Digitale Rechnungserstellung: Wie gehen Gründer am besten vor?

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digitale Rechnungserstellung
Die elektronische Rechnungserstellung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dies funktioniert aber nur, wenn einige grundsätzliche Regelungen eingehalten werden - Foto: ©Christin Hume - Unsplash.com

Selbstständige und Gründer stehen hierzulande in der Pflicht, sich mit zahlreichen gesetzlichen Vorgaben und Regelungen auseinanderzusetzen. Eine dieser Pflichten betrifft die korrekte Rechnungsstellung. Der Gesetzgeber stellt nämlich gewisse Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Darüber hinaus wird es immer nur zum Standard, Rechnungen digital auszustellen. Doch was ist dabei zu beachten und wie lässt sich das am besten durchführen?

Entsprechende Software hilft bei der Rechnungserstellung

Es ist durchaus möglich, korrekte Rechnungen selbst auszustellen und per Word in eine PDF umzuwandeln. Doch damit ist ein gewisser Aufwand verbunden, da eine Rechnungen viele Angaben enthalten muss:

  • Adressaten und Absender festlegen (vollständig)
  • Umsatzsteuer ausweisen (oder entsprechende Hinweise auf Kleinunternehmerregelung)
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Leistung oder Lieferung
  • Lieferzeitpunkt

Komfortable und ausgezeichnete Software wie z.B. das Rechnungsprogramm von lexoffice stellen eine große Hilfe dar. Hierbei müssen sich Gründer und Unternehmer um deutlich weniger Aspekte kümmern. Einstellungen wie Umsatzsteuern, Rechnungsnummer sowie die eigene Adresse wird einmal festgelegt und danach automatisch ergänzt.

Ein Beispiel: Wer festlegt, dass die elektronischen Rechnungsnummern mit der 001 beginnen, muss danach nichts mehr tun. Jede weitere Rechnung wird automatisch fortlaufend nummeriert.

Grundsätzlich bietet entsprechende Software also einige Vorteile und sorgt vor allem für eine große Zeitersparnis. So haben Gründer und Unternehmer mehr Zeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Hinweis: Einige der obigen Pflichtangaben gelten vor allem für Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 250 Euro. Für kleinere Rechnungen hat der Gesetzgeber Erleichterungen vorgesehen.

Was ist bei digitaler Rechnungsstellung noch zu beachten?

Elektronische Rechnungen weisen das potenzielle technische Problem auf, dass ihr Inhalt jederzeit verändert werden könnte. Dies gilt umso mehr für Rechnungen, die als Textdatei oder mit einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden. Es wird zwar keine genaue Vorgabe für die technische Umsetzung in Bezug auf E-Rechnungen gemacht, aber insbesondere für den Vorsteuerabzug müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Echtheit der Herkunft

Die Identität des Rechnungsausstellers muss sichergestellt sein. Dies soll vermeiden, dass gefälschte Rechnungen von nicht existenten Personen ausgestellt werden, um am Ende in betrügerischer Absicht Vorsteuer zu ziehen.

2. Unversehrtheit des Inhalts

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Unversehrtheit des Inhalts. Dabei dürfen wesentliche Teile der Rechnungsangaben nicht verändert worden sein. Welches Verfahren zur Sicherstellung der Unversehrtheit des Inhalts ergriffen wird, ist dem Rechnungsempfänger freigestellt. Somit sind auch manuelle Systeme wie ein persönlicher Abgleich ausreichend.

3. Lesbarkeit der Rechnungen

Gerade bei der digitalen Rechnungserstellung ist es notwendig, dass die Dokumente lesbar sind. Diese Bedingung gilt erst dann als erfüllt, wenn die Rechnung auch tatsächlich mit dem menschlichen Auge eingesehen werden können. Reine elektronische Datensätze reichen nicht aus. Darüber hinaus müssen Unternehmer und Gründer Sorge tragen, dass auch bei einem IT- oder Softwarewechsel die Lesbarkeit alter Dokumente für einen Zeitraum von 10 Jahren gemäß §147 AO gewährleistet werden kann.

Was gilt bei der Archivierung von digitalen Rechnungen?

Digitale Rechnungen müssen genauso wie Papierrechnungen 10 Jahre lang archiviert werden. Die 10jährige Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Dies ist vor allem deshalb erforderlich, weil das Finanzamt hin und wieder Betriebsprüfungen durchführt. In einem solchen Fall muss klar ersichtlich sein, dass sich die Daten im Originalzustand befinden und keine Veränderungen durchgeführt wurden. Auch hier kann Software helfen: Entsprechende Programme archivieren die Belege und schreiben die Buchhaltung nach Fertigstellung fest, so dass weitere Veränderungen ausgeschlossen sind.

Digitale Rechnungserstellung: Es gibt viel zu beachten

Unter dem Strich lässt sich festhalten, dass die digitale Rechnungserstellung komfortabel ist und mit der richtigen Software viel Zeit spart. Entsprechende Software-Lösungen sorgen dafür, dass alle wichtigen Daten auf die Rechnungen kommen und schreiben zudem Rechnungsnummern automatisch fort.

Darüber hinaus kann auch die rechtssichere Archivierung entsprechender Dokumente durch digitale Rechnungsprogramme erfolgen, sofern diese über eine Buchhaltungsfunktion verfügen. Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass alle Rechnungen im Originalzustand elektronisch gesichert werden und es keine Probleme bei einer Betriebsprüfung gibt. Wer also konsequent auf entsprechende elektronische Lösungen setzt, hat mit der Buchhaltung deutlich weniger Arbeit und kann sich deutlich intensiver auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren.

Henry Scholz ist freischaffender Online-Redakteur und beschäftigt sich gerne mit Themen rund um Wirtschaft, Politik und Verbraucherschutz.

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