Mails, Anrufe, Terminanfragen, Chatnachrichten oder Kolleginnen und Kollegen, die für einen kurzen Austausch rumkommen: Die moderne, digitalisierte Geschäftswelt ist geprägt von einer wahren Informationsflut. Zwar ist ein transparenter und stetiger Austausch von Informationen für die produktive Zusammenarbeit enorm wichtig; eine ungeordnete Masse an Nachrichten überfordert Mitarbeitende jedoch – und ihre Produktivität sinkt. Mit entsprechenden Systemen lassen sich Mails, Chats, Kalender und Dateien optimal verwalten. Auf einige Dinge gilt es bei der Wahl des Tools jedoch zu achten, vor allem, was die Bedienung, die Datensicherheit und die Kosten betrifft.

Mit zunehmender Digitalisierung, der immer weiter verbreiteten Kollaboration über verschiedene Standorte hinweg sowie der Etablierung von Remote-Work ist die Flut an Informationen und virtuellen Meetings stark angestiegen. Zig E-Mails trudeln täglich bei allen Mitarbeitenden ein, hinzu kommen Nachrichten über andere Medien wie Chats, Projektmanagementtools, Kalender und Webcasts, die alle über Benachrichtigungsfunktionen verfügen. In den verschiedenen Diensten pingen so immer wieder Trigger über neue Nachrichten auf. Mitarbeitende verbringen inzwischen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten auch von für sie unwichtigen Nachrichten, es gelingt ihnen kaum, die Nachrichten nach Relevanz zu filtern und wirklich zu verarbeiten. Die Kommunikation untereinander wird dadurch ineffizient, nicht selten gehen Informationen in der Masse sogar unter.

„Die moderne Geschäftswelt verlangt den Mitarbeitenden viel zu viel ab“, meint Alfred Hermann, Chief Project Officer der ITIS AG. Das bayerische Softwareunternehmen ist auf die Entwicklung und den Betrieb standardisierter und anpassbarer IT-Lösungen spezialisiert. „Mitarbeitende stehen vor Herausforderungen wie Informationsüberlastung und Zeitmanagement“, so Hermann.

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Filter und Regeln sortieren und priorisieren Nachrichten

Moderne E-Mails-Clients machen die Informationsverarbeitung leichter und verbessern die Kommunikation deutlich. Durch Filter und Regeln werden E-Mails automatisch in die vorgesehenen Ordner sortiert, sodass der eigentliche Posteingang nicht länger überflutet wird. Das ist vor allem angesichts von Verteilerlisten wichtig, die für unterschiedliche Personenkreise genutzt werden. „Verteilerlisten sind Fluch und Segen zugleich“, meint Christopher Lorenz, Chief Technology Officer der ITIS AG. Denn einerseits erhalten Mitarbeitende alle Informationen, die sie betreffen, andererseits nimmt die Zahl an Nachrichten dadurch aber auch zu. Zudem steckt nicht hinter jeder E-Mail für jeden Mitarbeitenden auch eine konkrete Aufgabe, sondern ist für viele Empfänger tatsächlich als reine Information gedacht.

Dank Filtern und Regeln werden die Nachrichten geordnet und priorisiert, die Nutzenden behalten den Überblick über die eingegangenen Informationen und können ihre Arbeitszeit effektiv nutzen: „Mitarbeitende können sich mit den neuen Nachrichten in den einzelnen Ordnern zu festen Zeiten beschäftigen und arbeiten dann fokussiert“, beschreibt der IT-Experte. Gedanklich müssen sie dann nämlich nicht mehr zwischen den unterschiedlichen Inhalten der vielen Nachrichten hin- und herspringen und werden nicht mehr aus ihrer aktuellen Tätigkeit herausgerissen.

Automatisches Antworten und Autovervollständigen reduzieren manuellen Aufwand

Funktionen wie das automatische Antworten und Autovervollständigen gehören bei guten E-Mail-Systemen ebenfalls zum Standard und erleichtern die Bearbeitung von Nachrichten deutlich. Durch automatisierte Antworten auf Support-Anfragen beispielsweise werden Rückfragen des Senders vermieden: Er/sie weiß, dass die E-Mail eingegangen ist und wie lange die Bearbeitung etwa dauern wird. Dem Empfänger wiederum nehmen automatische Antworten den Zeitdruck und den manuellen Aufwand ab. Letzteres wird auch durch das Autovervollständigen reduziert, weil Mitarbeitende zum Beispiel vorgefertigte Satzbausteine nutzen können.

Gewisse E-Mail-Clients verfügen zudem über ein integriertes Language Tool, das die Groß- und Kleinschreibung, die Rechtschreibung und die Grammatik überprüft und Vorschläge zur Verbesserung macht. „Wer viel am Computer schreibt, hat irgendwann müde Augen und übersieht vieles“, weiß Lorenz. „Da ist ein unterstützendes Language-Tool sehr wertvoll, um die Qualität der Nachrichten hochzuhalten.“

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Dateienaustausch direkt über den Mailserver

Hilfreich ist auch, wenn sich der Dateienaustausch direkt über den Client abwickeln lässt – und zwar nicht als Anhang einer E-Mail. Mitarbeitende können die Dateien über eine Art digitaler Aktenkoffer über den Mailserver mit anderen teilen, diese können die Dateien lesen und gegebenenfalls auch direkt bearbeiten. Der große Vorteil ist, dass die Dateien dann nicht in verschiedenen Bearbeitungszuständen lokal auf den Computern der einzelnen Mitarbeitenden gespeichert sind – und nicht immer noch mehr Nachrichten mit immer anderen Anhängen verschickt werden müssen.

Teilen lassen sich in den meisten E-Mail-Clients auch Kalender und Termine, sodass zum Beispiel Teammitglieder untereinander wissen, wann Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind und wann nicht. Das erübrigt Rückfragen – und somit eine zusätzliche E-Mail. Ohnehin sollte das E-Mail-System für derartige, eher informelle Nachrichten auch einen Chatter enthalten. „Per Chat lassen sich Dinge auch mal schnell über den kurzen Dienstweg klären“, so Hermann. „Eine E-Mail hat ja doch eher Briefcharakter und muss eben nicht immer sofort beantwortet werden.“

Open-Source-Lösungen als Alternative zu Outlook

Ein weit verbreiteter E-Mail Client auch in der Geschäftswelt ist Outlook von Microsoft. Als Teil der 365-Welt lässt sich dieser Dienst einfach mit dem Kalender und der Plattform Teams verknüpfen, sodass sich E-Mails, Termine, Chats, Notizen und Besprechungen gut verwalten lassen. Jedoch sind Unternehmen dann auch in der 365-Welt geradezu gefangen und stoßen immer wieder an Grenzen. „Tools von Drittanbietern anzubinden oder Prozesse zu implementieren ist schwierig“, erklärt Lorenz. „Unternehmen sind dann von Microsoft geradezu abhängig.“ Auch die Lizenzkosten steigen mit jedem User, es kann daher schnell teuer werden.

Eine gute Alternative hierzu sind deshalb Open-Source-Lösungen, wie beispielsweise ITISeasy.email, das auf einem Fork von Zimba basiert. Lizenzkosten spielen hier keine Rolle und aufgrund des quelloffenen Codes können Unternehmen das System individuell anpassen. Dadurch ergeben sich unter anderem im Bereich der Administration vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. „Mit Open-Source-Lösungen sind Unternehmen wirklich flexibel und werden beim Wachstum unterstützt“, betont der IT-Experte. Auch, was den Betrieb angeht: Ob das System On-Premise oder beim IT-Dienstleister gehostet wird, entscheidet jedes Unternehmen selbst.

Datensicherheit gewinnt immer mehr an Relevanz

Dem Thema Datensicherheit, das angesichts zunehmender Cyber-Attacken immer mehr an Relevanz gewinnt, ist mit Open-Source-Lösungen daher genüge getan: Unternehmen können die Datenhoheit vollständig selbst behalten oder wissen ihre Daten – im Fall von ITISeasy.mail – in geschützten Rechenzentren sicher, die in Deutschland betrieben werden. Mehrere Firewalls und Proxyserver bieten Datensicherheit auf höchstem Niveau, dank Geoblocking lassen sich bestimmte IP-Bereiche direkt ausgrenzen, zudem werden schadhafte Inhalte von der intelligenten Überwachung erkannt und automatisch in Quarantäne versetzt.

„Jede E-Mail ist sensibel und muss daher geschützt sein“, sagt Hermann. „Mails enthalten teils komplexe Kommunikation mit Kunden und mit internen Fachabteilungen, sie enthalten sensible Daten und teilweise Betriebsgeheimnisse.“ Deshalb werden Nachrichten in ITISeasy.mail auch verschlüsselt und die Authentifizierung zur Nutzung des Dienstes erfolgt mehrstufig.

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Vollständige Migration in kurzem Zeitraum

Ob Unternehmen ein Open-Source-E-Mail-System nun ganz neu aufsetzen – Startups zum Beispiel, die bislang über keine Lösung verfügen – oder ob sie mit ihrem bestehenden Client migrieren möchten – weil sie beispielsweise mit Outlook an ihre Grenzen stoßen: „Die Implementierung ist immer ein Aufwand, aber in jedem Fall gut machbar“, betont Lorenz. Alle vorhandenen Postfächer, Ordnerstrukturen und jede einzelne E-Mail können komplett in die neue Lösung integriert werden.

Die Implementierung erfolgt hierzu in zwei Schritten: Zunächst wird eine Grundmigration durchgeführt, die einige Tage oder ein bis zwei Wochen in Anspruch nimmt – je nach vorhandener Datenmenge. Darauf folgt abschließend über einen sehr kurzen Zeitraum, meist ein Wochenende, eine Deltamigration, um die neuesten E-Mails nachzuziehen. „E-Mails sind wichtige Infos, geradezu ein Schatz“, betont der IT-Experte. „Bei einer gut geplanten Migration geht dann auch wirklich nichts verloren.“

Fazit

Die Flut an Nachrichten, die die moderne, digitalisierte Geschäftswelt mit sich bringt, führt zu Informationsüberlastung und ineffizienter Kommunikation – wenn Unternehmen nicht mit einem guten E-Mail-Client Abhilfe schaffen. Weit verbreitet ist in diesem Zusammenhang Outlook von Microsoft, jedoch ist dieses System auch strikt begrenzt und unter Umständen sehr teuer. Mit Blick auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Kosten und Datensicherheit punkten vor allem Open-Source-Lösungen, die zum Teil sogar noch über den Funktionsumfang von Outlook hinausgehen.