2020 durchstarten: 5 einfache Tipps für effektivere Meetings

Laut Havard Business Review verbringen Führungskräfte, Vorgesetzte und Mitarbeiter bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings. Schlüsselt man diese Zahl auf, zeigt sich folgendes:

• 15 % der Gesamtzeit eines Unternehmens entfallen auf Meetings
• 35 % der Zeit eines Vorgesetzten wird in Sitzungen investiert
• bis zu 50 % der Zeit verbringt eine Führungskraft in Besprechungen

Das ist eine unglaubliche Menge.

Wenn diese Meetings wertschöpfend, effektiv und angenehm wären, wäre das kein Problem. Aber das sind sie nicht. Viele Meetings werden als Misserfolg und Zeitverschwendung angesehen. Sie gehören zu den größten Zeitfressern im Büro.

Dementsprechend ist es nicht überraschend, dass sich der beliebteste Artikel der McKinsey Top 10 für 2019 damit beschäftigt, wie man bessere Meetings plant. Um in 2020 gut durchzustarten, solltest du also damit beginnen bessere Meetings abzuhalten.

Das Problem bei vielen Meetings liegt an ihrem immerwährenden Trott:

Wir treffen uns, weil wir das tun, und wir treffen uns so, wie wir es tun, weil wir es immer getan haben.

Aber die Welt, in der wir leben, ordnet sich keinem Trott und keiner Gewohnheit unter. Sie ist dynamisch und verlangt ständig nach unterschiedlichen Antworten. Das bedeutet, dass auch Meetings nicht gewohnheitsmäßig sein können. Unterschiedliche Themen verlangen nach:

• unterschiedlichen Personen, die sich einbringen
• unterschiedlichen Sitzungszeiten
• unterschiedlichen Ergebnissen

Deshalb müssen Besprechungen auf das zugeschnitten sein, wofür sie organisiert werden.

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In Anlehnung an den McKinsey-Artikel gibt es einfache Möglichkeiten, Meetings wesentlich effizienter und müheloser zu gestalten. Bei der Vorbereitung solltest du die folgenden fünf Tipps beachten:

1. Worüber wollt ihr sprechen?

Wenn es nichts zu besprechen gibt, ist ein Treffen nicht notwendig. Deshalb sollte bei jedem Meeting klar sein, was die Themen und der Zweck des Treffens sind. Das macht sie:

• zielgerichtet
• zielorientiert
• nicht gewohnheitsmäßig
• gesprächsorientiert

Stelle sicher, dass es eine Tagesordnung gibt, die im Voraus verschickt wird. Somit weiß jeder, was der Zweck der Besprechung ist. Achte auch darauf, dass du dich an diese Agenda hältst und nicht in breiten oder endlosen Diskussionen endest.

2. Wen willst du einladen?

Lade nur die Personen ein, die notwendig sind. Nicht mehr und nicht weniger. Wer ist für eine Entscheidung oder Handlung bezüglich des Themas notwendig? Nur diese Personen sollten anwesend sein. Zusätzliche Personen, die nicht benötigt werden, verlieren das Interesse. Sie verbringen ihre Zeit mit dem Lesen von E-Mails, was das Treffen für sie zu einer Zeitverschwendung macht.

Andererseits bleibt das Treffen auch dann ergebnislos, wenn wichtige Personen fehlen. Das macht das Meeting für alle zu einer Zeitverschwendung.

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Widerstehe also der Versuchung, dass sich immer das gesamte Team trifft. Es bringt nichts, mehr Leute einzuladen „nur um sicher zu gehen“ oder trotzdem ein Meeting zu halten, obwohl wichtige Personen nicht anwesend sind.

3. Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Der Zeitpunkt der Sitzungen ist wichtig. Wenn sie zu früh abgehalten werden, könnten nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Dadurch sind alle Entscheidungen vorläufig und wiederholen sich bei dem nächsten Treffen häufig.

Andererseits geht durch eine zu späte Abhaltung ein großer Teil des Nutzens der Meetings verloren, da die Entscheidungen bereits an anderer Stelle getroffen wurden. Richte daher die Zeit gut ein und plane die Sitzungen im Voraus, wenn sie gebraucht werden und nicht einfach, wenn es angebracht ist.

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4. Wie lange soll das Meeting dauern?

Manche Besprechungen ziehen sich wie ein alter Kaugummi. Dies liegt an dem schlechten Zeitmanagement, welches zum Teil das Ergebnis der Nichtbeachtung der drei vorangegangenen Tipps ist. Wenn diese befolgt werden, verringern sich die Chancen auf solche Treffen erheblich.

Aber auch die Zeitmessung ist etwas, das eine gesonderte Aufmerksamkeit verdient. Entscheide dich daher im Vorfeld, wie lange ein Meeting dauern soll und halte dich daran. Gehe gut mit der Zeit um und plane Besprechungen möglichst nicht länger als eine Stunde, um nicht den Fokus und das Tempo zu verlieren.

5. Beende die Besprechung mit einer Aktion

Viele Meetings sind unwirksam, weil nicht klar ist, welche Folgen sie haben. Die Leute haben eine Stunde lang geredet und verlassen dann die Besprechung, um andere Dinge zu tun. Aber Meetings werden in der Regel nicht um des Meetings willen organisiert.

Natürlich haben sie auch eine soziale Rolle, aber die meisten Treffen finden statt, um Entscheidungen zu fällen. Du möchtest schließlich, dass deine Mitarbeiter außerhalb des Meetings handeln. Stelle daher sicher, dass jedes Treffen mit klaren Aktionspunkten an einem Datum endet und benenne jemanden, der dafür verantwortlich ist.

Es ist in erster Linie die Aufgabe des Organisators des Meetings, dafür zu sorgen, dass diese Tipps befolgt werden. Es liegt jedoch in der Verantwortung aller, dass diese Art der Besprechung zur normalen Arbeitsweise in der Organisation wird.

Dieser Artikel wurde von Jeroen Kraaijenbrink auf Englisch verfasst und am 07.01.2020 auf forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können.

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