Digitalisierung: Die Zukunft der Verwaltung

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Digitales Personalwesen: Welche Möglichkeiten gibt es?
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Ein Dauerthema ist die Digitalisierung im Bereich der Verwaltung. Zum Wohle von MitarbeiterInnen und KundInnen lässt die Verwaltung kaum noch Spielraum für die konventionelle Bearbeitung von Aufträgen, Anfragen und sonstigen Belangen. Die komfortable und personalisierte Verarbeitung von Daten zeichnet sich nicht nur dadurch aus, Prozesse im Internet abzubilden oder für Mobilgeräte verfügbar zu machen. Im Gegenteil: Hier gilt der Grundsatz, Abläufe und Prozesse sowie den Service von Grund auf zu überdenken. Die Digitalisierung ist aus dem täglichen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Zunehmende Digitalisierung der Verwaltung

Die modernen Informationstechnologien und Arbeitskulturen fordern moderne Netzwerke.

Das gilt sowohl für interne als auch für Netzwerke externer Natur. Die Kommunikation auf elektronischem Weg sowie die Bearbeitung von steuerlichen und buchhalterischen Aspekten stellt ein wichtiges Kriterium im Bereich der Verwaltung dar. Ob Softwares zur Lohnabrechnung oder redaktionelle Angebote, die Digitalisierung in der Verwaltung schreitet ungebremst voran. Dabei spielt es keine Rolle wie groß ein Unternehmen oder der Verwaltungsapparat ist, oder wie viele MitarbeiterInnen in diesem Bereich arbeiten.

Herausforderungen der digitalen Transformation

Digital Natives, also Menschen, die die Welt nur mit digitalen Medien kennen, machen schon im Jahr 2025 rund 75 Prozent der einkommensrelevanten MitarbeiterInnen aus. Inflexible und langwierige Prozesse sowie zeitraubende Routineaufgaben sind dieser Generation von MitarbeiterInnen gänzlich unbekannt. Dennoch ist es auch in naher Zukunft sicherlich noch so, dass hinter den jeweiligen Prozessen Menschen stecken. Im Bereich der Verwaltung werden auch in vielen Jahren noch Menschen arbeiten. Eine vollständige Umstellung auf Roboter oder Computer ist zwar denkbar, aber auf zwischenmenschlicher Ebene nahezu ausgeschlossen.

Die Umstellung von papierlastigen Arbeiten auf elektronische Workflows erfordert eine Vielzahl von Veränderungen in Unternehmen und Verwaltungen. In diesem Bereich sind Führungskräfte und Verwaltungsvorstände jetzt schon gefragt, um die vorhandenen Strukturen nachhaltig umzustellen und an die derzeit verfügbaren Technologien anzupassen. Aus diesem Grund müssen auf der Leistungsebene vorhandene Workflows proaktiv begleitet und kommuniziert werden. Maßnahmen dieser Art verändern aber nicht nur das Arbeitsumfeld, sondern auch jeden einzelnen Arbeitsschritt. Das wiederum fordert und fördert die MitarbeiterInnen. Es entsteht in den kommenden Jahren also eine völlig neue Arbeitskultur.

Veränderungsprozesse dieser Art können aber nur gelingen, wenn sie auch von allen MitarbeiterInnen zu 100 Prozent mitgetragen werden.

Wissen, Ideen und Kompetenzen sind jedes für sich ein starkes Medium, um Innovationen dieser Art zu verwirklichen. Es ist Aufgabe der führenden Kräfte schon jetzt die Weichen für die digitale Zukunft in 5 Jahren zu stellen. Es ist an ihnen Veränderungsbedarf zu erkennen, zu benennen und zu belegen. Auch die digitale Weiterbildung muss schon jetzt so gut es geht gefördert werden. Führungskräfte brauchen die Kraft, den Willen zur digitalen Weiterentwicklung von ihren MitarbeiterInnen einzufordern. Weiterhin ist es unerlässlich, dass Führungskräfte schon jetzt, gemeinsam mit allen Beschäftigten, nach neuen Lösungswegen suchen.

EXTRA: Digitalisierung: Bleibt Weiterbildung jetzt digital?

Vorteile der digitalisierten Verwaltung

Zu den Zielen der Digitalisierung im Bereich der Verwaltung zählen zum Beispiel eine verbesserte Kommunikation und vereinfachte Kommunikationsstrukturen. Auch eine hohe Flexibilität sowie neue Arbeitsabläufe und veränderte Zuständigkeiten bilden die Grundlage für die digitale Transformation. Sie gelten als Türöffner für den Bereich der modernen Verwaltung. Ganz nebenbei ermöglichen diese Prozesse in allen Bereichen vollständige Transparenz. Prozesse lassen sich damit nicht nur beschleunigen, sondern auch sehr nachhaltig verschlanken. Das Papieraufkommen lässt sich dank digitaler Prozesse deutlich reduzieren und die bisher manuelle Erfassung von Daten lässt sich durch digitale Abläufe zeitsparender bearbeiten.

Zu den zentralen Herausforderungen im Bereich der digitalen Verwaltung zählen beispielsweise die Einführung digitaler büroorientierter Serviceleistungen. Auch die Implementierung von sicheren, zukunftsfähigen und flexibel gestaltbaren IT-Infrastrukturen ist unerlässlich für eine digitale Verwaltung. Digitale Technologien dienen auch der Verbesserung aller verwaltungsspezifischen Prozesse und Abläufen. Innerhalb der Verwaltung gilt es den kulturellen Wandel aktiv zu fördern und Digital Natives als MitarbeiterInnen langfristig an das Unternehmen zu binden.

Coronakrise als Treiber der Digitalisierung

Um die Digitalisierung im Bereich der Verwaltung in den nächsten Jahren voranzutreiben, ist es unerlässlich direkt damit zu beginnen.

Die aktuelle Situation durch Corona hat deutlich gezeigt wie wichtig digitale Strukturen sind und künftig noch werden. Sie hat aber auch gezeigt, wie gut die Digitalisierung im Bereich der Verwaltung schon funktioniert. Auch wenn noch nicht alles perfekt läuft. Corona hat die Verwaltung in eine Lage gebracht, in welcher schnelles Handeln und Umdenken erforderlich ist. Dadurch wurde sehr deutlich, wie schnell sich Prozesse von händisch auf digital umstellen lassen und wie schnell sich MitarbeiterInnen in die Thematik einarbeiten können. Besonders interessant ist, dass die aktuelle Situation auch den noch ungedeckten Bedarf verdeutlicht hat.

EXTRA: Wie das Coronavirus die Digitalisierung erzwingt

Die Digitalisierung im Bereich der Verwaltung lässt sich also auf lange Sicht wesentlich entspannter umsetzen und einfacher gestalten als bisher angenommen.

Gerd Kühn
Gerd Kühn berät seit über zwei Jahrzehnten Unternehmen aus allen Branchen und hat sich den Erfolg seiner Kunden auf die Fahne geschrieben.

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