Fehlendes Zeitmanagement? 3 Ursachen im Check

Wenn es um Zeitmanagement geht, sind die meisten von uns in der Falle unserer eigenen Planungsfehler gefangen. Psychologen sehen als Grund hierfür unsere Tendenz zu unterschätzen, wie lange es realistisch dauern wird, eine Aufgabe zu erledigen.

Wenn du immer wieder Termine verschieben musst oder dich dafür entschuldigst, dass du (wieder) zu spät gekommen bist, sind hier einige gezielte Taktiken und Tools für ein besseres Zeitmanagement.

Die drei Planungsfehler

Es gibt drei Hauptgründe, warum wir ständig durch unsere eigenen Irrtümer Zeit verlieren:

1. Du nutzt deine bisherigen Erfahrungen bei der Planung nicht
2. Übermäßiger Optimismus lässt dich glauben, dass deine Fristen eingehalten werden
3. Du neigst bei der Planung dazu das „Big Picture“ zu sehen, anstatt tatsächliche Schritt-für-Schritt-Maßnahmen zu ergreifen

Wenn du beispielsweise an deinen Arbeitsweg denkst, stellst du dir oft die 15-Kilometer-Fahrt auf der Autobahn zu deinem Büro vor. Aber du denkst nicht darüber nach, wie du noch die Schlüssel finden, ins Auto steigen, mit langsamen Schulbussen umgehen oder den Verkehr regeln musst.

Übermäßiger Optimismus sagt dir, dass ein fast leerer Tank für deine kurze Fahrt ausreicht – aber wenn du die langsamen Busse oder den verstopften Verkehr noch mit einbeziehst, tut er das nicht. Für ein besseres Zeitmanagement und pünktliche Termine benötigst du eine bewusstere Planung. Und wahrscheinlich ein paar Tools!

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Planung um den Planungsfehler herum

An aufeinanderfolgenden Besprechungstagen bist du hartnäckig 2-5 Minuten zu spät. Warum? Wegen deiner Fehlkalkulation:

Für ein besseres Zeitmanagement solltest du eventuelle Verzögerungen einplanen:

• Wenn du dein Projekt planst, solltest du dich an vergangenen Projekten orientieren (auch wenn beim letzten Mal die Hölle los war – das kommt vor)
• Denke auch an all die Dinge, die schief gehen könnten und befasse dich mit diesen Punkten in deiner Projektplanung
• Schreibe eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine Kunden oder dich selbst, um sicherzustellen, dass du jedes Detail aufgreifst

Guter Tipp: Kunden LIEBEN Schritt-für-Schritt-Zeitpläne, daher solltest du sie bereits in deinen Angeboten aufführen.

4 Zeitmanagement-Tools

Hier sind ein paar Tools, die dir helfen, richtig zu kalkulieren:

• Toggl: Dies ist ein kostenloses Tool, mit dem du deine Zeit erfassen kannst
• Die 1-3-5 Regel: Konzentriere dich jeden Tag auf 1 großes Ding, 3 mittlere Dinge und 5 kleine Dinge. Hier gibt es eine praktische Vorlage für deine täglichen Ziele
• Die Pomodoro-Technik: Widme 25 Minuten deiner ungeteilten Aufmerksamkeit den wichtigen Aufgaben. Hier ist ein kostenloser Timer
• Nutze die Eisenhower Matrix. Dieses einfache Diagramm hilft dir zu entscheiden, was wirklich wichtig ist und was nicht

Die Eisenhower Matrix

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— André Niedostadek (@niedostadek) 4. Juli 2018

Noch mehr Tools, die dir weiterhelfen

EXTRA: Produktivität steigern: 10 hilfreiche Tools

Dieser Artikel wurde von Brooke B. Sellas auf Englisch verfasst und am 02.08.2017 auf www.businessesgrow.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können!

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