Wie können Unternehmen ihre Zeit mit Hilfe eines virtuellen Assistenten optimieren?

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Virtueller Assistent: Eine Person schreibt mit einem Chatbot.
Wie können Unternehmen ihre Zeit mit Hilfe eines virtuellen Assistenten optimieren? - Foto: © NicoElNino - stock.adobe.com

Wenn du ein kleines Unternehmen besitzt oder ein/eine UnternehmerIn bist, weißt du sehr gut, dass Zeit kostbar ist – und man kann nie genug davon haben! Oftmals geht die Zeit, die du für deinen Arbeitstag aufwendest, zu Lasten deiner privaten und persönlichen Zeit, und es scheint, als gäbe es keine Möglichkeit, dies zu vermeiden. Aber es gibt einen Weg, wie du mehr Zeit für dich selbst haben kannst – und wenn du denkst, was wir denken, bist du auf dem richtigen Weg.

Das stimmt – ein virtueller Assistent kann mehr für dich tun, als du vielleicht denkst und du kannst wertvolle Zeit für Familie und Freunde zurückgewinnen. Aber wenn du einen virtuellen Assistenten engagierst, um einen digitalen Vorteil für dein Unternehmen zu erlangen, solltest du auch das Beste daraus machen! Es zahlt sich aus, eine Beziehung langfristig und nicht kurzfristig zu führen, und man muss sich gegenseitig respektieren und verstehen. Aber wie kannst du die Zeit deines virtuellen Assistenten noch optimieren? Das wollen wir herausfinden.

Wie können Unternehmen ihre Zeit mit virtuellen Assistenten optimieren?

Von Anfang an klare Erwartungen formulieren

Obwohl die meisten Menschen zustimmen würden, dass die Beschäftigung eines virtuellen Assistenten auch für kleine Unternehmen eine hervorragende Lösung ist, wenn du deinen Zeitplan entlasten willst, ist es wichtig, so realistisch wie möglich zu sein. Mit anderen Worten: Sei dir über die Aufgaben im Klaren, die dein virtueller Assistent erledigen soll, und lege die Erwartungen von Anfang an fest. Es zahlt sich aus, wenn du direkt mit ihm redest und sicherstellst, dass seine Aufgaben und Zuständigkeiten klar definiert sind. Versuche, die Aufgaben so klar und präzise wie möglich zu formulieren – es gibt nichts Schlimmeres, als einen/eine Vorgesetzten zu haben, der/die sich nicht über die Aufgaben im Klaren ist – und du stellst fest, dass das, was du die ganze Zeit getan hast, nicht korrekt ist!

Was du wissen musst ist, dass es in jeder Beziehung normal ist, Wachstumsschmerzen zu haben – besonders in dieser Art von Beziehung, in der ihr miteinander kommuniziert und aus der Ferne arbeitet. Es ist eine gute Idee, euch informell kennenzulernen – vielleicht könnt ihr alle paar Tage ein kurzes Treffen vereinbaren, damit du weißt, wo dein VA steht. Sei dir über die Bedingungen deiner Vergütung und Verfügbarkeit im Klaren, dann wird dein VA dies noch mehr zu schätzen wissen.

Bitte um Feedback

Es ist zwar immer wichtig, dass du deinem virtuellen Assistenten konstruktives Feedback gibst, damit er weiß, dass er seine Aufgaben richtig (oder falsch) erledigt, aber vergiss nicht, ihn um Feedback zu bitten. Ein guter virtueller Assistent wird dir gegenüber ehrlich über seine Arbeit sein und darüber, was funktioniert (oder nicht funktioniert). Du kannst ihn um Beiträge zu bestimmten Prozessen oder Verfahren bitten und wie er ein bestimmtes Projekt einschätzt. Wenn du um Feedback bittest, solltest du natürlich offen sein und zuhören – wer weiß, vielleicht lernst du ja das ein oder andere oder siehst die Dinge ein wenig anders.

Sei dir der Aufgaben bewusst

Wenn du den Fortschritt deines virtuellen Assistenten im Auge behältst, kannst du am besten sicherstellen, dass die Aufgaben erledigt und rechtzeitig abgeschlossen werden. Es ist wichtig, dass du dich über die Fortschritte des Assistenten im Klaren bist. Versuche aber, nicht zu sehr an die Zeit zu denken, die er für diese oder jene Aufgabe aufgewendet hat, sondern konzentriere dich auf das, was er leistet. Vielleicht kannst du auch eine Software zur Zeiterfassung einsetzen, damit du eine bessere Vorstellung davon hast, was dein/deine MitarbeiterIn den ganzen Tag über tut, und sehen, welche Ziele er/sie erreicht. Es ist auch einfacher, die Abrechnung zu berechnen und einen Zeitplan aufzustellen.

Dieser Artikel wurde von Ryan Bradman auf Englisch verfasst und am 01.09.2022 auf business.clickdo.co.uk veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesenden zu relevanten Themen austauschen können.
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