Zu viele Meetings? 3 mutige Fragen, die helfen!

Es ist Montagmorgen und du beginnst deinen Tag mit einem Blick in deinen Terminkalender. Als du die kommenden Tage überprüfst, stellst du fest, dass du wieder einmal zu viele Meetings hast und sich Termine überschneiden. Das ist für dich und für dein Unternehmen zur Normalität geworden.

• Wie kann man von dir erwarten, an zwei Orten gleichzeitig zu sein?
• Und wenn du dich für das eine Meeting entscheidest, was ist dann der Preis für deine Entscheidung?
• Wie zeitintensiv sind Erklärungen, warum du an einem Meeting nicht teilnehmen kannst, oder die Suche nach Informationen aus dem Meeting, das du verpasst hast?
• Und wie oft sitzt du in Meetings, die langweilig oder irrelevant für dich sind?

EXTRA: Furchtbares Meeting? Das kannst du dagegen tun!

Vielleicht ist es für dich an der Zeit, ein paar Fragen zu stellen und mutige Maßnahmen zu ergreifen, die nötig sind, um den Status Quo zu hinterfragen und einige Meetings zu eliminieren – für dich und deine KollegInnen. Dabei kannst du mit diesen 3 Fragen beginnen:

Wenn du der Organisator eines Meetings bist

1. Brauchst du das Meeting?

Ist es einfach ein Routine-Meeting, das in seiner jetzigen Form seinen Zweck nicht mehr erfüllt? Gibt es einen effizienteren Weg, um Informationen zu verteilen oder einen Konsens zu erzielen? So können zu Beispiel Umfragen oder Videobotschaften sinnvoller sein.

2. Sind die richtigen Personen in dem jeweiligen Meeting?

Zu viele TeilnehmerInnen machen das Meeting unübersichtlich. Dadurch werden nicht unbedingt die besten Entscheidungen. Frage dich daher, ob du mehr als eine Person aus der gleichen Abteilung im Meeting benötigst. Sind Personen anwesend, die in der Vergangenheit zwar eingeladen wurden, aber eigentlich keine aktive Rolle spielen? Und kannst du Notizen an diejenigen verteilen, die nicht für eine Entscheidung benötigt werden?

EXTRA: In 5 Schritten das Meeting oder Projekt visualisieren

Wenn du zu einem Meeting eingeladen wurdest

3. Warum nimmst du teil?

Ist dein Ego der einzige Grund? Vielleicht kann die Teilnahme auch an jemanden delegiert werden, der davon profitieren kann, etwas zu lernen, was du bereits weißt. Oder kannst du fragen, ob Notizen verteilt werden können? Hast du den Mut, die Einladung abzulehnen, damit du das, was wichtig ist in den Vordergrund stellst?

Wenn du dir diese Fragen stellst, verschaffst du dir und deinen KollegInnen Freiraum, indem du Meetings absagst oder die Effektivität eines Meetings erhöhst. Wirf also noch einmal einen Blick auf deinen Kalender für diese Woche. Wo ist eine Gelegenheit, ein Meeting abzusagen oder zu verändern? Sei mutig!

Dieser Artikel wurde von Janice Marturano auf Englisch verfasst und am 08.Juni 2021 auf www.forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.