Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei sämtlichen organisatorischen Tätigkeiten unterstützen.
Das vorrangige Ziel solcher Systeme ist es, Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu verbinden und zusammenzufassen. Dabei finden Datenerfassung und Prozessintegration ausschließlich in einem einzigen System statt, auf das autorisierte Stellen zugreifen können. Damit werden Geschäftsstellen und -bereiche, sowie Personen vernetzt und lange Arbeitswege vermieden. Auch Betriebsabläufe lassen sich durch ERP-Systeme vereinheitlichen.
Die Softwares decken alle wichtigen Geschäftsbereiche durch Module ab:
- Mitarbeiterverwaltung
- Projektmanagement
- Planung und Steuerung der Produktion
- Ermittlung von Bedarf und Materialbeschaffung
- Finanz- und Rechnungswesen
- Forschung und Entwicklung
Vorteile von ERP-Systemen
Zusammengefasst beschleunigen ERP-Systeme also firmeninterne Prozesse – insbesondere den Austausch von Informationen.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise mehrere verschiedene Programme für einzelne Geschäftsbereiche verwendet, kann es zu Unregelmäßigkeiten im Betriebsablauf kommen, etwa weil die Softwares nicht kompatibel sind. Ein gutes Cloud-ERP-Programm deckt dagegen sämtliche Geschäftsbereiche und -prozesse eines Unternehmens ab und verknüpft diese miteinander. Sie werden also in einem einzigen System zusammengeführt.
Ein weiterer Vorteil gegenüber klassischen IT-Softwarelösungen besteht darin, dass nicht nur geschultes Personal Zugriff auf die Systemdaten hat, sondern alle berechtigten Angestellten. Das verkürzt Bearbeitungszeiten.
Vielzahl verschiedener ERP-Softwares
Mittlerweile gibt es zahlreiche ERP-Softwarelösungen, die mitunter große Unterschiede in ihren Funktionen aufweisen.
Sie unterscheiden sich vorrangig in den Punkten:
- Skalierbarkeit
- Funktionsumfang
- Techniken
- Fachrichtung
Die zwei Hauptmöglichkeiten zur Nutzung von ERP-Systemen sind: On-Premise-Lösung und Cloud-Lösung.
Cloud-ERP
Diese Variante nutzt Cloud-Plattformen und kombiniert sie mit ERP-Systemen. Durch die Wahl von ERP-Software als Cloud-Service soll der Kauf neuer Hardware und die Pflege und Wartung durch die IT reduziert werden.
Cloud-ERPs bieten außerdem den Vorteil, dass sie eine erhöhte Reichweite bieten, wenn sie Daten speichern. Das bedeutet, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten auf den Speicher zugreifen können – von zu Hause, dem Weg zur Arbeit oder aus dem Urlaub. Dies ermöglicht größere Flexibilität im Vergleich zu Datenbanken, auf die Angestellte nur vor Ort, innerhalb des Firmennetzes, zugreifen können. Der Nachteil ist, dass Cloud-Anwendungen anfälliger gegenüber einer Vielzahl von schädlichen Einflüssen sind, da sie nur in Verbindung mit einer stabilen Internetverbindung funktionieren.
Vor- und Nachteile von Cloud-Anwendungen auf einen Blick
Vorteile
- Firmen sparen Kosten für neue Hard- und Softwares, da sie beides über die jeweilige Cloud mieten können.
- Jeder Benutzer mit Zugangsberechtigung kann von verschiedenen Standorten auf den Datenspeicher zugreifen.
- Personal wird eingespart, da Anbieter über spezialisierte Fachkräfte verfügen, die regelmäßig Optimierungen vornehmen.
- Cloud-Anbieter sind auf Datensicherheit spezialisiert, stellen also i.d.R. zuverlässig sicher, dass es nicht zu Ausfällen kommt.
Nachteile
- Trotz einer Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen besteht immer die Gefahr, dass Hacker auf die Daten in der Cloud zugreifen.
- Bei Public Clouds vertrauen Firmen ihre Daten einem externen Anbieter an. Da sie damit die Kontrolle über den Speicherort an den Anbieter abgeben, werden sie von ihm abhängig.
- Die Rechtslage beim Thema Datenschutz ist teilweise unklar – wenn das Rechensystem z.B. nicht in Deutschland liegt, gelten deutsche Richtlinien möglicherweise nicht.
- Clouds verlangen stabile Netzwerke. Wenn diese nicht gewährleistet sind, kommt es zu Ausfällen.
On-Premise
Eine On-Premise-Lösung wird lokal installiert. Damit haben Mitarbeiter nicht die Möglichkeit von überall auf diese zuzugreifen – im Unterschied zum Cloud-ERP-System. Dafür können Unternehmen gezielter über ihre Daten verfügen und behalten die uneingeschränkte Kontrolle.
Vor- und Nachteile von On-Premise-Anwendungen auf einen Blick
Vorteile
- Der Benutzer behält die Kontrolle über seine gespeicherten Daten.
- Die On-Premise-Lösung ist weniger anfällig gegenüber Hackerangriffen als die Cloud-Lösung.
Nachteile
- Der weltweiter Zugriff ist nur eingeschränkt möglich.
- Für eine mobile Nutzung des Systems müssen Firmen erst entsprechende technische Voraussetzungen schaffen.
- Unternehmen sind selbst für Updates, Erneuerungen von Hardwarekomponenten u.ä. verantwortlich.
- Für das Erstellen von Updates etc. fallen zusätzliche Personalkosten an.
Hybride Systemlösungen
Hybride Lösungen vereinen die Eigenschaften beider vorgestellter Systeme. Dabei kann ein größeres Teilsystem lokal im Unternehmen betrieben werden, während für ausgewählte Bereiche ein Zugang über die Cloud möglich ist.
Nutzung von ERP-Systemen in der Industrie
ERP-Systeme werden mittlerweile flächendeckend in der Industrie verwendet. 9 von 10 Unternehmen benutzen entsprechende Systeme, um von den Vorteilen zu profitieren. Je umfangreicher und komplexer betriebliche Abläufe werden, desto lohnenswerter ist es, ein modernes ERP-Programm zu integrieren. Die Softwarelösungen beweisen ihre Wertigkeit insbesondere in puncto Schnelligkeit und tragen dadurch zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei.
Die Einführung eines ERP-Systems kann allerdings – abhängig vom Anbieter – mit hohen Kosten und Zeitaufwand verbunden sein. Daher schrecken einige Firmen immer noch davor zurück ERP-Softwares zu nutzen. Vergleicht man Kosten und Nutzen, wird erkennbar, dass Unternehmen auf lange Sicht Ausgaben in den Bereichen Verwaltung und Organisation einsparen können. So kann der Aufwand, den die Einführung und Wartung der Softwares mit sich bringen, ausgeglichen werden.