Wie du die passende MS Office-Version für dein Unternehmen auswählst

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Wie du die passende MS Office-Version für dein Unternehmen auswählst
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Im Grunde braucht jedes Unternehmen die üblichen Büroanwendungen wie Word, Excel, Powerpoint und Co. Dabei bewirbt Microsoft vor allem sein Abo-Modell 365 und bietet außerdem die Office-Version 2019 an – bei denen müssen Unternehmen tief in den Geldbeutel greifen. Aber es geht auch günstiger, denn Software gibt es ebenfalls Second-Hand: Auf dem Gebrauchtsoftware-Markt ist nicht nur Office 2019 viel günstiger, sondern auch die Vorgänger-Versionen Office 2016 und 2013 sind noch erhältlich. Wir zeigen dir, wie du die richtige Version für dich und dein Unternehmen auswählst.

Eine Software muss alle nötigten Funktionen bieten, sich in die bestehende IT-Landschaft einfügen und soll dabei natürlich so günstig wie möglich sein. Das muss nicht unbedingt auf die neueste Version zutreffen. Es lohnt sich, auch ältere Versionen genauer anzuschauen. Denn die beste Version ist letztendlich die, die am besten zu deinem Bedarf und dem deines Unternehmens passt. Welche Office-Variante die richtige ist, lässt sich in drei Schritten herausfinden:

1. Kaufen oder abonnieren? So wählst du das passende Bezugsmodell aus

Software lässt sich heutzutage neu oder gebraucht kaufen, leasen oder abonnieren. Welche Bezugsart die richtige für dich ist, hängt vor allem von deinem Budget ab. Gebrauchte Software ist grundsätzlich günstiger als neue, wobei das Produkt dieselbe Qualität hat. Schließlich nutzt sich eine Lizenz nicht ab!

Auf dem Gebrauchtmarkt kannst du bis zu 50 Prozent gegenüber dem Neupreis sparen.

Auch Abos locken mit günstigen Preisen. Allerdings können sich Abonnements für dich auf Dauer als kostenintensiver entpuppen als eine gekaufte Lizenz. Daher solltest du dich fragen, ob du diese laufenden Kosten sparen kannst.

2. Office 2013, 2016 oder 2019? So wählst du die passende Version aus

Fällt deine Wahl auf den einmaligen Kauf einer Office-Suite, stehen die Versionen 2013, 2016 und 2019 zur Auswahl.

Office 2019: Neue Funktionen für dein Unternehmen

Gegenüber früheren Versionen bringt Office 2019 einige verbesserte Details mit sich. Dazu gehören zum Beispiel:

  • neue Animationsarten in PowerPoint
  • neue Diagramme für die Datenanalyse in Excel

Du solltest hier genau prüfen, ob du die neuen Funktionen überhaupt benötigst und wieviel dir diese wert sind.

Wenn du Office 2019 bevorzugst, solltest du außerdem beachten, dass diese Version nur noch unter Windows 10 auf einem Rechner fest installiert werden kann.

Office 2016: Für viele NutzerInnen die erste Wahl

Geringer fallen die Systemanforderungen bei der Vorgängerversion 2016 aus, die du weiterhin gebraucht erhältst. Die Version ist wesentlich günstiger als Office 2019 und bietet dir trotzdem einen breiten Funktionsumfang, der den meisten Unternehmen vollkommen genügt. Deshalb ist die Version Office 2016 bei vielen NutzerInnen am beliebtesten.

Sowohl Office 2016 als auch 2019 werden mindestens bis zum 14. Oktober 2025 unterstützt – ein weiterer Grund, warum so viele Unternehmen das günstigere Office 2016 vorziehen.

EXTRA: Spartipp für Unternehmen: Gebrauchte Software verkaufen

Office 2013: preiswert und sicher

Die preiswerteste Variante ist Office 2013. Diese Version reicht für dich und dein Unternehmen aus, wenn du vor allem die grundlegenden Funktionen von Word, Excel und PowerPoint nutzt.

Die IT-Verantwortlichen in deinem Unternehmen sollten dabei unbedingt darauf achten, dass alle verfügbaren Service Packs, Patches und Updates installiert sind.

Damit werden nicht nur eventuelle Kompatibilitätsprobleme behoben, sondern auch Sicherheitslücken geschlossen. Dies gilt übrigens für jede Office-Version.

Office 2010: Die Uhr tickt!

Wenn du und dein Unternehmen noch Office 2010 einsetzt, wird es höchste Zeit für ein Upgrade. Denn am 13. Oktober 2020 stellt Microsoft Support und Updates für die Version ein. Dann drohen echte Sicherheitslücken.

3. Standard oder Professional Plus? So wählst du die passende Edition aus

Alle Office-Versionen werden in unterschiedlichen Editionen angeboten, die unterschiedliche Komponenten enthalten. Interessant für dich sind „Standard“ und „Professional Plus“:

  • Bereits das Standard-Paket liefert eine umfangreiche Grundausstattung an Programmen. Zum Beispiel enthält Office 2019 Standard neben Outlook, Word, Excel und PowerPoint auch das Publishing- und Layout-Programm Publisher sowie Zugang zum digitalen Notizblock OneNote. Das reicht den meisten Unternehmen mehr als aus.
  • Die „Professional Plus“-Edition beinhaltet darüber hinaus auch die Datenbankanwendung Access. Auch ein Skype for Business-Client für Videokonferenzen ist enthalten. Diesen kannst du zusammen mit einem entsprechenden Server oder Online-Dienst nutzen. Weitere zusätzliche Funktionen sind zum Beispiel die Add-Ins Inquire und Power Pivot für Excel.

Unser Fazit: Vergleichen lohnt sich

Es lohnt sich für dich und dein Unternehmen, alle erhältlichen Office-Optionen zu vergleichen. Denn dank des großen Angebots auf dem Gebrauchtsoftware-Markt kannst du eine genauso günstige wie passende Lösung für dich finden.

Jennifer Schneider
Jennifer Schneider ist Geschäftsführerin beim Gebrauchtsoftware-Pionier usedSoft Deutschland. Das Unternehmen hat nach seiner Gründung im Jahr 2003 eines der letzten großen Monopole aufgebrochen: den Software-Handel. Die Idee dahinter ist einfach: Weil Software sich nicht abnutzt, behalten gebrauchte Lizenzen für den Käufer ihren Wert, sind aber deutlich günstiger als neue. Diese Idee hat usedSoft entwickelt und zur Marktreife gebracht.

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