In der Wirtschaft finden ERP-Systeme heutzutage flächendeckend Anwendung. Sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Systeme kommen zum Einsatz, um sämtliche organisatorische Prozesse in einem Unternehmen zu erfassen, was eine Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringt. Ein solches System lohnt sich für manche Firmen mehr, für andere weniger. Da der Funktionsumfang einer ERP-Software durchaus vielfältig und komplex ist, erläutern wir in diesem Artikel kurz, welche Vorteile diese für einen Betrieb mit sich bringt und erklären, für welche Betriebe der Einsatz eines ERP-Systems besonders sinnvoll ist.

Was ist ein ERP-System und welche Vorteile bringt es mit sich?

Die Aufgabe eines ERP-Systems ist es, einen Betrieb bei der Verwaltung zu unterstützen. Die Nutzung einer Software dieser Art bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Beispielsweise ist es dadurch möglich, dass verschiedene Abteilungen eines Betriebes auf einen gemeinsamen Datenspeicher zugreifen können, was die interne Kommunikation immens erleichtern kann. Insbesondere bei Cloud-ERP-Systemen haben Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice die Möglichkeit, auf firmeninterne Daten zuzugreifen. Je nach Größe des Unternehmens und individuellen Bedürfnissen kann es sinnvoll sein, eine anpassbare ERP-Software zu verwenden.

Weiterhin decken ERP-Systeme gleich mehrere wichtige Geschäftsbereiche wie den Einkauf oder die Buchhaltung ab. So ist es nicht mehr erforderlich, für jeden Geschäftsbereich ein eigenes System oder Programm zu haben. Zusammenfassend kann man sagen, dass eine ERP-Software nicht nur Arbeitswege verkürzt und eine einheitliche Datenbasis schafft, sondern auch Prozesse im Unternehmen optimiert, für mehr Effizienz sorgt, die Kommunikation der Mitarbeiter im Unternehmen erleichtert und zusätzlich den Austausch mit Ämtern vereinfacht, da eine ERP-Software ebenfalls dazu in der Lage ist, Transaktionen in elektronischer Form an das Statistische Bundesamt zu melden, sofern dies aufgrund des Exportvolumens notwendig ist.

Für welche Firmen macht der Einsatz einer ERP-Software Sinn?

Neben den zahlreichen Vorteilen hat der Einsatz einer ERP-Software auch einige Nachteile, weshalb die Software nicht für jeden Betrieb infrage kommt. So ist es beispielsweise erforderlich, bei der Einführung einer Software dieser Art eventuell neue Server anzuschaffen sowie die Mitarbeiter mit der Software vertraut zu machen, was einen hohen Kosten- und Zeitaufwand mit sich bringen kann. Ebenso gibt es Unternehmensmodelle wie die Dienstleistungsbranche, die bis zu einer gewissen Unternehmensgröße kein ERP-System benötigen. Ist es ab einem bestimmten Zeitpunkt jedoch im Dienstleistungsunternehmen nötig, die Daten einer sehr hohen Anzahl an Mitarbeitern und mehreren Standorten zu vereinen, kann die Anschaffung einer ERP-Software in Erwägung gezogen werden. In der Regel kann man sagen, dass ein Betrieb die Einführung eines ERP-Systems dann in Betracht ziehen sollte, sobald die internen Prozessstrukturen der wachsenden Komplexität der Unternehmensumgebung nicht mehr gerecht werden. Betriebe welcher Art besonders von einer ERP-Software profitieren, erfahren Sie im Folgenden.

Im Einzelhandel

ERP-Systeme sind besonders vorteilhaft für den Einzelhandel. Das System ist dazu in der Lage, Eingangsrechnungen automatisch zu kontrollieren und diese mit dem verfügbaren Lagerbestand sowie den Preisen abzugleichen. Neben dieser hilfreichen Funktion, die den Aufwand bei der Warenverwaltung auf ein Minimum verringert, verfügen die meisten ERP-Systeme über viele weitere nützliche Funktionen. Im Einzelhandel kann das System sämtliche Bestellungen, Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge und Lagerbewegungen erfassen sowie dokumentieren. Auf diese Weise hat man eine detaillierte Übersicht der laufenden Geschäftsprozesse.

Ebenso kann ein ERP-System bei der Finanzbuchhaltung hilfreich sein. Da beim Einzelhandel die Verkäufe über die Kassen laufen, sollten diese nahtlos mit dem ERP-System verbunden sein. Daher ist es für Einzelhändler empfehlenswert, die Kassen erst nach der ERP-Software anzuschaffen, damit eine optimale Konfiguration gewährleistet werden kann. Beliebt sind im Bereich Einzelhandel des Weiteren modulare ERP-Systeme, weil ein Einzelhändler so zu Beginn seines Geschäfts mit einer Basisversion des Warenwirtschaftssystems starten kann und dann mit der Zeit die Möglichkeit hat, passend zum wachsenden Geschäft leistungsfähigere Module einfach hinzuzukaufen.

Im Baugewerbe

Neben dem Einzelhandel profitieren auch Firmen im Baugewerbe enorm von einer leistungsstarken ERP-Lösung. In diesem Bereich sind insbesondere Funktionen für Vertrieb und Personalplanung, Einkauf und Finanzbuchhaltung, Projektmanagement und Budgetüberwachung sowie die Techniksteuerung bei Störungen oder der Wartung von großer Bedeutung. In diesen Bereichen sollte die ERP-Software für eine Baufirma also besonders leistungsstark sein, um die Verwaltung zu erleichtern. So können beispielsweise die Ergebnisse der Finanzbuchhaltung als Basis der Budgetierung herangezogen werden und das ERP-System kann Produktionsanfragen direkt selbst annehmen.

Weiterhin kann die Software in der Produktion verwendete Materialien erfassen und bei einem niedrigen Bestand gleich nachbestellen. Auch beim Fuhrpark des Unternehmens ist die ERP-Software hilfreich, indem sie den Mitarbeitern automatisch ihre Dienstfahrzeuge zuweist. Somit ist das ERP-System eine enorme Hilfe bei der Verwaltung von Material und Personal und kann an den richtigen Stellen vom Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden.

In der Textilbranche

Ähnlich wie im Einzelhandel hilft auch im Textilhandel ERP-Software dabei, den Online-Shop mit dem Kassensystem zu verknüpfen und die Bestellungen zu verwalten. Insbesondere sollte ein ERP-System für den Textilhandel leistungsstark im Hinblick auf ein automatisiertes Bestellwesen sowie die Verwaltung von voll integrierten eShops und Marktplätzen wie Amazon sein. Zudem sollte es Funktionen für ein integriertes Kassensystem im stationären Handel haben und die Artikelverwaltung im Hinblick auf Variantenartikel ermöglichen.

Weiterhin ist es für den Textilhandel wichtig, dass die eingesetzte ERP-Software die Nachverfolgung von Bestellungen und Lieferungen erlaubt. Verfügt ein Unternehmen aus dem Bereich Textilhandel über ein hoch effizientes Warenwirtschaftssystem wie eine ERP-Software, so kann das System nicht nur Kundenbestellungen notieren oder Zahlungen abgleichen, sondern sogar die Bonitätsprüfung automatisch übernehmen, wodurch viele einzelne Abläufe detailliert nachvollzogen werden können und das Geschäft automatisiert läuft.

ERP-Systeme in der Produktionsbranche

Zusammenfassend kann man sagen, dass ein ERP-System besonders in der Produktionsbranche sehr sinnvoll sein kann. Firmen dieses Bereichs profitieren von den zahlreichen Vorteilen, welche die Software mit sich bringt. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um einen großen Konzern oder um ein Start-up handelt, das gerade erst mit dem Business startet. Es gibt anpassbare Lösungen, bei denen jedes Unternehmen ein System findet, was auf seine aktuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Wichtige Prozesse wie die Lagerverwaltung, Produktionsplanung oder Rechnungserstellung gehören bei den meisten ERP-Systemen zu den Basisfunktionen. In vielen Fällen kann es empfehlenswert sein, gleich zum Einstieg ins Business in ein ERP-System zu investieren, um direkt von Beginn an alle Geschäftsprozesse mit maximaler Effizienz zu gestalten. Gerade bei Unternehmen in der Produktionsbranche kann dies empfehlenswert sein, da diese oft sehr schnell wachsen.

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