Seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber verpflichtend. Für Arbeitnehmer bedeutet das eine echte Erleichterung, denn sie müssen die AU nicht mehr selber vorlegen. Stattdessen ruft der Arbeitgeber sie direkt bei den Krankenkassen ab.
Weniger Papierkram dank eAU
Sobald ein Arbeitnehmer erkrankt, ist er verpflichtet, seinen Arbeitgeber darüber zu unterrichten. Früher wurde die dazugehörige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform eingereicht. Das hat sich jetzt geändert. Der Arzt übermittelt die AU auf elektronischem Weg (eAU) an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber muss sie dann bei der gesetzlichen Krankenkasse abrufen. Das muss er für jeden Arbeitnehmer einzeln tun. Gesammeltes Abrufen ist nicht gestattet. Trotzdem kann er vom reduzierten Papieraufkommen profitieren. Zudem gibt es Personalerfassungssoftware, die die eAU automatisch abrufen kann.
Arbeitnehmer müssen die eAU nicht mehr einreichen
Auf Arbeitnehmerseite bringt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zahlreiche Vorteile. Früher standen Angestellte in der Pflicht, sie dem Arbeitgeber rechtzeitig in Papierform vorzulegen. Sonst drohte eine Abmahnung. Bei nicht vorliegender AU war außerdem die Entgeltfortzahlung gefährdet. Heute genügt es, wenn sich die Arbeitnehmer telefonisch krank melden. Anschließend müssen sie sich, außer um den Arztbesuch, um nichts kümmern und können in Ruhe genesen.
Arbeitgeber sollten ein zuverlässiges und schnelles System nutzen
Das Abheften von Krankmeldungen gehört mit der neuen elektronischen Lösung der Vergangenheit an. Sobald die eAU bei der Krankenkasse vorliegt, kann sie vom Arbeitgeber abgerufen werden. Durch die elektronische Übermittlung kommt es außerdem seltener zu verlorenen Krankmeldungen.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Fehlzeiten einfacher und schneller zu dokumentieren. Besonders gut funktioniert das, wenn der eAU-Abruf in die Zeiterfassungssoftware integriert wird. Viele Unternehmen verfügen ohnehin über eine Software zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Sofern diese eine von der ITSG zertifizierte Schnittstelle aufweist, kann darüber auch der Abruf der eAU erfolgen. ITSG ist kurz für „TrustCenter der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen”.
Manueller oder automatischer Abruf der eAU
Arbeitgeber können außerdem viel Zeit sparen, wenn sie sich für ein Zusatzmodul mit automatischem Abruf der Krankmeldungen entscheiden. Nachdem die Krankmeldung eines oder mehrerer Arbeitnehmer im System erfasst wurde, führt das Programm den Abruf durch. Falls die eAU bei der Krankenkasse noch nicht vorliegt, wiederholt das System die Abfrage ein paar Tage später, sodass sich der Arbeitgeber um nichts kümmern muss. Ohne Zusatzmodul müssen die eAUs manuell abgerufen werden. Sie werden dann händisch mit der Krankmeldung im Kalender abgeglichen. Wenn alles in Ordnung ist, kann die Krankmeldung bestätigt werden. In kleineren Betrieben mit wenigen Mitarbeitern reicht diese Option möglicherweise aus. In größeren Firmen ist der automatische Abruf aber fast immer die bessere Wahl.
Darüber hinaus sollte die verwendete Software weitere wichtige Kriterien erfüllen, wie eine intuitive und nutzerfreundliche Bedienung oder die mögliche Integration individueller Vorgaben. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, unterschiedliche Fristen für die Krankmeldung für verschiedene Personengruppen in der Software festzulegen. In vielen Betrieben gibt es bestimmte Mitarbeiter, die bereits innerhalb eines Tages eine AU einreichen müssen, während andere drei Tage dafür Zeit haben. Weitere Extras können eine automatische Schichterkennung oder die Erfassung von Gleitzeiten inklusive Gleitzeitsaldo sein.
Liebes Unternehmer-Team,
danke, dass ihr dieses wichtige Thema in eureem Blog eingebaut habt. Viele sind mit der neuen Version sicherlich zunächst überfordert. Dank eures Artikels, bekommt man einen Überblick darüber, was auf Arbeitnehmer zukommt.
Liebe Grüße
Claudia