Eventmanagement: So sparen Sie Kosten bei Veranstaltungen Ihrer Firma!

Gerade in der Zeit vor und nach dem Jahreswechsel führen Unternehmen zahlreiche Veranstaltungen durch – zum Beispiel für ihre Mitarbeiter und (Noch-nicht-)Kunden. Beim Einkauf der hierfür erforderlichen Leistungen gehen sie meist wenig strategisch vor. Entsprechend große Einsparungen sind möglich.

Für Veranstaltungen, neudeutsch Events genannt, geben Unternehmen beachtliche Summen aus. Häufig „eingekaufte“ Veranstaltungen sind Betriebsfeste wie Weihnachtsfeiern und Neujahrsempfänge sowie Händlertagungen und Tage der offenen Tür.

In den meisten Unternehmen gibt es keine Spezialisten für das Einkaufen und Durchführen von Veranstaltungen. Deshalb werden mit dem Planen und Organisieren dieser Events oft externe Agenturen beauftragt. Entsprechend hoch sind die Kosten. Deshalb fragt sich in wirtschaftlich schwierigen Zeiten manch Unternehmen zum Beispiel: Sollen wir künftig auf unser Betriebsfest verzichten? Ein solcher Verzicht ist aber oft schwierig, weil die Veranstaltungen Firmentradition sind. Deshalb geht von ihrer Streichung meist eine negative Signalwirkung aus – nach innen und außen.

Sinnvoller ist es deshalb in der Regel, sich zu fragen: Wie können wir die Veranstaltungen preiswerter einkaufen? Sich mit dieser Frage zu befassen, lohnt sich, denn im Einkauf von Events ruhen oft beachtliche Einsparpotenziale.

Erster Schritt: Die fünf W-Fragen beantworten

Möchte ein Unternehmen diese realisieren, muss es die „5 Ws“ des Einkaufs kennen: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? Denn ohne dieses Wissen lässt sich der Einkauf von Veranstaltungen nicht optimieren.

Sichten Sie also zunächst die Rechnungen (und Kostenvoranschläge) der bisherigen Veranstaltungen. Ordnen Sie deren Einzelposten soweit möglich den verschiedenen Gewerken wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zu. So gewinnen Sie einen Überblick über das (ungefähre) Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo eventuell Einsparpotenziale ruhen.

Wenn Sie die fünf W’s kennen, können Sie folgende fünf Hebel ansetzen, um die Kosten der Veranstaltungen zu reduzieren.

Hebel 1: Verzicht auf Full-Service-Anbieter

Fast alle Eventagenturen arbeiten nach dem „Alles aus einer Hand“-Prinzip. Dieser Full-Service führt dazu, dass das einkaufende Unternehmen recht viel Geld für Agenturleistungen bezahlt. Diese Kosten können Sie senken, indem Sie nicht mehr alle Gewerke bei einem „Generalunternehmer“ einkaufen.

Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt, weil sie befürchten: Dann verläuft unsere Veranstaltung nicht reibungslos. Mit einer Spezifikationsoptimierung, also genauen Definition dessen, was Ihr Unternehmen wozu braucht, können solche Probleme bei vielen Gewerken wie zum Beispiel dem Catering leicht vermieden werden.

Hebel 2: Bedarfsorientiert Experten hinzuziehen

Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungstechnik können Unternehmen zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen. Dann sind sie nicht mehr auf die Spezifikationsleistung einer Full-Service-Agentur angewiesen. Das erleichtert die Kostenkontrolle. Ein weiterer Vorteil: Sie können fallweise Gewerkelieferanten ohne Hinzuziehung einer Agentur direkt beauftragen, so dass deren „Handling Fees“ entfallen.

Hebel 3: Mit wenigen guten Lieferanten kooperieren

Viele Unternehmen kaufen dieselben Leistungen mal bei diesem und mal jenem Lieferanten ein. Bündeln Sie das Einkaufsvolumen und bauen Sie einen Lieferantenpool auf. Denn je größer das Einkaufsvolumen ist, umso leichter können Sie Rabatte vereinbaren.

Hebel 4: In- und extern die Preise vergleichen

Wenn der Lieferantenpool steht, sollten Sie in ihm konkrete Veranstaltungen wie zum Beispiel Ihr Betriebsfest ausschreiben. Das fördert den Wettbewerb im Pool.

Oft kaufen in größeren Unternehmen auch mehrere Abteilungen dieselben Veranstaltungsdienstleistungen ein – zu unterschiedlichen Preisen. Führen Sie deshalb interne Preisvergleiche durch. Mit ihnen lassen sich oft so genannte „Quick Wins“ realisieren.

Hebel 5: Eventuell Koordinationsagentur beauftragen

Wenn in Ihrem Unternehmen das nötige Personal fehlt, um den Einkauf der erforderlichen Gewerke zu koordinieren, dann können sie diese Aufgabe auch einer Agentur übertragen. Diese „Koordinationsagentur“ agiert dann als Treuhänder für Ihr Unternehmen. Sie betreut das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und das Ausschreiben der Gewerke. Wichtig dabei: Die „Koordinationsagentur“ darf nicht zugleich Lieferant einzelner Gewerke sein. Sonst sind Interessenkonflikte vorprogrammiert.

Wenn Sie so vorgehen, können Sie und Ihre Mitarbeiter oder Kunden auch künftig kräftig feiern, ohne dass die Kosten durch die Decke schießen. Viel Spaß beim Feiern!

(Bild: © Ljupco Smokovski – Fotolia.de)