Anonyme Mitarbeiterbefragung: Vermeide diese Fehler!

Deine Ausgangssituation: Du hast gerade deine erste Firma gegründet. Dein Team ist wie du: Jung, motiviert, offen für Neues, innovativ und kommunikativ. Also alles Bestens in deinem Start-up. Gibt es Probleme, kommen deine MitarbeiterInnen gerne zu dir – Du proklamierst eine Politik der offenen Tür, und für die Sorgen deines Teams nimmst du dir immer Zeit und hörst ihnen zu.

So weit, so gut. In der Theorie – und wenn es klappt, auch in der Praxis – hast du damit einen der Erfolgsgaranten für dein Unternehmen. Schließlich werden sich so nie unangenehme Themen, wie zum Beispiel Mobbing, Burn-out oder angst- und belastungsbedingte Probleme, in deiner Firma und in deinem Team breitmachen. Aber: Da irrst du dich. denn auch bei dir werden diese Dinge auftauchen.

Fakt ist: Du als Chef kannst noch so offen, tolerant, jovial und kollegial sein – Keiner deiner MitarbeiterInnen wird aber immer mit allen Sorgen, Ängsten und Problemen zu dir kommen. Vor allem dann nicht, wenn es sich beispielsweise um so etwas wie Mobbing handelt. Fakt ist: Sich dazu zu äußern, heißt gleichzeitig auch, einen oder mehrere KollegInnen „in die Pfanne zu hauen“. Was also tun?

Das Zauberwort, das seit Monaten bzw. Jahren durchs Netz und die Unternehmen „geistert“, ist Mitarbeiterbefragung.

Dieses Tool kann für dich zu einem der wichtigsten Werkzeuge werden, die den Erfolg deines Teams und damit auch deines Unternehmens gewährleistet. Wichtig dabei sind absolute Anonymität der Umfrage und das zielgerichtete Umsetzen der Ergebnisse und Lösungsvorschläge.

Vorbereitung ist alles – so funktioniert deine Mitarbeiterbefragung!

Stell dir einmal vor, in deinem Unternehmen, in dem immer alles eitel Sonnenschein war, sind ein paar dunkle Wölkchen aufgezogen. Du kannst den Finger nicht darauf legen, aber irgendetwas scheint „unrund“ zu sein. Dein Team ist nicht mehr ganz bei der Sache, die Laune scheint auch gedämpfter zu sein. Die Lösung hier: Eine Befragung deines Teams, um den Ursachen auf den Grund zu gehen.

Du hast dich also entschieden, diese mit Hilfe einer Survey herauszufinden, hast dich im Netz auch schon schlau gemacht, wie so eine Befragung aussehen kann, vielleicht auch, welche Dienstleisterin bzw. welchen Dienstleister du mit der Durchführung betrauen möchtest. Jetzt gilt es, die folgenden Dinge als Vorbereitungsschritte zu beachten und umzusetzen, damit die Umfrage zu einem Erfolg wird:

• Definiere die Ziele, die mit der Befragung erreicht werden sollen
• Bestimme einen Tag, an dem die Umfrage in deinem Team durchgeführt wird
• Informiere dein Team rechtzeitig darüber, dass es an einer Survey teilnehmen soll
• Informiere deine MitarbeiterInnen darüber, wie mit den Ergebnissen vorgegangen werden soll

Damit deine Beschäftigten nicht das Gefühl bekommen, an einer „Alibibefragung“ teilzunehmen, ist es außerdem ratsam, die Survey über einen offiziellen Kommunikationskanal anzukündigen, z.B. per E-Mail. Achte darauf, dass diese Mail alle relevanten Informationen erhält, die deine MitarbeiterInnen zur Mitarbeiterbefragung erfahren und wissen müssen:

• Welche Ziele verfolgen du und dein Team mit der Umfrage?
• Vermittle, dass die Survey langfristig zu Verbesserungen im Team führen soll
• Mache deinem Team klar, dass du an den adressierten Problemen interessiert bist
• Stelle klar, dass du ebenfalls daran interessiert bist, diese Probleme zielführend zu lösen

EXTRA: Mitarbeiterbefragung: Nutze das Feedback deiner Mitarbeiter! [+Checkliste]

Was sollte ich bei der Durchführung eines Teambefragung alles beachten?

Wie bereits erwähnt, muss das oberste Gebot einer Umfrage die 100%ige Anonymität sein. Viele MitarbeiterInnen haben nach wie vor die (berechtigte?) Sorge, dass ihre Antworten in einer solchen Survey unweigerlich vom Chef als die ihren erkannt werden. Und damit potenziert sich für sie die Sorge, schon mit einem Bein auf der Straße zu stehen, weil sie sich ja beschwert haben.

Stelle also sicher, dass die Befragung deiner Beschäftigten die folgenden Kriterien erfüllt:

• 100% anonym und datenschutzkonform, auch die IP-Adresse darf nicht sichtbar sein!
• Stelle die richtigen Fragen, mit denen deine MA ihre Probleme richtig ansprechen können
• Gib deinem Team die Möglichkeit, unangenehme Themen in deinem Start-up offenzulegen
• Und: Habe den Mut, dich mit diesen wirklich unangenehmen Themen auseinanderzusetzen!

Warum wir diese Dinge extra noch einmal betonen? Weil hier die häufigsten Fehler in der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung lauern. Unser Tipp – und damit sparen du und dein Team Zeit:

Lass die Umfrage erstens von einer externen Dienstleisterin/Beraterin bzw. einem externen Dienstleister/Berater durchführen und zweitens online und während der Arbeitszeit.

Diese Vorgehensweise hat sich bereits bewährt und hat diese Vorteile:

• Die Fragen können schnell am Dienstcomputer oder am Smartphone beantwortet werden
• Die MitarbeiterInnen verstehen den Ernst der Umfrage, da sie Teil der täglichen Arbeit ist
• Online ist deutlich einfacher und sicherer, als eine analoge Umfrage auf Papier
• Eine externe Beraterin oder ein externer Berater kann euch im Anschluss Ergebnisse & Lösungen zeigen

Welche Fehler sollte ich bei der Umfrage meines Teams vermeiden?

Neben der Gefahr, eine Umfrage nicht zu 100% anonym zu machen, gibt es vor allem bei der Erstellung der Fragen einige potentielle Stolperfallen. Stolperfalle #1: Die Fragen haben keinen Tiefgang, sie kratzen also lediglich an der Oberfläche. Ist das der Fall, wirst du als ChefIn den eigentlichen Problemen in deinem Mitarbeiterteam nicht auf den Grund gehen. Weitere Stolperfallen können sein:

• Fragen, die zu kompliziert formuliert sind und das Beantworten erschweren
• Die Fragen adressieren keine kritischen Themen, wie z.B. Führungskompetenzen
• Tendenziöse Fragen, die deine MitarbeiterInnen in eine bestimmte Richtung drängen sollen
• Die Fragen wurden ohne psychologischen Input und damit ohne wirklichen Mehrwert erstellt

Idealerweise sollte die Fragen der Umfrage gar nicht von einem Mitglied deines Unternehmens erstellt werden. Auch wenn er oder sie die Firma besser kennt, als eine außenstehende Person, lauern gerade hier Risiken. Er/sie kennt das Unternehmen zu gut und damit auch seine/ihre KollegInnen! Die Gefahr: Die Fragen vermeiden unter Umständen brisante Themen, unangenehme Dinge werden nicht angesprochen.

Es macht deutlich mehr Sinn, die Umfrage von einem neutralen und externen Unternehmen durchführen zu lassen.

So kannst du sicher sein, dass die Fragen nicht tendenziös sind. So kannst du zudem sicher gehen, dass auch die anschließende, wichtige Auswertung nicht von einem Inhouse-Projektmanager vorgenommen wird. Damit bleibt ein unparteiischer Blick von außen möglich.

Die Vorteile einer anonymen Mitarbeiterbefragung noch einmal für dich zusammengefasst:

• Du erfährst innerhalb weniger Tage, an welchen Ecken und Enden es in Deiner Firma „brennt“
• Dein Team hat die Möglichkeit, sich offen und ehrlich zu wichtigen Themen zu äußern
• Du kannst erfahren, was deine MitarbeiterInnen von dir und deiner Firma halten
• Das Wissen, welche MitarbeiterInnen vielleicht schon innerlich gekündigt haben
• Du kannst dein Unternehmen durch die Ergebnisse optimieren

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