehen bald täglich neue Möglichkeiten, Althergebrachtes zu ersetzen. Fast immer lassen sich dadurch langfristig Kosten sparen. Es braucht nur (wie so häufig) den Willen zur Änderung – der sollte jedoch sowieso zum grundsätzlichen Mindset eines jeden Unternehmers gehören.

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