So wird dein Team-Meeting zum Erfolg [Checkliste]

Business-Meetings bilden wichtige Schnittstellen zwischen Abteilungen, Projektteams und Geschäftspartnern. Damit die Zeit für das gemeinsame Brainstorming optimal genutzt werden kann, sollten die geschäftlichen Zusammenkünfte effizient geplant werden. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind:

• Nützliche Inhalte
• ein sinnvolles Zeitmanagement
• gut aufbereitete Unterlagen
• die richtige Ausstattung der Räumlichkeiten

Mit der folgenden Checkliste lassen sich effiziente Business-Meetings erfolgreich planen und umsetzen.

1. Das Ziel des Meetings festlegen

Bevor es an die konkrete Planung gehen kann, sollte das Ziel des Meetings möglichst genau definiert werden, da sämtliche weitere organisatorische Schritte davon abgeleitet werden. Auch für die Teilnehmer des Meetings ist es wichtig, den Grund der Zusammenkunft im Vorfeld zu kennen. So kann sich jeder hinreichend auf die zu besprechenden Punkte vorbereiten und aus dem Meeting den größtmöglichen persönlichen Nutzen ziehen. Eine gute Vorbereitung fördert außerdem die Konzentration und die Motivation der Mitarbeiter.

Sollen im Rahmen des Business-Meetings mehrere Ziele erarbeitet werden, ist es sinnvoll, ihnen im Hinblick auf ihre Bedeutung eine Reihenfolge zu geben. So wird auf den ersten Blick ersichtlich, welche Ergebnisse besondere Priorität haben und vorrangig erörtert werden sollten.

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2. Die Teilnehmerliste erstellen

Die Teilnehmerliste für ein Business-Meeting sollte unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien erstellt werden:

• Welche Personen müssen unbedingt anwesend sein? (z. B. wichtige Entscheidungsträger)
• Wie viele Personen sollte das Meeting umfassen? (Zu viele Teilnehmer können für Unruhe und lange Diskussionen sorgen, die die Ergebnisfindung stören)
• Welche Abteilungen sollten Berücksichtigung finden? (Kann eine Abteilung allein alle Punkte erörtern, oder geht es um abteilungsübergreifende Themen?)
• Müssen die jeweiligen Abteilungsleiter vor Ort sein? Oder genügt es, wenn ein beliebiger Vertreter der Abteilung am Meeting teilnimmt?
• Wer kann einen wertvollen Beitrag zu den einzelnen Themenpunkten leisten?
• Ist ggf. eine externe Expertise erforderlich oder hilfreich, z. B. von einem Sachverständigen oder einem Juristen?
• Müssen externe Geschäftspartner hinzugezogen werden?

Auf Basis dieser Fragestellungen kann eine Teilnehmerliste erstellt werden, die alle wichtigen Parteien berücksichtigt und trotzdem den Kreis der Anwesenden so klein wie möglich hält.

3. Den richtigen Ort für das Meeting wählen

Zunächst sollte festgelegt werden, wo das Business-Meeting stattfinden soll. Das ideale Umfeld bietet genügend Platz für alle Teilnehmer und ermöglicht konzentriertes Arbeiten in einer ungestörten Atmosphäre. Ist nur ein kleines internes Meeting geplant, reicht meist ein Besprechungsraum innerhalb des Unternehmens aus. Für größere Veranstaltungen, zu der auch externe Teilnehmer eingeladen werden, kann es empfehlenswert sein, in angemietete Räumlichkeiten auszuweichen. Professionelle Tagungshotels bieten neben voll ausgestatteten Tagungsräumen auch das entsprechende Equipment, um jede Form von Meeting umzusetzen.

Die Verlegung des Meetings in ein Tagungshotel oder andere externe Veranstaltungsräume kann darüber hinaus zusätzliches kreatives Potenzial schaffen und sich positiv auf die Gruppendynamik auswirken. Der Veranstaltungsort sollte außerdem für alle Teilnehmer des Meetings gut erreichbar sein und bei einer Anreise von extern ausreichend Parkmöglichkeiten bieten oder gut an öffentliche Verkehrsmittel angebunden sein.

Ist für das Meeting eine Präsentation eingeplant, sollten die Räumlichkeiten das erforderliche technische Equipment bereithalten. Wenn für die Gestaltung sämtlicher Tagesordnungspunkte eine spezielle unternehmensinterne Technik erforderlich ist, kann es ratsam sein, das Meeting in den eigenen Räumlichkeiten durchzuführen.

4. Eine Tagesordnung erstellen

Die Tagesordnung ist das Herzstück eines erfolgreichen Business-Meetings.

Sie dient der Übersichtlichkeit und leitet wie ein roter Faden durch die gesamte Veranstaltung. Eine gute Tagesordnung ist für die Vorbereitung eines Business-Meetings ebenso wichtig wie für die Durchführung. Die sogenannten TOP (Tagesordnungspunkte) sollten daher klar definiert, übersichtlich gegliedert und mit verschiedenen Unterpunkten versehen sein. So bleiben wichtige Aspekte der einzelnen Themen im Blick und können während des Meetings effizient abgearbeitet werden.

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Damit die Tagesordnung nicht nur für die Vorbereitung, sondern auch für die Durchführung des Meetings eine wertvolle Stütze sein kann, ist es hilfreich, die Tagesordnungspunkte nach Wichtigkeit absteigend zu sortieren und jedem einzelnen Teilbereich eine grobe Zeitvorgabe zuzuweisen. So lassen sich einzelne Unterpunkte gut priorisieren, und das Risiko, dass unwichtige Gesprächspunkte zu viel Aufmerksamkeit bekommen, wird minimiert.

Es ist weiterhin ratsam, den Teilnehmern eine Kopie der Tagesordnung bereits mit der Einladung zum Meeting anzuhängen. So haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf die einzelnen Themen vorzubereiten und erste Ideen zu entwickeln.

5. Die richtige Zeitplanung

Zur Vorbereitung eines professionellen Business-Meetings gehört auch eine gute Zeitplanung. Sie sorgt für Transparenz und Übersichtlichkeit und kann dabei helfen, einzelne Tagesordnungspunkte und Gesprächsbeiträge im Rahmen zu halten.

Die einzelnen Teilbereiche eines Meetings sowie auch der gesamte zeitliche Rahmen sollten nicht zu umfangreich gestaltet werden, da ansonsten die Konzentration der Teilnehmer darunter leiden kann. Ein zu knappes Zeitbudget birgt dagegen das Risiko, dass wesentliche Themen nicht ausreichend erörtert werden können, um eine zufriedenstellende Ergebnisfindung zu erreichen. Neben der eingeplanten Zeit für die Dauer einer Präsentation ist es dahingehend auch wichtig, genügend Raum für Zwischenfragen, Diskussionen und die Ideensammlung einzuplanen.

Natürlich dürfen auch Pausen nicht zu kurz kommen, denn sie bringen wertvolle neue Energie. Eine Grundregel in der Psychologie lautet:

Menschen können sich im Durchschnitt ihr Lebensalter x2 in Minuten konzentrieren.

Das bedeutet, dass ein Erwachsener von 40 Jahren sich maximal 80 Minuten am Stück konzentrieren kann. Die tatsächliche Konzentrationsfähigkeit liegt allerdings meist eher darunter. Nach dieser Zeitspanne sollte eine Pause eingelegt oder eine neue Gesprächstechnik angewendet werden. Diese Erkenntnis sollte bei der Zeitplanung im Business-Meeting berücksichtigt werden.

Eine kleine Pause, in der alle Teilnehmer frische Luft schnappen, sich die Beine vertreten, eine Erfrischung zu sich nehmen, den Waschraum aufsuchen und auch die Raucher eine kurze Auszeit bekommen können, kann der weiteren Konzentration sehr förderlich sein.

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6. Die Teilnehmer einladen

Die Teilnehmer eines Business-Meetings sollten mit ausreichend Vorlauf eingeladen werden, damit sich auch zeitlich stark eingebundene Teilnehmer den Termin freihalten können. Wie viel Vorlauf erforderlich ist, hängt von den Teilnehmern und dem Umfang des Meetings ab – sowie natürlich der Frage, ob das Meeting in den eigenen Räumlichkeiten stattfindet, oder ob für einzelne oder sogar für alle Teilnehmer eine Anreise einzuplanen ist.

Die Einladung zu einem Business-Meeting kann in der Regel per E-Mail versendet werden. In der E-Mail sollten folgende Punkte auf einen Blick klar ersichtlich sein:

• Datum
• Uhrzeit
• Dauer

Die Tagesordnung sowie weitere relevante Unterlagen können der E-Mail angehängt werden. Vor allem externe Teilnehmer sollten unbedingt um eine Bestätigung des Termins gebeten werden, damit eine effektive Planung möglich ist.

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7. Den Veranstaltungsort vorbereiten

Damit das Business-Meeting sofort starten und das zeitliche Budget optimal ausschöpfen kann, sollte der Veranstaltungsort perfekt vorbereitet sein. Deswegen ist es wichtig, vor Beginn des Meetings die Ausstattung des Veranstaltungsortes zu prüfen und ggf. weitere Vorbereitungen zu treffen.

Wenn zum Beispiel eine Power-Point-Präsentation zu halten ist, sind ein Beamer und die geeigneten Kabel unverzichtbar. Sollen technische Neuheiten präsentiert werden, ist es wichtig, dass die hierfür notwendigen Geräte und Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung stehen. Hier sollte jedes technische Gerät auf seine Funktionsfähigkeit überprüft werden.

Benötigen die Teilnehmer Unterlagen, sollten diese vor Beginn des Meetings in einer Mappe auf den Plätzen verteilt werden – zusammen mit ein paar leeren Blättern und einem Stift, um sich während des Meetings Notizen machen zu können. Außerdem sollte an jedem Platz ein Glas stehen und der Tisch mit Softdrinks ausgestattet sein. Zusätzliche Kaltgetränke können auf einem separaten Tisch bereitgestellt, Kaffee oder Tee in der Pause gereicht werden. In einem Tagungshotel oder bei geeigneten Räumlichkeiten im eigenen Unternehmen ist es auch möglich, Erfrischungen für die Pausen in einem Nebenraum vorzubereiten.

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