Videokonferenzen gegen Prokrastination und Ablenkung am Arbeitsplatz

Laut einer aktuellen Umfrage des Marktforschungsinstituts YouGov lassen sich drei Viertel der Erwerbstätigen (86 Prozent) am Arbeitsplatz zumindest gelegentlich ablenken, sind also nicht mit ihrer eigentlichen Arbeit befasst. Die Prokrastination ist auf einem historischen Höchststand. Vermutlich kommt dir das bekannt vor:

Erwerbstätige, die den ganzen Tag am PC arbeiten, werden mit einem unaufhaltsamen Informationsstrom bombardiert: beunruhigende Nachrichten und Social Media Posts über alles und jeden – vom Brexit über die globale Erwärmung bis hin zu gezielter Werbung für Luxusbettwäsche oder Katzen, die mit Hasen kuscheln.

Gleichzeitig werden die Mitarbeiter in dem Maße, in dem Unternehmen immer stärker vernetzt sind, in endlose Meetings hineingezogen und haben nie das Gefühl, dass sie mal wirklich abschalten können. Ist es ein Wunder, dass die meisten Mitarbeiter unter diesen Umständen Mühe haben, sich zu konzentrieren?

Ablenkung vorprogrammiert

Mit den besten Absichten stellen Unternehmen Produktivitätswerkzeuge zur Verfügung und ermöglichen es den Beschäftigten, von jedem Ort aus zu arbeiten. Doch die Hinweise verdichten sich, dass die Aufmerksamkeitsspanne der Mitarbeiter immer kürzer wird, was zu Produktivitätseinbußen führt. Laut einer Studie der University of California haben Informationsarbeiter bei der Arbeit am Computer im Schnitt eine sehr kurze Aufmerksamkeitsspanne: Die durchschnittliche Konzentrationsdauer beträgt demnach nur 40 Sekunden, dann lassen wir uns bereits ablenken.

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Isolation am Arbeitsplatz verstärkt das Problem

Das Schlimmste für abgelenkte, gestresste Mitarbeiter ist die mit dem Digital Workplace zunehmende Isolation und räumliche Trennung von Kollegen und Teams. Neue Untersuchungen von Totaljobs, der größten Job-Plattform in Großbritannien, haben ergeben, dass sich drei von fünf (60 Prozent) Mitarbeitern bei der Arbeit einsam fühlen. Nicht von ungefähr hat Großbritannien als erstes Land der Welt ein Ministerium für Einsamkeit eingerichtet. Aber auch in Deutschland leiden immer mehr Menschen unter Einsamkeit. Experten sprechen bereits von einer neuen Volkskrankheit.

Wären wir ohne unser Smartphone einsamer? Oder würden wir ohne unser Smartphone seltener spüren, wie einsam wir sind? #Einsamkeit

— Nike Nemo (@nikenemo) July 29, 2019

Wenn Menschen, die sich einsam fühlen mit Ablenkungen bombardiert werden, führt dies oft zu negativen Verhaltensweisen, von schlechtem Zeitmanagement bis hin zu Weltuntergangsszenarien. Im schlimmsten Fall führen Angst und Depressionen dazu, dass Menschen krank werden oder sogar die Arbeit ganz aufgeben müssen.

Laut der Studie von Totaljobs haben 26 Prozent der Menschen ihren Job aufgrund von Einsamkeit am Arbeitsplatz gekündigt.

Kein Wunder, dass sich Manager und Personalabteilungen manchmal überfordert fühlen. Da immer mehr Mitarbeiter und Freiberufler vom Homeoffice aus arbeiten, braucht es neue Fähigkeiten, Prozesse und Werkzeuge, die das Gemeinschaftsgefühl, das gemeinsame Ziel und den Spaß an der Arbeit fördern und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter gesund, produktiv und engagiert bleiben.

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So können Videokonferenzen helfen

Glücklicherweise hat sich die Kommunikationstechnologie entsprechend angepasst und kann Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderung unterstützen. Am schnellsten wachsen Videokonferenz-Technologien, die nicht nur die Produktivität verbessern, sondern auch die Einsamkeit am Arbeitsplatz bekämpfen. Mit einem prognostizierten Volumen von 6,4 Milliarden US-Dollar bis 2020 überholen Videokonferenzen sogar webbasierte Audiokonferenzen.

Es gibt viele Gründe, warum Videokonferenzen an Bedeutung gewinnen:

1. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Menschen weniger Zeit in Videokonferenzen verbringen, dafür aber mehr erreichen als bei herkömmlichen Telefonkonferenzen.
2. Die Qualität der Kommunikation wird besser, wenn wir unser Gegenüber nicht nur hören, sondern auch sehen.
3. Wir neigen weniger zu Multitasking, wenn wir gesehen werden. Noch eben schnell E-Mails während des Meetings beantworten, statt uns auf das Gespräch zu konzentrieren – das gibt es bei Videokonferenzen viel seltener und daher sind die Meetings auch kürzer.
4. Selbst der scheinbar triviale Akt, sich zu bemühen, bei einem Anruf repräsentativ auszusehen, steigert das Selbstwertgefühl und das Engagement der Homeoffice-Mitarbeiter, die sonst vielleicht noch im Schlafanzug am Schreibtisch gesessen hätten.

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Videokonferenzen allein werden sicherlich nicht alle Probleme in Hinblick auf Ablenkung und Isolation am Arbeitsplatz lösen. Dies erfordert vielmehr einen sich ständig weiterentwickelnden Mix aus Qualifizierung, interner Kommunikation, Personalpolitik und vielen anderen Faktoren – einschließlich der entsprechenden Technologien. Aber in Unternehmen mit großen, virtuellen und global verteilten Teams können Videokonferenzen tatsächlich einen Unterschied ausmachen und dabei helfen, die Herausforderungen des Digital Workplaces anzugehen.

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