Für neue Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, sei es als Handwerker oder Vertriebsmitarbeiter, gilt es für Unternehmen eine extra Portion Energie aufzubringen, um die drei Onboarding-Phasen Pre-Onboarding, Orientierungsphase und Integrationsphase gelingen zu lassen.

Besonders in der dritten Phase sind viel Kreativität und Einsatz gefragt, um ein dichtes Netz der Verbundenheit statt einer wackeligen Sicherheitsleine zwischen Unternehmen und Mitarbeiter zu knüpfen.

Pre-Onboarding – Die Tage vor dem ersten Tag

Der erste Eindruck entsteht vor dem ersten Arbeitstag! Und zwar beim neuen Unternehmensmitglied. Wann soll man wo sein? Gibt es Parkmöglichkeiten für das Fahrrad, das Auto oder das Motorrad? Gibt es einen Pförtner? Wenn ja: Wie lautet das Zauberwort? Was erwartet den Neuankömmling am ersten Arbeitstag?

All das sind Fragen, mit deren rechtzeitiger Beantwortung Unternehmen punkten. Sie können bei der Gelegenheit auch zeigen, dass Sie Ihrem Bewerber im Bewerbungsgespräch aufmerksam zugehört haben. So wissen Sie, ob all die Informationen eine Woche oder einen Tag vorher beim neuen Kollegen eingetroffen sein müssen, damit er sich wohl und sicher fühlt.

Diese nüchternen Informationen mit einer netten Kleinigkeit wie einem Abreißkalender bis zum ersten Arbeitstag oder einer arbeitsplatzbezogenen Kleinigkeit zuzusenden, stärkt das gute Gefühl und die Zuversicht auf einen ersten gelungenen Tag.

Die heiße Phase beginnt: Netze zum Außendienst knüpfen

Der erste Tag und die erste Woche und somit die Orientierungsphase sind geschafft. Es ist Ihrem Unternehmen gelungen, mit integrativen Mittagessen und lockeren Vorstellungsrunden ein Gefühl des Willkommen-seins zu schaffen.

Auch alle organisatorisch notwendigen Aufgaben wie 

• Arbeitsschutzunterweisungen
• Vorgehen bei Krankmeldung
• Beantragung von Urlaub
• Übergabe der technischen Ausrüstung u. v. m.

wurden erledigt.

Dazwischen immer wieder ein kleiner Small Talk mit den Mitarbeitern in der Küche, am Kopierer oder auch in virtuellen Meetings.

Eine wahre Zeit der Reizüberflutung, die mit der Übergabe der ersten Aufgaben und einem ernst gemeinten, aber selten angenommenen “Wenn du noch Fragen hast, melde dich einfach.” sowie der Aufnahme der ersten Tätigkeiten im Außendienst endet.

Mit dem ersten Tag außerhalb der Zentrale beginnt die Integrationsphase und es gilt, stabile Ankerpunkte sowie feste Verbindungen zur Zentrale und somit zum Unternehmen zu schaffen.

Paten spielen hier eine maßgebliche Rolle.

Im Idealfall erhält jeder Außendienstmitarbeiter zwei Paten.

Einen fachlichen Paten, der höchstwahrscheinlich wie der neue Mitarbeiter selbst im Außendienst tätig ist, und einen internen Paten, welcher mit virtuellen Kaffeepausen das Feel-Good-Management übernimmt. 

Im ersten halben Jahr sollten es die Aufträge und Aufgaben des neuen Mitarbeiters zudem ermöglichen, dass er einmal im Monat einen Bürotag in der Zentrale verbringen kann. Diese Tage vertiefen die Einblicke in das Zusammenspiel von Außendienst und Innendienst und machen wichtige Zusammenhänge sichtbar. Davon profitiert am Ende auch der Innendienst, denn im Idealfall werden Prozesslücken erkennbar oder Optimierungspotenziale aufgedeckt.

Zur Orientierung – Feedbackgespräche

Als Orientierungshilfe zur Vertiefung von organisatorischen Fragestellungen und selbstverständlich auch für gegenseitige Beurteilungen sind Feedbackgespräche ein hervorragendes Instrument. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber finden bei diesem offenen Austausch heraus, ob sie die richtige Wahl getroffen haben.

In der dritten und längsten Phase des Onboardings für den Außendienst sind häufige Feedbackgespräche empfehlenswert. Häufig empfinden neue Mitarbeiter folgende Abstände als angenehm:

Nach der ersten Woche, nach dem ersten Monat nach dem ersten Vierteljahr und nach dem ersten halben Jahr.

Für den Außendienst sind für diese Art der Unterhaltungen Onlinemeetings prädestiniert. Allerdings sollten sie auch als Gelegenheit genutzt werden, um das Netz der Verbundenheit dichter zu knüpfen, und daher mindestens halb so oft vis-à-vis stattfinden. Eine besondere Geste ist es dann, wenn der Vorgesetzte sich auf den Weg zum neuen Mitarbeiter macht.

Teambuilding für den Außendienst

Während es für Mitarbeiter der Buchhaltung oder Personalabteilung häufig etwas leichter ist, ein Wirgefühl zu etablieren, da sie sich hin und wieder im Büro treffen und ihre Tätigkeiten miteinander verzahnt sind, ist das für Mitarbeiter im Außendienst nur bedingt der Fall, daher hier ein kleiner Geheimtipp:

Planen Sie als Unternehmen in kurzen Abständen Teambuilding-Zeiten für Ihren Außendienst ein. Es müssen ja nicht immer die großen Abenteuer mit Wildwasser-Rafting oder Steilwandklettern sein. Eine Tischreservierung für das Mittagessen bei einem zentral gelegenen Restaurant oder ein Platz am Billardtisch tun es auch.

Wenn Sie als Unternehmen die ersten zehn Ideen hatten, hat der Außendienst sicher auch bald eigene Vorschläge und das Onboarding im Außendienst wird zum Klacks.

Bloß nicht nachlassen

Ein halbes Jahr lang haben sich alle angestrengt und ihr Bestes gegeben. Bei einem Beurteilungsgespräch wird ein kleines Präsent übergeben, welches die Zugehörigkeit zum Unternehmen nach außen sichtbar macht und häufig ein nützlicher Helfer im Arbeitsalltag ist. Dies war der letzte abzuhakende Punkt im Rahmen des Onboardings. Und dann?

Bitte weiter so. Von beiden Seiten, denn das Projekt langfristige Mitarbeiterbindung beginnt.