So organisieren Sie Veranstaltungen und Events preiswert!

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standing in lineUnternehmen führen zahlreiche Großveranstaltungen durch – unter anderem für ihre Mitarbeiter, Kapitalgeber und (Noch-nicht-)Kunden. Beim Einkauf der für diese Veranstaltungen erforderlichen Leistungen gehen sie meist wenig strategisch vor. Entsprechend groß sind die Einsparpotenziale, die hier noch ruhen.

Für den Einkauf von Veranstaltungen (neudeutsch „Events“ genannt) geben Unternehmen beträchtliche Summen aus. Beispiele für häufig „eingekaufte“ Veranstaltungen sind: Jahreshauptversammlungen und Bilanzpressekonferenzen, Händler- sowie Außendienstmitarbeitertage, Messe- und Kongressauftritte, Mitarbeiterversammlungen und Betriebsfeste.

Das Einkaufen und Durchführen von Veranstaltungen gehört meist nicht zum Kerngeschäft der Unternehmen. Deshalb gibt es in den meisten Unternehmen hierfür keine eigene Fachabteilung mit einem entsprechenden Fachwissen.

Ein weiterer Kostentreiber ist: Oft existieren in den Betrieben mehrere Bedarfsträger, wie Marketing, Vertrieb und Unternehmenskommunikation, und diese kaufen die veranstaltungsrelevanten Dienstleistungen unabhängig voneinander ein. Der Einkauf ist also nicht koordiniert.

Zudem erfolgt keine systematische und zentrale Kostenkontrolle. Entsprechend hoch sind oft die mit den Veranstaltungen verbundenen Kosten. Deshalb stellt sich gerade in der aktuellen Wirtschaftssituation manch Unternehmen zum Beispiel die Fragen:

  • Sollen wir künftig unsere Betriebsfeier streichen?
  • Oder: Können wir auf ein, zwei Messeauftritte, Händlertage oder Kundenveranstaltungen verzichten?

Ein solcher Verzicht ist aber oft schwierig – auch weil die Veranstaltungen häufig ein Teil der Firmentradition sind. Deshalb geht von ihrer Streichung eine negative Signalwirkung aus – nach innen und außen.

Sinnvoller ist deshalb zumeist, bevor zum Rotstift gegriffen wird, den Einkauf der Veranstaltungen zu systematisieren und zu professionalisieren und sich zu fragen: Wie können wir die Veranstaltungen trotz fehlender Fachabteilung und begrenztem Fachwissen preiswerter einkaufen – bei gleichbleibender oder sogar besserer Qualität? Sich mit dieser Frage zu befassen, lohnt sich, da im Einkauf von Events oft noch beachtliche Einsparpotenziale ruhen.

Erster Schritt: Die fünf W-Fragen beantworten

Bei deren Realisierung stehen Unternehmen häufig vor der Problematik, dass sie beim Einkauf von Veranstaltungen die „5 Ws“ des Einkaufs

  • „WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge?“

nicht beantworten können. Ohne diese Faktenbasis kann man aber weder Transparenz über das Einkaufsvolumen erreichen, noch solide Ansatzpunkte für Optimierungsmaßnahmen identifizieren.

Ein Sichten der Rechnungen und Kostenvoranschläge der bisherigen Veranstaltungen gibt meist Aufschluss über die gesuchten Fakten. Bewährt hat es sich, die Ausgaben in einem „Beschaffungsgruppen-Baum“ abzubilden und für den Einkauf der Veranstaltungen ein „Gewerkeraster“ (zum Beispiel für Technik, Kreativ-Dienstleistungen, Catering) mit konkreten Volumenangaben zu erstellen.

Dies ist zuweilen nicht einfach. Denn häufig sind die Einzelleistungen aus den Rechnungen nicht ersichtlich. Pauschale Rechnungspositionen dominieren und Preis- und Mengenangaben sind nicht per se aufgeschlüsselt. Das erschwert das Zuordnen der Ausgaben zu den einzelnen Gewerken. Dennoch ist eine Zuordnung der Leistungen zu den „Ästen“ des Beschaffungsgruppen-Baums sowie den Gewerken zwingend erforderlich, um Strategien zur Kostensenkung zu identifizieren. Sonst gleicht der Optimierungsversuch einem Blindflug.

Hat sich das Unternehmen einen Überblick über die fünf W’s verschafft, kann es fünf Einkaufsstrategien ansetzen, um seine Kosten beim Einkauf von Veranstaltungen zu reduzieren.

  • Strategie 1: Restrukturierung der Lieferantenbeziehung

Der wichtigste Ansatz zur Reduktion der Kosten beim Einkauf von Veranstaltungen ist das Aufbrechen der Wertschöpfungskette. Das entspricht leider nicht der gängigen Praxis. Die Arbeit fast aller Eventagenturen orientiert sich am Prinzip „Alles aus einer Hand“ („Full Service“). Man kann bei ihnen komplette Veranstaltungen von der Planung über Technik, Veranstaltungspersonal und Catering bis hin zum Setbau einkaufen.

Dieser Full-Service führt dazu, dass das einkaufende Unternehmen recht viel Geld für Agenturleistungen bezahlt. Ziel der Restrukturierung der Lieferantenbeziehung ist es, nicht mehr alle Gewerke beim „Generalunternehmer“ Eventagentur einzukaufen, sondern die Gewerke getrennt zu beschaffen.

Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt vor allem aus zwei Gründen:

  1. Veranstaltungsagenturen versuchen gezielt, Unsicherheit zu schüren. Sie behaupten, dass ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung nicht garantiert werden könne, wenn nicht die durch die Agentur vorgeschlagenen Subunternehmer beauftragt würden.
  2. In den Unternehmen ist häufig nicht das benötigte Fachwissen für die erfolgskritischen Gewerke Setbau und Technik vorhanden.

Mit einer Spezifikationsoptimierung können diese Probleme schnell überwunden werden.

  • Strategie 2: Spezifikationsoptimierung

Die Spezifikationsoptimierung beinhaltet ein akribisches Überprüfen und Überarbeiten des Veranstaltungsbedarfs. Viele Unternehmen kaufen wie beschrieben Veranstaltungen komplett über Eventagenturen ein. In diesem Falle wird der Einkaufsbedarf von den Agenturen spezifiziert.

Die Agenturen selbst wiederum lassen in der Regel den technischen Bedarf von ihren Sublieferanten, in diesem Fall den Techniklieferanten, spezifizieren. Diese spezifizieren bevorzugt die Produkte, „die sie auf Lager haben“ und ihnen den höchsten Gewinn versprechen. Dieses Vorgehen entspricht nicht unbedingt dem Kundenbedarf.

Durch das fallweise Hinzuziehen von Experten, zum Beispiel unabhängigen Veranstaltungsmeistern, die den Bedarf des Unternehmens exakt spezifizieren, lässt sich das Problem leicht und kostengünstig lösen. Damit ist das Unternehmen nicht mehr auf die Spezifikationsleistung der Agenturen und ihrer Sublieferanten angewiesen. Das erleichtert die Kostenkontrolle.

Außerdem kann das Unternehmen dann fallweise Gewerkelieferanten ohne Hinzuziehung einer Agentur direkt beauftragen. Aus Folge hiervon fallen die Handling Fees der Agenturen weg, und das Unternehmen streicht die Kick-backs (Volumenrabatte), die sonst die Veranstaltungsagenturen verbuchen, selbst ein.

  • Strategie 3: Volumenkonzentration

Häufig haben Unternehmen mehrere Agenturen und Gewerkelieferanten für dasselbe Produkt beziehungsweise dieselbe Dienstleistung. Durch eine Bündelung des Volumens, zum Beispiel durch den Aufbau eines unternehmensweiten Lieferantenpools, können sie signifikante Kostenvorteile für Events realisieren. Denn hierdurch reduziert sich die Zahl der Lieferanten und der Bedarf wird fokussiert.

Beides erhöht die Verhandlungsmacht des einkaufenden Unternehmens und erleichtert die Vereinbarung von Volumenrabatten.

  • Strategie 4: Preis-Benchmarking

Der Aufbau eines unternehmensweiten Agenturen-/Lieferantenpools sollte durch eine möglichst breit angelegte Ausschreibung erfolgen, um sicherzustellen, dass das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt wird. Wichtig ist es im Vorfeld, Preisindikatoren für repräsentative Veranstaltungen zu identifizieren, damit eine fundierte und kostenorientierte Auswahl der Lieferanten erfolgen kann.

Danach sollte das Unternehmen konkrete Veranstaltungen innerhalb des Lieferantenpools ausschreiben. Das fördert den Wettbewerb im Pool und das Unternehmen erreicht weitere Kosteneinsparungen.

Neben dem externen Preis-Benchmarking kann eine interne Überprüfung der Preise den Weg zu Einsparungen ebnen. Oft kaufen mehrere Abteilungen eines Unternehmens die gleichen oder ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein – zu unterschiedlichen Preisen. Als Beispiele können hier die Tagessätze von Projektleitern, Projektassistenten und Technikern genannt werden.

Mit konsequenten internen Preisvergleichen können Unternehmen Ungereimtheiten vermeiden und schnelle Erfolge, so genannte „Quick Wins“, realisieren.

  • Strategie 5: Optimierung der Gesamtbeschaffungskette

Wenn Unternehmen aufgrund fehlender Mitarbeiterkapazitäten nicht die Koordination der getrennt einzukaufenden Gewerke sicherstellen können, besteht die Möglichkeit, diese Koordinationsleistung durch eine Agentur durchführen zu lassen. Die „Koordinations-Agentur“ agiert dann als Treuhänder für das einkaufende Unternehmen. Sie betreut das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und die Ausschreibung der Gewerke im Lieferanten-Pool.

Dabei sollte die „Koordinations-Agentur“ nicht zugleich Lieferant einzelner Gewerke sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Durch ein solches Optimieren der Gesamtbeschaffungskette können Unternehmen in der Regel deutlich bessere Preise erzielen, als wenn die Sublieferanten von einer Full-Service-Veranstaltungsagentur beauftragt werden.

Fazit: Worauf warten Sie noch?

In der aktuellen Wirtschaftssituation kann es sich kein Unternehmen erlauben, Geld zum Fenster hinaus zu werfen – schon gar nicht für Veranstaltungen, die nicht zum Kerngeschäft zählen. Zugleich können die Unternehmen diese Veranstaltungen aber oft nicht ersatzlos streichen, weil sie zum Beispiel für die Mitarbeiter- und Kundenbindung oder wie Messeauftritte für das Anbahnen von Neukundenkontakten wichtig sind.

Also lautet die Herausforderung: die Kosten-Nutzen-Relation verbessern. Dies ist beim Einkauf von Veranstaltungen meist problemlos möglich. Denn dieser Prozess ist in der Regel noch nicht so systematisiert und durchrationalisiert wie die meisten anderen Prozesse in den Unternehmen – entsprechend groß sind die Einsparpotenziale, die hier noch ruhen. Nutzen Sie diese.

(Bild: © Theresa Martinez – Fotolia.com)

1 Kommentar

  1. Bereits seit 1994 sind wir mit unseren Unternehmen sehr Erfolgreich in der Event Branche tätig. Es gibt gewisse Punkte die wir bedauerlicherweise immer wieder feststellen müssen.

    Zum einen gilt es zu unterscheiden zwischen nebenberuflichen und hauptberuflichen Künstlern und Event Dienstleistungsanbietern.

    Künstler und Dienstleistungsanbieter die ihre Beschäftigung lediglich nebenberuflich oder als Hobby ausführen sind größtenteils auf Vermittlungsagenturen angewiesen, in ihrer gesamten Arbeitsweise oft weniger professionell und weniger gut vorbereitet, dafür aber zu meist sehr preisgünstig.

    Hauptberufliche Künstler und Dienstleistungsanbieter, sind in jedem fall zu empfehlen, da diese in den meisten fällen selbstständiges Arbeiten gewöhnt sind (was auch der gesamten Veranstaltung und dem Auftraggeber sehr zur gute kommt). Sie sind zudem besonders sorgfältig in ihre gesamten Arbeitsweise und Vorbereitungen, flexibel, bieten professionelle Leistungen und Darbietungen, sind erfahren in der gesamten Auftragsabwicklung, liegen preislich oft etwas höher, arbeiten dafür aber oft Agentur unabhängig und sehr zuverlässig, diszipliniert und exakt!

    Viele der Künstleragenturen wiederum sind in ihre gesamten Arbeitsweise oft sehr unprofessionell und leiden an mangelnde Fachkenntnisse, sowie kaufmännisches Grundwissen und können Kunden dadurch keine optimale Beratung und professionelle Dienstleistung bieten!

    Die Eventagenturen sind oft auf den eigenen Vorteil bedacht und bieten den Kunden sehr häufig Angebote an, die nicht auf die Bedürfnisse des einzelnen Kunden zugeschnitten sind und somit für den Kunden oft nicht optimal sind. Die Arbeiten innerhalb der Agenturen werden oft von unprofessionellen Hilfskräften erledigt und die künstlerischen Darbietungen die dem Kunden angeboten werden, kennen die meisten dieser Agenturen oft nur aus den Videoausschnitten die die Künstler zu Demozwecken zur Verfügung stellen. Häufig werden professionelle Künstler auf Bildern angeboten, aber preisgünstige Amateur Künstler an deren stelle engagiert, die sich dann qualitativ von den angebotenen Programmen stark unterscheiden.

    Hinzu kommen die häufig überhöhten Agentur Vermittlungsprovisionen und Profite der Eventagenturen. Durch das Angebot „alles aus einer Hand“, sind viele Agenturen komplett überfordert, da sie zumeist nicht über ausreichend Fachpersonal verfügen und sowohl die Künstler als auch die Endkunden müssen dafür auf die eine oder andere Art bezahlen!

    In der modernen Welt des Internets, wäre ein Kunde durchaus in der Lage seine Events komplett Agentur unabhängig selbst zu organisieren, den im Internet lässt sich alles sehr, schnell, leicht und ohne Komplikationen finden. Spezielle online Portals bieten zudem Event Dienstleistern aller Art, Firmen für Event Bühnenbau und Event Technik, Catering Unternehmen, Künstlern, Musikern, Verleihern, … die Möglichkeit sich umfangreich zu präsentieren, so das der Kunde beim durch sehen dieser Seiten, viele aufregende Möglichkeiten zur Gestaltung seines eigenen Events entdecken kann!

    Empfehlenswert ist es daher 2 bis 4 Mitarbeiter der Firma mit der Organisation des Events zu beauftragen. Sollte man bei der Organisation Fachmännische Hilfe benötigen, stehen im Internet sehr gerne genügend professionelle und Namhafte, hauptberufliche Künstler und Event Spezialisten zur Verfügung, so das der Kunde keinesfalls auf eine Agentur angewiesen ist!

    Dadurch wäre die Organisation einer perfekten Veranstaltung sowohl stark kostensparend, so das man durchaus mit einem relativ niedrigen Budget auskommen würde, als auch optimal auf die eigenen Vorstellungen zugeschnitten! Als Auftraggeber wäre man in jedem fall sehr gut beraten wenn man sich die Webseiten, Texte, Bilder, Videos und vor allem Referenzen der einzelnen Künstler und Event Dienstleister, vorab ausführlich ansehen und durchlesen würde, oft lässt sich bereits da die Streu vom Weizen sehr leicht trennen!

    artillusions.de

    art-expressions.de

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