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Sparen ist mehr denn je das Gebot der Stunde. Wenn trotzdem teure Investitionen anstehen, vergessen Unternehmen oft, dass durch eine optimierte Software-Lizenzierung enorme Einsparpotentiale in ihrer IT erzielt werden können.

Bei einer professionellen Lizenzberatung wird die Arbeit einer jeden bzw. eines jeden Angestellten genau unter die Lupe genommen. Wer benötigt tatsächlich die jeweils neueste Lizenz einer Software und für welche Mitarbeiter:in ist dies nicht der Fall? Letztere sind mit On-Premises-Versionen (Gebrauchtsoftware) gleichwertig ausgestattet. Dass diese oft genügen, zeigen Kauflizenzen von Microsoft: Für sie stehen sechs bis zehn Jahre lang alle Sicherheits-Updates zur Verfügung.

Da Software kein physisches Produkt ist, nutzt sie sich auch nicht ab. So ist eine gebrauchte Office 2019 Lizenz genauso funktionsfähig wie eine neuwertige Office 2021 Lizenz. Dafür spart man aber bis zu 1/3 der Kosten. Zweiterwerbende können somit bereits die neueste Version einer Software-Lizenz zu lohnenswerten Konditionen erhalten.

Je älter die gewünschte Gebrauchtsoftware, desto günstiger wird sie.

Für ihre Funktionalität spielt es dabei keine Rolle, wie lange sie bereits im Einsatz war. Wichtig ist, dass der Support sichergestellt ist. Und das ist der Fall: Zehn Jahre lang erhält der Zweitkäufer einer Microsoft-Lizenz in der Regel Updates und Sicherheits-Patches für dieses Produkt.

EXTRA: Wie du die passende MS Office-Version für dein Unternehmen auswählst

Gebrauchte Software eignet sich grundsätzlich für Unternehmen und Organisationen jeder Größenordnung. Der wesentliche Vorteil liegt in der Vermeidung unnötig hoher IT-Ausgaben. Dazu kommt die einfache Integration in die bestehende Architektur: eine Nachlizenzierung von Software (z.B. bei Einstellung neuer Mitarbeiter) gestaltet sich somit reibungslos. Weiterhin müssen Mitarbeiter nicht umgeschult werden.

Beim Kauf gebrauchter Lizenzen für die gewerbliche Nutzung sollte man allerdings Vorsicht walten lassen und die Anbieter von Gebrauchtsoftware-Lizenzen genau unter die Lupe nehmen. Ein wichtiger Aspekt beim Kauf gebrauchter Software ist die vollständige Einhaltung geltender Rechtsgrundlagen. Dies ist wesentlich, um sicher durch einen Lizenzaudit der Software-Hersteller zu kommen. Andernfalls können hohe Kosten durch Nachzahlungen die Folge sein.

Die Lösung: VENDOSOFT GmbH

VENDOSOFT GmbH ist ein Spezialist auf diesem Gebiet. Die Firma berät ihre Unternehmenskunden zur optimalen Lizenzierung und kauft bzw. verkauft Software-Lizenzen von Microsoft und Adobe aus zweiter Hand als geprüfte Originalware. Ihren Kunden liefert VENDOSOFT bei jedem Kauf Lieferschein, Rechnung, Deinstallationsbestätigung sowie einen Nachweis des rechtmäßigen Erwerbs und der Korrektheit der Rechtekette.

Alle beratenden Mitarbeiter des Anbieters sind weiterhin zertifizierte Microsoft Licensing Professionals und somit in der Lage, eine rechtskonforme Lizenzberatung durchzuführen. Die Beratung erfolgt dabei immer vor dem Hintergrund, die optimale Lizenzierung für den Kunden zu finden. Das kann die neueste Version einer Software sein, die deutlich günstigere Alternative in Form gebrauchter Lizenzen, die Cloud oder die Kombination in Form einer hybriden Lösung.

EXTRA: Spartipp für Unternehmen: Gebrauchte Software verkaufen

Sollten im Rahmen von Audits dennoch Schwierigkeiten auftreten, so stellt der Anbieter darüber hinaus einen kostenfreien Beistand durch eigene Rechtsberater zur Verfügung. Die Sicherheit und Rechtskonformität der Lizenzierung wird zudem durch eine spezialisierte Wirtschaftsprüfungskanzlei begutachtet und garantiert.

Werden mit dem Kauf von Software keine Bestände aufgefüllt, sondern auf eine neuere Version umgestellt, liegt die Vorversion anschließend ungenutzt brach. Händler wie Vendosoft nehmen solche Restbestände in Zahlung.

Das Prozedere stellt sich auch hier wiederum für das veräußernde Unternehmen denkbar einfach dar, denn als Erstbesitzer liegt der Aufwand lediglich in der Deinstallation der Lizenzen auf den eigenen Rechnern und der Übergabe der Original-Datenträger an den Händler. Wichtig zu wissen ist, dass der Verkauf gebrauchter Software herstellerkonform und rechtssicher ist. Dafür sorgten in den Jahren 2012 und 2013 Urteile des Europäischen Gerichtshofs sowie des Bundesgerichtshofs. Microsoft oder Adobe müssen über die Wiederverwertung durch Dritte nicht in Kenntnis gesetzt werden.

Fazit

Damit bietet gebrauchte Software allen Gewerbetreibenden sowie Behörden, sozialen Einrichtungen, Vereinen oder IT-Beratern die Gelegenheit, gebundenes Kapital in liquide Mittel umzuwandeln – und beim Kauf der „neuen“ Software doppelt zu sparen!

Hanna Kern

Hanna Kern ist Businesscoach und begleitet bereits seit zehn Jahren kleine und mittelständische Unternehmen. Sie analysiert Prozesse, deckt verborgene Potentiale auf und hilft, Teams zu bilden und sie voranzutreiben. Sie beschäftigt sich insbesondere auch mit der neuen Arbeitsrealität, die sich seit der Coronapandemie entwickelt hat.

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