In 5 Schritten das Meeting oder Projekt visualisieren

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In 5 Schritten das Meeting oder Projekt visualisieren!
© Edutrainment Company

Du planst eine neue Weiterbildungsmaßnahme für deine Mitarbeiter, ein Projekt zur Team- oder Produktentwicklung, zur Verbesserung der Kundenbindung oder zur Absatzsteigerung? Im Idealfall beginnt deine Lösungsentwicklung mit einem Kick-off-Meeting – alle Entscheider und Beteiligten kommen dafür zusammen.

Aber Vorsicht! Werden hier die Weichen falsch gestellt und ein Projekt schief auf die Spur gesetzt, ist eine nachträgliche Korrektur oft mühsam und zeitaufwendig. Vermeide diese Gefahr! Nutze ein großflächiges Template (eine Vorlage, die mit Inhalt gefüllt wird),um deinem ersten Treffen eine ideale Struktur zu geben. Dadurch folgt auch dein neu entstehendes Konzept von Beginn an einer sinnvollen Systematik.

Der Auftakt eines jeden Projektes prägt die Erwartungen der Mitarbeiter und ggf. deiner Kunden.

Jeder Einzelne trifft zu diesem Zeitpunkt eine Vorentscheidung, welche Erfolgschancen er dem Projekt einräumt, welche Bedeutung er ihm persönlich beimisst und wie sehr er sich engagieren wird.

Ursprünglich entwickelt wurde die unten abgebildete Vorlage, um ein Trainingsprogramm aufzusetzen. Sie eignet sich aber nicht nur als Strukturierungshilfe für das Design von Weiterbildungsmaßnahmen, sondern sie lässt sich auf zahlreiche Konzeptionsarbeiten im Unternehmen übertragen. Probiere es aus!

Vorlage zur Konzeption von Projekten

In 5 Schritten das Meeting oder Projekt visualisieren!
(zum Vergrößern anklicken)

Projektplanung: So kommst du ans Ziel

Gab es im Vorfeld der Besprechung schon wichtige Vereinbarungen und Informationen, ist es sinnvoll, dass der Projektverantwortliche eine kurze Zusammenfassung vorträgt. Gibt es im CRM-System schon einen Bericht zur Bedarfsermittlung oder weitere Vorgaben, sollten auch all diese vorher von allen Beteiligten wirklich gelesen und verarbeitet werden.

Kleiner Tipp: Ein neuer Trend zum Thema Meetingmanagement besteht darin, dass alle Teilnehmer zu Beginn des Treffens, im Konferenzsaal, das notwendige Material zur Vorbereitung lesen. Nicht gerade revolutionär, aber eben sinnvoll.

In dieser ersten großen Zusammenkunft muss noch keine fertige Lösung für das Projekt entwickelt werden. Aber: Trage alle wichtigen Fakten zusammen und rege ein erstes Brainstorming an. So sammelst du Ideen, die sich später verfeinern lassen.

EXTRA: 10 Tipps für stressfreies Projektmanagement

Auf den ersten Blick wirkt das abgebildete Template relativ simpel. Auf den Einsatz vor Ort kommt es an. Hier die wichtigsten Tipps für die richtige Verwendung in deinem nächsten Konzeptionsmeeting:

1. Die Zeitplanung

Die gesamte, zunächst grobe Zeitplanung:

  • Deadlines
  • Meilensteine
  • fixierte Termine des Projekts

All das gehört, möglichst aussagekräftig visualisiert, in den Zeitstrahl, der sich horizontal über die gesamte Fläche erstreckt.

2. Die Rahmenbedingungen

Im äußeren Feld werden alle Rahmenbedingungen gesammelt:

  • Zeit
  • Stakeholder
  • Budget
  • örtliche Gegebenheiten

Relevant für eine Personalentwicklungs- oder Weiterbildungsmaßnahme können beispielsweise sein: die Einführung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung sowie die Umstrukturierung der Personalressourcen. Das wird unübersichtlich? Deswegen werden sie ja hier geordnet und visualisiert.

3. Die Vorgaben des Konzepts

Aus allen möglichen Unternehmensbereichen musst du Vorgaben für das entstehende Konzept beachten. Sammle diese auf der linken Seite des mittleren Kreises.

4. Alle Ideen & Fragen sammeln

  • Wie könnte die Umsetzung aussehen?
  • Was ist möglich?
  • Auf welche Weise?
  • Wer ist zuständig?

Erste Ideen zu all diesen Fragen werden auf der rechten Seite gesammelt und erst im nächsten Schritt den Vorgaben in der linken Hälfte des mittleren Kreises gegenübergestellt.

5. Die Umsetzung

  • Kundenbindung
  • Absatzsteigerung
  • Teamentwicklung
  • Produktentwicklung

Damit das Ziel deines Projektes nie aus den Augen gerät: Halte es im Zentrum des Templates fest. Bei dem Konzept für eine Weiterbildungsmaßnahme werden hier auch alle Informationen über die Zielgruppe des Trainings gesammelt.

Projektvisualisierung: Deine 5-Punkte-Checkliste

In 5 Schritten das Meeting oder Projekt visualisieren!Mit einem solchen effektiven Moderationsfahrplan verhinderst du, dass die üblichen Verdächtigen ausschweifende Reden halten, die mit dem aktuellen Projekt nichts zu tun haben.

Gleichzeitig kannst du introvertierte Mitarbeiter, die ihre berechtigten Einwände zu einem Punkt sonst vielleicht nur mit einem fragenden Blick signalisieren, gezielt einbeziehen. Verteile die Rollen für das Aufschreiben und Aufhängen der einzelnen Punkte an zurückhaltende Teammitglieder.

So steigt die Chance, dass auch deren, meist wohlüberlegter, Input festgehalten wird. Nutze elektrostatische Notizen, die du während der Diskussion leicht verschieben und neu anordnen kannst.

Der Mensch denkt in Bildern

Wir leben in einer Zeit immer ausgefeilterer digitaler Visualisierungen, doch seit einigen Jahren feiert die analoge, unperfekte Visualisierung durch selbst gezeichnete Bilder eine fröhliche Wiedergeburt. Denn:

Ein selbstgezeichnetes Bild hinterlässt andere Spuren im Gehirn als eine noch so schöne Folie.

Und: Kritzeln kann jeder. Der Mensch konnte schon zeichnen, bevor es die Wortsprache gab. Es geht dabei gar nicht um Talent und Schönheit, sondern um die Illustration unserer Gedanken, ein besseres Memorieren von Inhalten und eine leichte Verständigung untereinander.

In 5 Schritten das Meeting oder Projekt visualisieren!
So könnte eine ausgefüllte Vorlage nach einer erfolgreichen Visualisierung aussehen.

Nutze das Potenzial, dass Menschen in Bildern denken, und visualisiere zentrale Punkte auf dem Template durch Skizzen. So reicht ein Blick und alles Wichtige ist erfasst. Weil dabei nicht nur der Kopf, sondern auch die Emotionen der Betrachter angesprochen werden, hinterlässt das Meeting eine nachhaltige Wirkung. Über Abbildungen herrscht zudem schneller Einigkeit. Die Sitzung verliert sich nicht in Diskussionen um einzelne Formulierungen.

Ergebnis für alle sichtbar machen

Und noch ein Tipp: Hänge das ausgefüllte Template (eine Vorlage kannst du dir hier kostenlos herunterladen) nach der Projektsitzung für alle sichtbar auf. So bleiben alle Beteiligten im Fluss und können sich immer wieder und ohne viel Aufwand über Eckpunkte und Deadlines informieren.

In Meetings ohne Strukturhilfe werden gute Ideen durch die chaotische Aneinanderreihung von Redebeiträgen oftmals nicht festgehalten und verpuffen wieder. Das kannst du mit Hilfe einer Vorlage vermeiden. Die Nutzung eines Konzeptions-Templates liefert dir damit klare Vorteile: Dein Meeting wird von Beginn an klar gliedert. Sowohl die Rahmenbedingungen als auch die Teilschritte und Ergebnisse werden visuell veranschaulicht.

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Albrecht Kresse
Albrecht Kresse ist Experte, Speaker und Autor für innovative Personalentwicklung. Als Gründer und Geschäftsführer der edutrainment company entwickelt er mit seinem Team maßgeschneiderte Lösungen für deutsche Weltmarktführer im Mittelstand und internationale Konzerne. Viele begeisterte Kunden und zahlreiche Auszeichnungen bestätigen den Erfolg des Edutrainment-Konzepts.

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