Von automatisch erstellten Abrechnungen oder Infomailings über den komplett vernetzten Austausch verschiedener interner Informationen bis hin zum künstlichen Bot für die Servicehotline – die Digitalisierung bietet innovative Lösungen für zahlreiche Unternehmensbereiche. Welche neuen Entwicklungen gibt es, wie können sie Abläufe effizienter machen und welche bieten tatsächlich einen nützlichen Mehrwert?

1. Finanzen

Dieser Bereich ist für alle Unternehmen relevant. Gerade Prozesse rund um den Umgang mit nüchternen Zahlen sind prädestiniert dafür, künftig digital ausgeführt zu werden, um so Kapazitäten zu schonen. Eine der größten Herausforderungen dabei ist allerdings, die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten und diese vor einem unerlaubten Zugriff zu schützen.

Digitales Rechnungsmanagement

Im Bereich des digitalen Rechnungsmanagements sind die Technologien bereits weit fortgeschritten. Dementsprechend ist es für Unternehmen jeder Art, Größe und Branche möglich, Rechnungen vollständig zu digitalisieren und damit auch größtenteils zu automatisieren. Zu spät bezahlte Rechnungen gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie Liquiditätsengpässe. In erster Linie ist es also möglich, durch das digitale Rechnungsmanagement wichtige Ressourcen wie Zeit und Kosten einzusparen.

Negative Aspekte gibt es hingegen kaum zu berücksichtigen. Lediglich die Qualität der digitalen Rechnungen muss ebenso sichergestellt werden wie die korrekte Funktionalität des Systems. Für eine rechtswirksame Abwicklung müssen verschiedene Regelungen beachtet werden, unter anderem zur Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL):

• Der Empfänger muss dem digitalen Verfahren nach Art. 232 MwStSystRL zustimmen.
• Die Echtheit und Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss gewährleistet sein.
• Im Rahmen des Umsatzsteuergesetzes (§14) müssen weitere Anforderungen erfüllt sein.

Eine gewisse Kontrolle durch eine entsprechende Fachkraft ist also nach wie vor notwendig – dennoch bedarf es deutlich weniger Arbeit als zuvor, sprich: Das Personal kann anderweitig eingesetzt oder vollständig eingespart werden.

Direkt- und Internetbanken für Geschäftskunden

Im Rahmen der Digitalisierung erfährt auch das Bankenwesen aktuell grundlegende Veränderungen. Ebenso wie in der unternehmerischen Buchhaltung können hier immer mehr Abläufe anhand digitaler Technologien automatisiert werden. Die persönliche Betreuung in einer Filiale, wie sie lange Zeit üblich war, verliert dadurch an Relevanz. Unternehmen erhalten oft zuzüglich noch einen speziellen Business Berater. Ein Bonus, den nach wie vor zahlreiche Geschäftskunden zu schätzen wissen und dementsprechend die klassische Filialbanken bevorzugen.

Dennoch sind die Vorteile der innovativen Direkt- sowie Internetbanken nicht von der Hand zu weisen – auch im geschäftlichen Kontext: In erster Linie geht es dabei um Kosteneinsparungen, denn die Filialbanken müssen das Plus an Service auch durch höhere Gebühren refinanzieren. Demgegenüber sind diese Gebühren bei Banken ohne klassische Filialen meist signifikant niedriger.

Auch für Geschäftskonten und weitere Business Services setzen daher immer mehr Unternehmen auf die digitalen Lösungen.

Jedoch gibt es bei vielen Angeboten gewisse Grenzen zu berücksichtigen, sprich: Die Konten können nur für festgelegte Branchen oder Unternehmensgrößen beantragt werden. Gerade Großunternehmen und internationale Konzerne setzen daher im Regelfall nach wie vor auf die Filialbanken, wobei aber die zukünftige Entwicklung durchaus eine andere Tendenz aufweisen kann. Momentan sind Internet- und Direktbanken hingegen noch eher für KMUs, Freiberufler oder (nebenberufliche) Gewerbe die im wahrsten Sinne des Wortes günstigere Option.

Digitales Versicherungsmanagement

Inzwischen gibt es nicht nur Direktbanken, die ohne ein umfangreiches Filialnetz als besonders günstig gelten – auch im Bereich der Versicherungen ist dies möglich. Obwohl hier (persönliche) Beratung und Vertrauen eine große Rolle spielen, gibt es Angebote, für die auch im digitalen Bereich passende Lösungen entwickelt wurden. Für Unternehmer und Selbstständige steht dabei neben der Absicherung der Firma auch die eigene Person im Fokus.

Wer Zeit und finanzielle Mittel effizient nutzen will und muss, findet daher nun auch für seine Krankenversicherung digitale Dienstleister. Diese bieten nicht nur günstigere Konditionen, da sie entsprechende Ressourcen an anderer Stelle einsparen, sondern vor allem auch eine größere Bandbreite an speziellen Services – gerade für Selbständige: Somit ist nicht nur die Einsparung von Kosten möglich, indem beispielsweise die Beiträge für die private Krankenversicherung nicht mehr einkommensabhängig gestaltet sind. Zusätzlich sparen die Versicherungsnehmer weitere Ressourcen, indem durch die Digitalisierung eine neue Art der Betreuung durch den Anbieter möglich ist.

Selbiges gilt für weitere freiwillige sowie Pflichtversicherungen, die für Unternehmer von Relevanz sind. Dazu zählen beispielsweise eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung, eine private Rentenvorsorge oder eine Rechtsschutzversicherung – um nur einige Beispiele der langen Liste an wichtigen Policen aufzuführen.

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Digitale Steuerabwicklung

Die interne Digitalisierung des Rechnungsmanagements bietet sich vor allem in Kombination mit einer digitalen Steuerabwicklung an. Denn die sowieso digital erfassten sowie verarbeiteten Zahlen können kurzerhand auf digitalen Wegen an das Finanzamt oder zum Steuerberater als Zwischenstation weitergeleitet werden. Ohnehin nehmen die deutschen Finanzämter bis auf wenige Ausnahmen mittlerweile nur noch auf elektronischem Weg übermittelte Unterlagen entgegen.

Bei der digitalen Steuerabwicklung stellt sich Unternehmerinnen und Unternehmer daher nicht die Frage, ob sie diese zukünftig umsetzen möchten, sondern wann und in welcher Form. Dazu gibt es vielfältige Lösungen, die sich als Plug-In oder Einzelsoftware in bestehende Systeme integrieren lassen. Je schneller diese also implementiert werden, desto eher können auch entsprechende Optimierungen beim Kosten- und Zeitaufwand für die Buchhaltung sowie Steuerabwicklung vorgenommen werden.

2. Prozessoptimierung und standortübergreifende Zusammenarbeit

Bei mehreren Niederlassungen oder bei der Kooperation mit externen Unternehmen gibt es vielfältige Bereiche und Abläufe, die Fehlerpotenziale in sich bergen können. Digitale Lösungen können dazu beitragen, diese Prozesse sicherer und effizienter zu gestalten.

QR-Codes, RFID-Chips und NFC-Tags

Die Digitalisierung stellte die Logistik lange Zeit vor eine Herausforderung, indem es an Lösungen für die gängigsten Probleme fehlte. Mittlerweile haben sich hier aber die QR-Codes oder RFID-Chips durchgesetzt und für eine regelrechte Revolution dieser Bereiche gesorgt. Die QR-Codes haben die eindeutige und schnelle Identifizierung von Waren möglich gemacht. In Kombination mit smarten Apps werden dadurch alltägliche Prozesse wie die Inventarisierung erheblich vereinfacht. Dies dient der Zeitersparnis ebenso wie der Vermeidung von kostspieligen Fehlern.

Als relativ neue Entwicklung bieten die NFC-Tags noch weitere, beinahe unendliche Möglichkeiten mit vielen Vorteilen:

• Sie werden bei der internen Optimierung von Prozessen als auch der standortübergreifenden Zusammenarbeit, dem Marketing, der Kooperation mit Geschäftspartnern und vielem mehr eingesetzt. Aktuell finden die NFC-Tags beispielsweise Anwendung in der Werbung, aber auch bei Give Aways, digitalen Visitenkarten und Produktzertifizierungen.
• Zunehmende Relevanz erlangen sie zudem bei der Arbeitszeiterfassung sowie Zutrittskontrolle im Unternehmen.
• Zusätzlich vereinfachen sie die Objektüberwachung sowie die Inventarisierung, wobei sich die QR-Codes ergänzen oder ersetzen lassen.

Tools zum automatischen Datenabgleich

Der Abgleich und Austausch von Daten innerhalb von Standorten sowie standortübergreifend gewinnt im Zuge der Digitalisierung an Relevanz. Entsprechende Lösungen sorgen dafür, dass sich keine Fehler einschleichen können oder wichtige Daten verloren gehen. Mit Technologien wie dem Cloud-Computing ist die persönliche Anwesenheit der Mitarbeiter ebenso wie jene der Unternehmer selbst oftmals nicht mehr notwendig – vorausgesetzt, es gibt eine entsprechende Infrastruktur.

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Weiterhin stellt der Datenabgleich ein wichtiges Sicherheitsinstrument eines jeden digitalisierten Unternehmens dar, um Datenverluste zu vermeiden. Die Auswahl an verschiedenen Tools für diesen Zweck ist entsprechend groß, so dass frühzeitig ein ganzheitliches Konzept entwickelt werden sollte, um die für das jeweilige Unternehmen optimale Infrastruktur zu entwickeln, bei welcher alle automatisierten Prozesse wie Zahnräder eines Uhrwerks ineinandergreifen.

Digitale Arbeitsprotokolle

Arbeitsprotokolle zählen zu den wichtigsten Entwicklungen im Bereich der digitalen Assistenzsoftware, denn sie können eine umfassende Effizienzsteigerung im Unternehmen erwirken. Sie stellen somit ein grundlegendes Werkzeug dar, um Schwachstellen in Prozessen zu identifizieren und den Produktionsbetrieb zu optimieren. Weiterhin kann dadurch der Arbeitsalltag der Mitarbeiter erleichtert werden, und zuletzt dienen sie der Erfüllung der gesetzlich festgelegten Nachweispflichten.

Allerdings wird die Einführung solcher digitalen Arbeitsprotokolle von den Mitarbeitern oft missverstanden. Sie empfinden diese als ein Kontrollinstrument, fühlen sich überwacht oder sogar schikaniert. Wichtig ist daher, die digitalen Arbeitsprotokolle nicht ohne Vorwarnung zu implementieren, sondern die Belegschaft vorab darüber zu unterrichten, wie diese funktionieren und welchen Zweck sie tatsächlich erfüllen.

Verschiedene Daten aus den Arbeitsprotokollen können für weitere Arbeitsbereiche in digitaler Form weiterverwendet werden und bieten eine Grundlage für ein umfangreiches Monitoring und Controlling.

3. Marketing

Big Data ist in diesem Bereich ein Schlagwort, das mit zahlreichen innovativen Entwicklungen zusammenhängt. Nicht nur im Bereich des E-Commerce gibt es viele Ansatzpunkte, um verschiedene Informationen aus Daten für das Marketing zu nutzen. Dazu gibt es bereits unterschiedliche Möglichkeiten:

CRM-Systeme

Im Customer Relationship Management finden immer mehr digitale Systeme Anwendung, was vor allem für den Vertrieb an Wichtigkeit gewinnt. Denn durch die Sammlung und Auswertung von Daten können diese bei vielen wichtigen Arbeitsschritten unterstützend wirken:

• Verbesserung des Kundenservices
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• nachhaltigere Kundenbindung
• Umsatzsteigerung
• Erschließung neuer Marktanteile
• Kostenreduzierung

Gerade in Zeiten der Digitalisierung, wo in vielen Branchen der Konkurrenz- und Preisdruck stetig steigt, sind solche CRM-Systeme mehr als nur ein „nice-to-have“. Für den Vertrieb sowie das Marketing spielen diese eine zunehmend wichtige Rolle, müssen allerdings „richtig“ eingesetzt werden, um eben auch die gewünschten Benefits hervorzubringen.

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Digitale Mailing-Lösungen

Das E-Mail-Marketing ist für viele (Online-)Unternehmen nach wie vor einer der wichtigsten Kanäle für die Kommunikation mit ihrer Zielgruppe. Obwohl die Digitalisierung also zunehmend zu einer Diversifikation der Marketingkanäle führt, verliert das Mailing dabei nicht an Bedeutung. Ganz im Gegenteil: Die innovativen Möglichkeiten machen das Mailing effizienter als jemals zuvor und minimieren die Streuverluste. Unterschieden wird dabei zwischen den transaktionalen, den automatisierten und den Marketing-E-Mails.

Diese werden jeweils für verschiedene Zielvorgaben eingesetzt. In erster Linie dienen sie jedoch alle der Generierung von (mehr) Leads und folglich einer Erhöhung der Umsätze bei gleichzeitig verringertem Zeit- und Arbeitsaufwand. Die innovativen Lösungen punkten vor allem durch die Nutzung relevanter Kundendaten, um die Mailings noch zielgerechter gestalten und adressieren zu können.

Business Intelligence

Die Business Intelligence (BI), vor allem in Form der Big Data Analytics, ist auch ein zunehmend wichtiges Instrument zur Unterstützung von Managemententscheidungen. Allerdings ist die Grundvoraussetzung, um aus den vorhandenen Daten entsprechende Erkenntnisse zu gewinnen, natürlich überhaupt erst die Sammlung entsprechender Big Data. Was es also braucht, um solche analytischen Konzepte in der Praxis umzusetzen, sind spezielle IT-Systeme.

Genau darin liegt aber nach wie vor die Problematik mit der BI: Die Akzeptanz entsprechender Werkzeuge bewegt sich in vielen Unternehmen auf einem geringen Niveau, was vor allem die Anwender der Software betrifft. Weiterhin ist deren Anschaffung, Implementierung sowie Betrieb ein großer Kostenfaktor, den sich (noch) nicht jedes Unternehmen leisten kann und will.

Das führt jedoch dazu, dass die Entwickler von BI-Software ihre Angebote stetig optimieren. Zu erwarten ist daher, dass diese in Zukunft immer mehr Beliebtheit genießen werden und es somit zu einer fortlaufenden Verbreitung der Business Intelligence in der deutschen Geschäftswelt kommen wird. Schließlich winken dadurch viele Vorteile:

• Optimierung der Geschäftsabläufe
• Verbesserung der Kunden- sowie Lieferantenbeziehungen
• Kostensenkungen

4. Personalmanagement

Hier gibt es viele Aufgaben, die sich für eine standardisierte Abwicklung anbieten. Gleichzeitig ist dieser Bereich besonders durch einen zwischenmenschlichen Austausch geprägt. Dennoch sind dafür bereits zahlreiche digitale Anwendungen entwickelt worden.

Digitale Zeiterfassung

Wie im Abschnitt zu den NFC-Tags bereits erwähnt, eignen sich diese und weitere digitale Technologien für eine Automatisierung der Arbeitszeiterfassung. Die Digitalisierung bringt in diesem Bereich also viele Vorteile, jedoch auch einige Nachteile mit sich. Sinnvoll ist prinzipiell, ein bereits vorhandenes Zeiterfassungssystem zu digitalisieren, um die Prozesse effizienter sowie schlichtweg automatisch zu gestalten.

Wer hingegen bislang ohne Zeiterfassung gearbeitet hat, beispielsweise in Form einer Vertrauensarbeitszeitregelung, sollte sich über die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung informieren. Der Europäische Gerichtshof hat hier jüngst ein entscheidendes Urteil gefällt. Es ist klar definiert, für wen das Gesetz relevant ist.

Muss eine Zeiterfassung neu implementiert werden, muss sie mit einer grundlegenden Überarbeitung der Arbeitszeitenregelungen einhergehen.

Digitale Personalakte

Allein schon zu dem Zweck, Papier zu sparen und dadurch die Umwelt zu schonen, ist es für jedes Unternehmen sinnvoll, die Personalakten baldmöglichst zu digitalisieren. Deren Funktionsweise unterscheidet sich dabei kaum von jener der klassischen Papierakten, jedoch ist eine Automatisierung für das Einpflegen in ein digitales Dokumentenmanagementsystem möglich. So entsteht eine zentrale Verwaltung mit einem hohen Automatisierungsgrad, welcher viele damit verbundene Prozesse effizienter gestaltet.

Weiterhin bringt die digitale Personalakte für Unternehmer und Unternehmen den Vorteil mit sich, zeit- sowie ortsunabhängig einen dezentralen Zugriff durch sämtliche berechtigte Personen zu ermöglichen. Das bringt auch für die Mitarbeiter selbst mehr Transparenz. Allerdings geht es bei der Personalakte um hochsensible personenbezogene Daten, welche einem besonderen Schutz unterliegen müssen. Dementsprechend gilt es bei der Einführung sowie im Umgang mit der digitalen Personalakte gesonderte rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.

Digitales Recruiting

Deutlich umstrittener ist der Nutzen der digitalen Personalbeschaffung, auch als E-Recruiting bezeichnet. Angesichts des Fachkräftemangels stehen nämlich aktuell viele deutsche Unternehmen vor der Herausforderung, überhaupt noch qualifizierte Nachwuchskräfte finden, für sich gewinnen und langfristig binden zu können.

Nicht immer ist der digitale Weg dafür am besten geeignet. Schließlich lassen sich Menschen (noch) nicht per Algorithmus auswählen. Eine persönliche Bewertung der Kandidaten durch einen erfahrenen Recruiter wird sich daher zumindest in naher Zukunft nicht ersetzen lassen. Dennoch gibt es viele Zwischenschritte: von der Feststellung einer Vakanz bis hin zu deren Besetzung, bei welcher der Einsatz digitaler Hilfsmittel durchaus sinnvoll sein kann:

• One-Click-Bewerbung
• digitaler Part im Assessment-Center
• Active Sourcing
• Vorauswahl von Bewerbern

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Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollte sich also jeder Unternehmer intensiv mit der Thematik auseinandersetzen. Eine Patentlösung gibt es jedoch nicht, sodass im Endeffekt individuell entschieden muss, ob das E-Recruiting zum Einsatz kommt und in welcher Form.

5. Aus- und Weiterbildung

Die ausreichende Qualifikation der Mitarbeiter ist der Schlüssel dazu, dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. Viele Märkte und Branchen ändern sich heute schneller als früher, somit ist es umso notwendiger, sein Wissen und die Fähigkeiten stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Maßgeschneiderte digitale Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten können dabei helfen, orts- und zeitunabhängig zu lernen.

Online-Lernplattformen und E-Learning

Das E-Learning bietet nicht nur im unternehmerischen Kontext große Potenziale, welche allerdings bislang kaum ausgeschöpft werden. Denn das lebenslange Lernen ist für jede Organisation sowie all ihre Mitarbeiter zu einer der wichtigsten Grundvoraussetzungen geworden. Jedoch ist es zeit- und kostenintensiv, die Mitarbeiter ständig auf entsprechende Schulungen zu schicken oder intern die notwendigen Weiterbildungen anzubieten.

Auch die Unternehmer selbst sollten großen Wert darauf legen, stets „up-to-date“ zu bleiben und der Konkurrenz auch beim Know-how immer einen Schritt voraus zu sein.

Das E-Learning bietet für die Erreichung dieser und weiterer Ziele zahlreiche Vorzüge:

• Es ist zeit- sowie ortsunabhängig möglich, so dass die Mitarbeiter nicht freigestellt werden müssen und keine Pendlerwege mit allen einhergehenden Reisekosten anfallen.
• Es kann in weniger Zeit mehr Wissen erlangt werden, ohne dass dafür nennenswerte Mehrkosten anfallen.
• Ein E-Learning-Kurs muss nur einmal entwickelt werden und kann anschließend von so vielen Mitarbeitern und so häufig wie gewünscht absolviert werden – was zugleich eine hervorragende Lernfortschrittskontrolle für den Arbeitgeber und die Lernenden selbst bedeutet.

Aber auch die Nutzung von externen Online-Lernplattformen kann sinnvoll sein, da diese in ihren Kosten deutlich unter jenen von Präsenzschulungen liegen. Zudem machen sie den Teilnehmern oft schlichtweg mehr Spaß als der klassische Unterricht, weil sie zum Beispiel als „Gamification“ gestaltet sind.

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Interne Wissens- und Digitalangebote

Ebenso unendlich sind die Möglichkeiten, entsprechende digitale Produkte auf einer internen Plattform zu offerieren. Sei es ein firmeneigenes Nachrichtenportal oder eine interne Wissens- oder Lernplattform, auf der sich die Mitarbeiter untereinander austauschen können – so oder so ähnlich kann die interne Aus- und Weiterbildung in deutschen Unternehmen zukünftig aussehen.

Jeder Unternehmer sollte sich darüber aber frühzeitig Gedanken machen, denn solche Angebote sind wiederum ein wichtiges Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung, sprich: ein Bestandteil des hauseigenen Employer Brandings. An dieser Stelle schließt sich also der Kreis zum E-Recruiting, was wiederum deutlich macht, dass alle digitalen Strategien in einem Unternehmen Hand in Hand gehen sollten.

Was es also braucht, ist ein ganzheitliches Konzept!