Wie organisiere ich ein erfolgreiches Event?

Event: Person hält vor Gruppe eine Präsentation mit Mikrophon - Quelle: ©Priscilla Du Preez - unsplash.com
Event: Wie organisiere ich ein erfolgreiches Event? - Quelle: ©Priscilla Du Preez - unsplash.com

Egal, ob du ein Event für fünf Personen oder für 500 Personen organisierst, es kann sehr stressig sein. Es gibt so viel zu tun, so viele Aufgaben zu jonglieren, und wenn du bei der Organisation der Veranstaltung einen Fehler machst, fällt alles auseinander und die Leute geben dir die Schuld dafür. Ein Event erfolgreich zu organisieren, ist für viele Menschen eine Horrorvorstellung, aber es gibt einige Tipps, die du befolgen kannst, um sicherzustellen, dass dein Event zu 100 % ein Erfolg wird.

Wie organisierst du ein erfolgreiches Event?

FANG FRÜH AN

Die Planung einer Party oder eines Events ist nichts, was du aufschieben kannst. Du musst dir so viel Zeit wie möglich nehmen, auch wenn du nur eine Betriebsfeier für vier oder fünf Personen planst. Gib dir nicht nur ein paar Monate Zeit für die Planung, sondern auch dafür, dass etwas schief gehen kann und dir mehr Möglichkeiten offenstehen.

Anstatt zu versuchen, in letzter Minute eine Party auf die Beine zu stellen, solltest du sicherstellen, dass deine Veranstaltung die Zeit hat, zu wachsen und zu gedeihen, egal was passiert. Gib dir ein paar Monate Zeit und du wirst überrascht sein, was du alles machen kannst und welchen Erfolg dein Event haben kann.

LEGE DEIN BUDGET FÜR DEIN EVENT IM VORAUS FEST

Eines der größten Probleme, die Menschen bei der Planung von Veranstaltungen haben, ist das Budget. Es ist fast schon kriminell einfach, das Budget zu überschreiten, wenn du ein kleines Event planst, was größere Veranstaltungen und größere Budgets für die meisten zu einem Albtraum macht. Du musst dein Budget nicht in Stein gemeißelt haben, aber du musst herausfinden, wie hoch dein Budget ist und wofür du es ausgeben willst.

Denke daran, dass ein Bedarf alles ist, was dein Event funktionieren lässt und nicht verhandelbar ist. Ein geeigneter Veranstaltungsort, eine Art von Catering, Marketing für deine Veranstaltungen und Freiwillige, die dir bei der Durchführung der Veranstaltung helfen, sind extrem wichtig.

Außerdem solltest du einen Teil deines Budgets für Unvorhergesehenes und Probleme einplanen, nur für den Fall, dass etwas schief geht. Alles andere kann für lustige Dinge verwendet werden, die dazu beitragen, dass dein Event reibungsloser oder spannender abläuft, aber nicht zu 100% benötigt werden.

ÜBERLEGE DIR DEIN UNTERHALTUNGSPROGRAMM

Während bei einigen Veranstaltungen die Unterhaltung relativ selbsterklärend ist oder von den Gästen selbst übernommen wird, die einfach nur kommen und sich amüsieren, brauchst du für andere Veranstaltungen ein echtes Unterhaltungsprogramm. Überlege dir, welche Art von Unterhaltung für dein Event am besten geeignet ist, und schau dann, wo du sie bekommen kannst. Vielleicht kannst du vor Ort anheuern oder du musst zu einem Ort wie dem Alive Network gehen, um Unterhaltung zu finden, aber du musst sie haben.

Achte darauf, dass du die Unterhaltung sowohl in deinem Budget als auch bei der Wahl des Veranstaltungsortes berücksichtigst. Ihr müsst wissen, wie ihr sie bezahlen wollt und wo ihr sie aufstellen wollt, damit eure Gäste Zugang zu den Unterhaltungsangeboten haben.

HABE EINE ART ZEITPLAN

Du kannst den tollsten Veranstaltungsort der Welt haben, alles perfekt geplant haben und die beste Unterhaltung bieten, aber wenn du keinen Zeitplan für dein Event hast, wird alles schiefgehen. Während manche Veranstaltungen von alleine ablaufen oder die Phasen wechseln, brauchen andere einen Zeitplan, damit du und deine Gäste wissen, wann was passiert.

Selbst wenn es sich um einen einfachen Zeitplan handelt, wird er dir helfen, die Veranstaltung besser zu kontrollieren und den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

VERMARKTE DEIN EVENT SO GUT DU KANNST

Egal, ob du Flyer verschickst, elektronische Einladungen an deine engsten Freunde verteilst oder in den sozialen Medien über deine Veranstaltung postest – du musst deine Veranstaltung vermarkten und eine starke Marke für sie haben. Überlege dir, welchen Nutzen du deinen Gästen bieten willst, teile den Zweck der Veranstaltung mit (auch wenn er einfach ist, wie z. B. „Spaß haben“) und zeige, was auf der Veranstaltung passieren wird.

Gib an, ob es kostenloses Essen geben wird, einen Gastredner und welche Art von Unterhaltung du anbieten wirst. Je mehr du anbieten kannst, desto mehr Leute werden kommen!

HABT SPASS BEI DER VERANSTALTUNG

Zu guter Letzt solltet ihr bei eurem Event vor allem Spaß haben! Du hast alles auf die Beine gestellt, also genieße auch die Früchte deiner Arbeit!

Dieser Artikel wurde von Ryan Bradman auf Englisch verfasst und am 25.08.2022 auf www.business.clickdo.co.uk veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.

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