Mitarbeiter dringend gesucht! Neben dem zunehmenden Mangel an qualifizierten Fachkräften gibt es ein weiteres und ebenso grundlegendes Problem, warum Positionen in deinem Unternehmen unbesetzt bleiben: Viele deiner Stellenbeschreibungen sind hinsichtlich der Aufgaben wahrscheinlich zu starr aufgestellt und hat Folgen: Die richtigen Talente – und die gibt es nicht nur bei den Berufsanfängern, viele sind auch wechselbereit – bewerben sich nicht bei dir. Es wird Zeit, dass du die Vorteile horizontaler, agiler Arbeitsweisen gegenüber traditionelleren, hierarchischen Strukturen in der Personalabteilung ankommen lässt.

Sprechen wir über HR 2023, dann sprechen wir auch darüber, wie du horizontale Strukturen und autonome Teams entwickelst. Wie du Kommunikationswege zwischen Teammitgliedern verschiedener Abteilungen öffnest und Silos aufbrichst. Wie du deine Mitarbeiter dabei unterstützt, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und herauszufinden, wie sie sich in einer stärkenbasierten Struktur am besten einbringen können. Und wie du all diese Techniken nutzt, um die Innovation und Produktivität deiner Organisation anzukurbeln.

In diesem Beitrag soll es jedoch speziell um die Herausforderung von Stellenausschreibungen in horizontalen Systemen in Kombination mit agilen oder selbstorganisierten Arbeitsweisen gehen. Ein wesentlicher Schritt, den deine Personalabteilung in diese Richtung unternehmen könnte, ist die neue Definition starrer Positionen als eine Reihe von Rollen, die dein Unternehmen zu besetzen sucht.

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Positionsbezogene Arbeit und Recruiting

Soll in deinem Haus eine Position neu besetzt werden, enthalten Ausschreibungen vertraute Details wie einen formalen Titel, eine Beschreibung der Stelle, eine Liste von Verantwortlichkeiten und Aufgaben (die in der Regel bereits zum Zeitpunkt der Einstellung veraltet sind) und den Namen der Abteilung, der diese Position unterstellt ist. Und obwohl du das seit langem so gehandhabt hast, führt die Suche nach Mitarbeitern für starre Positionen in einer pyramidenartigen oder vertikalen Struktur in deiner und auch den meisten anderen Unternehmen zu unnötigem, bürokratischem Aufwand und Herausforderungen – vor allem, wenn du dich wirklich für Agilität und autonome Teamstrukturen einsetzt!

Eine Positionsbeschreibung spiegelt möglicherweise nicht genau wider, was die Person zu deinem Unternehmen beitragen soll. Ein Social Media Community Manager zum Beispiel kann mehr tun, als nur mit Menschen auf LinkedIn, Facebook oder Twitter kommunizieren. Er kann auch bei der Organisation von Veranstaltungen helfen oder Werbematerialien für dich entwerfen.

Versucht deine Personalabteilung nun, den Umfang dieser Stellenbeschreibung zu erweitern, um zu erfassen, was der Community Manager tatsächlich tut, kann das Dokument zu voll wirken, so dass es bei einer Bewertung der Leistung oder der Einstellung nicht mehr hilfreich ist. Es wird wahrscheinlich eine Überprüfung des Funktions- oder Gehaltsniveaus erforderlich machen und sicherlich mehr Fragen auf der administrativen Seite aufwerfen. Das Schlimmste ist jedoch, dass die Stellenbeschreibung, selbst wenn sie die Realität widerspiegelt, schon bald veraltet ist, wenn Projekte auslaufen oder das Fachwissen anderweitig benötigt wird.

Deine Herausforderung: Eine Stelle kann heute und in Zukunft Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfordern, die eine einzelne Person nicht erfüllen kann. Auf diese Weise wird die Stellenbeschreibung zu idealistisch. Deine Personalverantwortlichen suchen also nach Menschen mit Kompetenzen, die möglichst vielen dieser Bereiche entsprechen – ohne zu bewerten, was ein Kandidat ganzheitlich beitragen oder mit einer bestimmten starken Spezialisierung im Unternehmen bewirken könnte.

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Definition „rollenbasiertes Arbeiten“

Anstatt offene Stellen in Form von starren Positionen zu definieren, sollten deine Personalverantwortlichen und du selbst als Chef eine Rollenbeschreibung publizieren. Diese enthält den Titel der Rolle, z. B. Community Koordinator, den Zweck der Rolle und eine Liste der Aufgaben, die ausschließlich in den Bereich dieser Rolle und dieses Teams/Kreises fallen. Am Beispiel des Community Managers könnte der letzte Aspekt seiner Aufgabe – bei unternehmensweiten Veranstaltungen helfen – in eine neue Rolle aufgeteilt werden: Event Koordinator.

Ein Schlüssel dafür, dass Rollen mehr Flexibilität und Innovationsmöglichkeiten bieten, ist die Tatsache, dass sie im Gegensatz zu Positionen nicht 1:1 mit Teammitgliedern korrespondieren. Wie sieht das also in der Praxis aus, wenn du keine klare 1:1-Beziehung hast? Dein Mitarbeiter mit der Rolle des Community Koordinators muss sich nicht um Veranstaltungen kümmern; er könnte sich auf das Engagement in deinen firmeninternen sozialen Medien und auf etwas anderes konzentrieren – zum Beispiel Schulungen. Was du allerdings realsierein musst, ist, dass mehr als ein Teammitglied fähig ist, die Rolle des Community Koordinators zu übernehmen.

Anstatt sich überschneidende Aufgaben und Zuständigkeiten zu haben, können die Rollen deinen Teammitgliedern helfen, sich gegenseitig zu ergänzen und mehr Entscheidungsfreude zu zeigen.

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Bewährte Praktiken für die Umstellung auf rollenbasiertes Einstellen und Arbeiten

Der Prozess der Auflösung starrer hierarchischer Positionen in Rollen kostet Zeit und Mühe. Eine drastische Änderung einer Organisationsstruktur auf diese Weise macht sie komplexer, insbesondere wenn man bedenkt, dass eine Person mehrere Rollen innehaben kann, aber auch mehrere Personen dieselbe Rolle innehaben können. Auf der anderen Seite lohnt sich die Anstrengung, sich im Unternehmen auf die Transparenz und Flexibilität zu konzentrieren, die diese Rollen bieten.

Mit diesen 3 Tipps gelingt´s

• Erschaffe Kernrollen: Indem du einige Kernrollen festlegst, verhinderst du im Einstellungsprozess das Aufkommen von Verwirrung und Überlastung aufgrund der unnötig geschaffenen Komplexität. Nennen wir es Hauptrollen! Diese sollten ca. 2/3 deines Mitarbeiters in Anspruch nehmen, wenn es um seine Tätigkeiten geht. Das letzte Drittel ist dazu da, dein Unternehmen richtig kennenzulernen und in neue Rollen hineinzuwachsen. Diese teils selbstbestimmte Freiheit wird bei deinen Neulingen Leidenschaft und Begeisterung entfachen.

• Separiere jene Rollen und die Vergütungsdefinitionen: Fakt ist, dass in deinem Unternehmen wie in fast jedem anderen Angestellte sind, die sich rein wegen der höheren Gehaltsklasse auf eine Stelle bewerben. Prinzipiell solltest du das Gehalt nicht an der Komplexität oder Anzahl der Aufgaben festmachen, die deine Mitarbeiter erfüllen. Um das zu umgehen, solltest du Stufen und Funktionen für die Einstellung und Festlegung der Vergütung definieren. So können du und dein Personalmanagementteam sich beim persönlichen Gespräch auf die wirklichen Qualitäten des Bewerbers konzentrieren und ihr entscheidet letztendlich ehrlich zum Vorteil deines Unternehmens und eures Teams.

• Stelle wirklich rollenbasiert ein: Publiziere wirklich ALLE zu besetzenden Stellen. Nicht nur diese Basic-Ausschreibungen, sondern genaue Informationen wie etwa der durchschnittlich verlangte Aufwand. Deine Kandidaten können nämlich dann wählen, auf welche Rolle genau sie sich bewerben. Sie können aber auch ein „Rollenpaket“ auswählen und dann liegt es an dir und deinem Personalmanagementteam, sie je nach Skills für die passenden Positionen einzuteilen. So findest du wirklich deine Talente, die andere Unternehmen eben nicht eingestellt haben, bzw. die sich gegen deine Konkurrenz entschieden haben, weil ihnen deren Struktur zu starr war.

Wie du siehst, birgt rollenbasiertes Arbeiten spannendes Potenzial, um die Agilität deines Unternehmens zu pushen. Während du dich also auf die genaue Definition dieser Rollen und die notwendige Organisationsstruktur konzentrierst, plant deine Personalabteilung, wie sie diese Praktiken auf die Einstellung und andere Funktionen anwenden kann. Wie sagt man heutzutage? „Teamwork is dreamwork“.

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