Strategien für das Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne

Da sich Unternehmen an eine Arbeitsumgebung mit Fernzugriff anpassen, kann das Onboarding von Mitarbeitern eine Herausforderung sein. Die traditionelle Art und Weise, wie wir unsere neuen Mitarbeiter willkommen geheißen haben, gilt nicht mehr, und Unternehmen müssen kreative Lösungen finden, die es ihnen ermöglichen, neue Mitarbeiter einzustellen und gleichzeitig den Leitfaden der sozialen Distanzierung zu befolgen.

Definition von „Onboarding“

Onboarding ist der Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters oder Kunden in ein Unternehmen. In der Regel handelt es sich dabei um den ersten Schritt bei der Einführung einer Person in die Kultur, die Werte und die Erwartungen eines Unternehmens.

Onboarding kann eine Vielzahl von Aktivitäten umfassen, von der Bereitstellung von Informationen über das Unternehmen bis hin zur Unterstützung eines neuen Mitarbeiters bei der Anpassung an seine Aufgaben und sein Arbeitsumfeld.

Herausforderungen beim Onboarding aus der Ferne

Die jüngste globale Gesundheitskrise hat Unternehmen dazu gezwungen, ihre Belegschaft von Präsenz- auf Fernarbeit umzustellen. Diese Umstellung hat es den Unternehmen zwar ermöglicht, den Betrieb aufrechtzuerhalten und die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, aber sie hat auch eine Reihe von Herausforderungen für die Einarbeitung von Mitarbeitern aus der Ferne mit sich gebracht.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, sich dieser Probleme bewusst zu sein und Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass der Einarbeitungsprozess so erfolgreich wie möglich verläuft. Eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Eingliederung von Mitarbeitern an entfernten Standorten ist die Erstellung eines effektiven Schulungsprogramms. Wenn sich die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten befinden, kann es schwierig sein, während des Einführungsprozesses das gleiche Maß an Anleitung und Unterstützung zu bieten.

Eine weitere Herausforderung bei der Einarbeitung von Mitarbeitern aus der Ferne ist die Kommunikation. Bei der persönlichen Kommunikation können Menschen problemlos Fragen stellen, erhalten Antworten in Echtzeit und können schneller Beziehungen zu anderen aufbauen als bei virtuellen Interaktionen.

Die meisten Mitarbeiter gewöhnen sich beispielsweise an eine bestimmte Bürodynamik, z. B. wann es angemessen ist, in Meetings das Wort zu ergreifen, und wann es besser ist, dies nicht zu tun. Diese Nuancen sind für neue Mitarbeiter schwer zu verstehen, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Daher sollten sich Arbeitgeber bemühen, sie klar zu erklären, damit sich alle Beteiligten bei Gesprächen wohl fühlen.

Planen Sie den Onboarding-Prozess im Voraus

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie einen effektiven Einführungsprozess planen können:

1. Entwickeln Sie einen Onboarding-Plan

Der erste Schritt bei der Planung eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses besteht darin, einen Onboarding-Plan zu entwickeln. Der Plan sollte darlegen, welche Aktivitäten während des Onboarding-Prozesses stattfinden, wer an jeder Aktivität beteiligt ist und wie lange jede Aktivität dauern wird.

• Weisen Sie Mentoren zu

Die Zuweisung von Mentoren kann sowohl für erfahrene Mitarbeiter als auch für Neueinsteiger von Vorteil sein. Erfahrene Mitarbeiter können ihr Wissen darüber weitergeben, wie die Dinge im Unternehmen funktionieren, während Neulinge davon profitieren können, dass sie jemanden haben, an den sie sich mit Fragen oder Ratschlägen wenden können, um sich schneller an ihre neue Rolle oder Umgebung anzupassen.

• Planen Sie Schulungssitzungen

Schulungen für neue Mitarbeiter sind unerlässlich, um sie schnell und effizient mit bestimmten Prozessen oder Technologien im Zusammenhang mit ihren Aufgaben vertraut zu machen.

• Erstellen Sie Onboarding-Checklisten

Die Erstellung von Onboarding-Checklisten hilft sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte in den Prozess einbezogen werden, damit in dieser wichtigen Übergangsphase für neue Mitarbeiter nichts vergessen wird.

• Regelmäßig nachfassen
  Stellen Sie sicher, dass Sie sich während der Einarbeitungszeit regelmäßig mit den neuen Mitarbeitern austauschen. Regelmäßiges Nachfassen fördert die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, fördert die offene Kommunikation, ermöglicht es den Vorgesetzten, die Fortschritte der Mitarbeiter zu bewerten, bei Bedarf zusätzliche Hilfestellung zu geben, Erfolge zu feiern, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und sicherzustellen, dass alle Verwaltungsunterlagen ordnungsgemäß ausgefüllt werden.

Ermitteln Sie die für neue Mitarbeiter verfügbaren Ressourcen

Einer der wichtigsten Aspekte des Onboarding ist die Identifizierung von Ressourcen, die neuen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Diese Ressourcen sollten hilfreiche Informationen über die Stelle, die Unternehmensrichtlinien, Branchentrends und mehr enthalten. Das Ziel ist es, neuen Mitarbeitern zu helfen, sich schnell einzuarbeiten, damit sie einen effektiven Beitrag zu ihrem Team leisten können.

Hier sind einige wichtige Ressourcen, die Arbeitgeber während des Onboardings zur Verfügung stellen sollten:

• Schulungsmaterial

Um sicherzustellen, dass neu eingestellte Mitarbeiter über das nötige Rüstzeug verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen, sollten Arbeitgeber ihnen Schulungsmaterialien wie Handbücher, Präsentationen oder Videos zur Verfügung stellen, in denen Prozesse und Verfahren für die korrekte Erledigung von Aufgaben erläutert werden.

• Vorstellung der Teammitglieder

Es ist wichtig, dass sich Teams schnell zusammenfinden, damit alle vom ersten Tag an effizient zusammenarbeiten können. Arbeitgeber sollten neuen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Kollegen über Einführungs-E-Mails oder Videochats kennenzulernen, bevor sie vor Ort eintreffen, damit sie sich später bei einem persönlichen Treffen wohl fühlen.

• Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle Richtlinien und Verfahren kennen, die sich darauf auswirken können, wie sie bestimmte Situationen am Arbeitsplatz angehen oder mit Kundenanfragen oder Beschwerden umgehen. Diese Informationen sollten schriftlich vorliegen, zusammen mit allen relevanten Formularen, die vor Aufnahme der Arbeit im Unternehmen unterschrieben werden müssen.

• Informationen über die Branche

Um auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unerlässlich, sich über Branchennachrichten und -aktualisierungen auf dem Laufenden zu halten – vor allem, wenn Ihr Unternehmen mit neuen Technologien oder innovativen Produkten/Dienstleistungen arbeitet, die durch Veränderungen in der Branche schnell in Frage gestellt werden könnten!

Wenn Sie neuen Mitarbeitern Zugang zu Branchen-Newslettern oder anderen relevanten Informationsquellen gewähren, bleiben sie auf dem Laufenden und können sich im Laufe der Zeit auch schneller in die ihnen zugewiesenen Projekte/Aufgaben einarbeiten.

Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten wie Gruppenchats und virtuelle Happy Hours

Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten wie Gruppenchats und virtuelle Happy Hours erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da Unternehmen immer mehr ihrer Tätigkeiten online abwickeln. Diese Aktivitäten können dazu beitragen, die Kameradschaft unter den Kollegen zu stärken und ihnen die Möglichkeit geben, auf unterhaltsame und ansprechende Weise miteinander in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten.

Virtuelle Aktivitäten tragen zudem dazu bei, Barrieren zwischen Kollegen abzubauen, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, in einer informellen Umgebung miteinander zu interagieren und gleichzeitig produktiv an ihren Arbeitsaufgaben zu arbeiten. Für diejenigen, die asynchrone Kommunikationsmethoden bevorzugen, gibt es auch viele Möglichkeiten, wie sich Teams engagieren können, ohne sich persönlich zu treffen.

Denken Sie darüber nach, „digitale Kaffeeklubs“ zu gründen, in denen die Teammitglieder den ganzen Tag über interessante Artikel oder lustige Memes austauschen können – was auch immer die Verbindung zwischen allen hält! Gemeinsame Projekte wie das Entwerfen von T-Shirts oder die Einrichtung gemeinsamer Arbeitsbereiche im Internet können Teams auch dann zusammenschweißen, wenn sie während der Arbeitszeit nicht physisch zusammen sind.

Letztendlich sollten virtuelle Teambuilding-Aktivitäten Spaß machen und zum Aufbau von Beziehungen zwischen Kollegen beitragen, egal wo auf der Welt sie sich befinden! Diese Aktivitäten stärken nicht nur die Kameradschaft unter Ihren Teammitgliedern, sondern führen auch zu einer besseren Zusammenarbeit, von der Ihr Unternehmen langfristig profitieren wird. Warum probieren Sie es also nicht aus?

Überwachen Sie die Leistung der Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen

Die Überwachung der Mitarbeiterleistung während des Onboarding-Prozesses ist für jedes erfolgreiche Unternehmen entscheidend. Sie stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Erwartungen erfüllen und ihr Bestes geben, damit das Unternehmen seine Ziele erreichen kann.

Eine konsequente, zuverlässige und systematische Vorgehensweise trägt dazu bei, Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufzubauen, was letztlich zu einer besseren Arbeitszufriedenheit und einer höheren Produktivität führen kann.

Der Onboarding-Prozess sollte sowohl informelle als auch formelle Methoden zur Beurteilung der Mitarbeiterleistung umfassen. Informelle Beurteilungen umfassen Beobachtung, Feedback und Gespräche mit dem Mitarbeiter über seine Fortschritte in regelmäßigen Abständen.

Bei der Überwachung der Mitarbeiterleistung während des Onboardings ist es wichtig, sowohl die individuelle als auch die Teamleistung zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter müssen nach ihren individuellen Beiträgen bewertet werden, aber auch danach, wie sie sich in die Gesamtstruktur des Teams einfügen. So können Sie sicherstellen, dass jeder Einzelne auf sinnvolle Weise zum Erfolg des Teams beiträgt.

Es ist auch wichtig, den Mitarbeitern während des Einführungsprozesses Feedback zu ihrer Leistung zu geben. So erhalten sie Hinweise auf Bereiche, in denen sie sich möglicherweise verbessern müssen, und können die Erwartungen an ihre Rolle besser verstehen. Das Feedback sollte zeitnah, direkt, spezifisch und nicht wertend sein, mit den Unternehmenswerten übereinstimmen und sich darauf konzentrieren, den Mitarbeitern zu helfen, sich weiterzuentwickeln, anstatt sie für Fehler zu kritisieren, die sie auf ihrem Weg machen.

Fazit

Insgesamt ist das Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne eine anspruchsvolle Aufgabe, die sorgfältige Überlegungen und Planung erfordert. Es ist wichtig, eine persönliche Erfahrung für Remote-Mitarbeiter zu schaffen, indem man ihnen einen effektiven Onboarding-Plan zur Verfügung stellt, der klare Ziele, geeignete Schulungsmaterialien und fortlaufende Unterstützung umfasst. Wenn Sie diese Strategien befolgen, können Unternehmen neue Mitarbeiter erfolgreich einbinden und ihren erfolgreichen Übergang an den Arbeitsplatz sicherstellen.