Wie gut funktioniert digitales Onboarding?

Digital statt persönlich lautete pandemiebedingt in den Unternehmen das Gebot der Stunde. Auch Onboardings fanden fast ausschließlich virtuell statt. Allen Unkenrufen zum Trotz haben die Betriebe gute Erfahrungen damit gemacht. Digitales Onboarding hat sich bewährt und das Potenzial, zukünftig weiterhin eine Rolle zu spielen.

Ein gutes Onboarding in Corona-Zeiten, geht das? Ja, das geht! Der Future Talents Report zeigt: Mut und Arbeitseinsatz zahlen sich aus! Die Umfrage unter PraktikantInnen bestätigt, dass Unternehmen auch während der Pandemie ihre Möglichkeiten umfassend genutzt haben. 95 Prozent der 3.199 Befragten haben trotz Corona-Zeiten irgendeine Form des Onboardings erhalten. Allerdings haben sich die Instrumente verändert.

Während klassische Onboarding-Maßnahmen wie Vorstellungsrunden oder Werksführungen kaum angeboten wurden, haben viele Unternehmen auf Welcome-Pakete gesetzt. Das kam bei der jungen Generation gut an und wurde als Zeichen der Wertschätzung empfunden. Mein Tipp an die Unternehmen: Sie sollten an dieser Entwicklung festhalten und junge Talente bereits vorab oder am ersten Arbeitstag mit einem kleinen Paket willkommen heißen. Das bringt Pluspunkte und schafft Commitment.

Laut Umfrage, sind die PraktikantInnen mit der digitalen Kommunikation im Unternehmen zufrieden. Trotz Corona und reduzierter Präsenz machen die Unternehmen demnach einen guten Job. Sie kommunizieren klar, bieten Feedbackmöglichkeiten und haben eine Willkommenskultur etabliert.

Einzig die soziale Interaktion komme zu kurz. Doch auch der Austausch unter den KollegInnen kann digital möglich gemacht werden und ist für eine erfolgreiche und möglichst schnelle Integration und Einarbeitung der KandidatInnen in ihr neues Arbeitsumfeld wesentlich. Richtig angegangen ist digitale Kommunikation kein Hindernis, sondern Fortschritt und Chance. Daher sollte HR beim Thema Onboarding Verantwortung übernehmen und mehr Wert auf standardisierte Prozesse legen. Die Gunst der Stunde darf nicht ungenutzt bleiben.

Grundsätzlich kann ein Unternehmen alle Tätigkeiten, die später in einem virtuellen Setting stattfinden können, digital onboarden. Entscheidend für den Erfolg eines digitalen Onboardings ist die Haltung und Bereitschaft der neuen MitarbeiterInnen und der Führungskräfte im Betrieb. Digital Natives, wie die Generationen Gen-Y und Gen-Z, sind bereit für den digitalen Umbruch. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Führungskräfte dazu bereit und vor allem in der Lage sind, auf Distanz zu führen.

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Tipps für das digitale Onboarding

Ein strukturiertes digitales Onboarding sollte die fachlichen und sozialen Aspekte des Onboardings umfassen. Voraussetzung ist selbstverständlich das rechtzeitige Bereitstellen der benötigten Hard- und Software. 

Fachliches Onboarding

1. Neue ArbeitnehmerInnen sollten sich problemlos in Mitarbeiterplattformen einloggen können, auf E-Learning-Tools zugreifen und Checklisten mit To Do‘s sehen, die sie in den ersten Tagen zu erledigen haben.
2. Lade Neuankömmlinge zu einem digitalen Welcome Training ein. Dort erfahren sie mehr über Unternehmenswerte und Strukturen, über Systeme und Programme des Unternehmens und können sich mit ihren Aufgaben vertraut machen.
3. Stelle den neuen MitarbeiterInnen eine/n MentorIn zur Seite. Er/Sie ist Teil des Teams und für die fachliche Einarbeitung zuständig.
4. Biete virtuelle Project Talks mit erfahren SpezialistInnen aus deinem Unternehmen an. Hier werden innovative Ideen und Lösungen vorgestellt, die den Neuen helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern, neue Ideen zu entdecken und mit ExpertInnen aus dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Soziales Onboarding

1. Hilfreich ist ein Buddy. Dieser gehört ebenfalls zur Abteilung und kümmert sich um die soziale Integration neuer KollegInnen.
2. Die Führungskraft sollte nach den ersten Tagen per Videokonferenz ein Check-In-Gespräch mit dem/r neuen MitarbeiterIn führen. Das stellt den Kommunikationsfluss sicher und sorgt für Transparenz. Folgende Fragen können hier zur Sprache kommen: Wie war die erste Woche? Was hat dir an unserem Onboarding-Prozess gefallen?  Was kann ich als Führungskraft tun, um dich besser in deine Rolle zu bringen?
3. Lass das Teamgefühl nicht zu kurz kommen und lade neue ArbeitnehmerInnen zu digitalen Breakout-Sessions ein, wie die digitale Kaffeepause, Team-Hangouts oder Afterwork-Meetings.
4. Richte Gruppenchats ein, damit neue MitarbeitInnen eine niedrigschwellige Plattform nutzen können, um sich mit KollegInnen untereinander auszutauschen.

Die Vorteile eines guten digitalen Onboardings liegen auf der Hand: Nur wer sich gut aufgehoben fühlt, geht eine neue Position motiviert an. Je mehr Wertschätzung jemand erfährt, desto sicherer agiert er fachlich und integriert sich schneller ins Unternehmen.

Es steht außer Zweifel: Auch über die Pandemie hinaus wird das digitale Onboarding eine Rolle spielen. Wenn es um das fachliche Onboarding geht, kann und sollte dies in Zukunft digital stattfinden, da es ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen ein Höchstmaß an Flexibilität bietet.

Das soziale Onboarding hingegen, bei dem es um den Aufbau von persönlichen Kontakten zu KollegInnen, Vorgesetzten und KundInnen geht, wird sich, soweit möglich, wieder am Arbeitsplatz abspielen. Daher sollten Unternehmen digitales Onboarding keinesfalls als Zeiterscheinung begreifen, sondern vielmehr als den Beginn eines strategischen Umbruchs nutzen.