7 Tipps für effiziente Webinare und Webkonferenzen

Auch schon vor der Coronakrise arbeiteten MitarbeiterInnen immer öfter von zu Hause oder projektbezogen über Unternehmens- und manchmal Ländergrenzen hinweg. Will man sich dann zu einer Konferenz treffen, um die neuesten Fortschritte, Herausforderungen oder das weitere Vorgehen zu besprechen, ergibt sich nicht selten ein organisatorischer Riesenaufwand. Die Alternative: Webkonferenzen oder auch Webinare. Gerade in Zeiten von Abstandsregeln und verschärften Hygienevorschriften ein Muss.

Meetings? Reine Zeitverschwendung!

„Reine Zeitverschwendung“ – ohne die entscheidenden Minuten Vorbereitungszeit und mit einer monotonen Moderation ohne Abwechslung eine gerechtfertigte Feststellung. Planlose Konferenzen ohne feste Ziele schrecken TeilnehmerInnen schon im Vorfeld des nächsten Online-Meetings ab. Projekte, an denen mehrere Mitglieder zusammen wirken, brauchen aber den klaren Gedankenaustausch ohne Kommunikationsbarrieren. Wie sonst will man sich über die Ferne verteilt zielführend verständigen?

Webinar: Virtuelles statt persönliches Treffen

GeschäftsführerInnen, Projektverantwortliche und TeamleiterInnen haben die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit für den gemeinsamen Dateizugriff und die Erreichbarkeit weltweit tätiger MitarbeiterInnen erkannt. Schließlich lassen sich so Kosten sparen: Unproduktive Geschäftsreisen, die zu viel Zeit und Mitarbeitereinsatz verschwenden – vom Stress der reisenden KollegInnen ganz zu schweigen – gehören der Vergangenheit an. Stattdessen erhalten Teams schnell gefasste Entscheidungen in kurzen Reaktionszeiten.

EXTRA: 4 Fehler, die du in einer Videokonferenz vermeiden solltest

Webkonferenzen, Webinare & Webcasts

Es gibt drei etablierte Wege für den virtuellen Austausch: Webkonferenzen, Webinare und Webcasts:

1. Webkonferenzen sind virtuelle Online-Treffen unter vier Augen oder mit mehreren TeilnehmerInnen. Die Rolle der Beteiligten kann jederzeit zwischen einer aktiven und passiven Beteiligung wechseln. Gerade Anfänger können so ganz intuitiv ein Meeting abhalten.
2. Im Webinar präsentiert sich ein/eine ModeratorIn mehreren, manchmal bis zu hunderten Zuhörern. Oft haben die TeilnehmerInnen die Möglichkeit, sich mittels Chat-Nachrichten interaktiv an der Präsentation zu beteiligen, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.
3. Webcasts ermöglichen die Veranstaltung virtueller Events mit vielen Teilnehmern, meist jedoch ohne Interaktionsmöglichkeit. In der Regel kommen bei Webcasts professionelle Videoübertragungstechniken zum Einsatz.

Die Sache mit dem Datenschutz…

In allen drei Fällen spielt auch die Wahl des Programmes eine große Rolle. Nicht jedes Programm ist gut geeignet um darüber ein Webinar abzuhalten. Informiere dich rechtzeitig vor dem Online-Termin über deine Möglichkeiten. In der Coronakrise hat sich unter anderem die Videokonferenz-Plattform Zoom etabliert. Leider nimmt es die Plattform nicht so genau mit der Privatsphäre. Ein umso wichtigeres Thema, wenn es um vertrauliche Daten geht. Egal für welche Plattform du dich letztendlich entscheidest, wichtig ist, dass du vorher damit auseinandergesetzt hast und die Grundlagen des jeweiligen Programmes beherrschst.

Tipps für produktive und effiziente Webinare

Tipp 1: Vorbereiten statt planlos sein

Bereite dich vor, machen dir Gedanken, was du sagen und präsentieren möchtest. Vermeide Termine aus dem Stegreif – eine fehlende Vorbereitung wirkt schnell wie ein unprofessioneller Schuss aus der Hüfte. Übertreibe deine Themenplanung aber nicht – keiner hört gerne einem Roboter zu.

Tipp 2: Bäumchen wechsle dich

Lasse alle zu Wort kommen, binde passive TeilnehmerInnen aktiv ins Geschehen ein, spreche langsam und deutlich – ansonsten besteht die Gefahr, dass deine TeilnehmerInnen schneller innerlich abschalten. Zudem fördert der gemeinsame Austausch anstelle eines Monologs den Ideenfluss.

Tipp 3: Fehlerteufel ausmerzen

Stelle dir vor, die GesprächsleiterInnen zeigt eine PowerPoint-Präsentation, die voller Rechtschreibfehler ist. Im Grunde keine große Sache, aber vor KundInnen peinlich, schlecht vorbereitet und unprofessionell.

Tipp 4: Vergiss nicht deine Kunden!

Ein erstes Online-Meeting ist wie ein erstes Date: Du erscheinst wie verabredet, redest die ganze Nacht und gehst, ohne dass dein Gegenüber die Chance hatte, auch etwas zu sagen. Frage, ob deine TeilnehmerInnen Fragen haben – deine KundInnen werden deine Wertschätzung merken. Interagiere in deiner Präsentation so, dass du einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Tipp 5: Frau Merkel macht’s vor

Unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel ist bekannt dafür, ihre Videobotschaften aufzuzeichnen. Kommt der richtige Moment mit dem passenden Thema, steht ihre Botschaft sofort bereit. Warum dieses Vorgehen nicht auch für den Geschäftsalltag nutzen? Halte deine Botschaften kurz – überschreite nicht die Zwei-Minuten-Grenze.

Tipp 6: Frisches Erscheinungsbild als Selbstvertrauens-Booster

Vielleicht hört es sich komisch an, aber umso wohler du dich fühlst – gut frisiert, schick gekleidet – umso mehr Selbstvertrauen strahlst du im Termin oder auch beim Online-Meeting aus. Mit fester Stimme und überzeugenden Worten führst du Präsentationen stärker zum Ziel, als im Schlabberlook. Der Inhalt deiner Präsentation wird für sich selbst sprechen, eine selbstbewusste Haltung hilft, diesen an deine TeilnehmerInnen zu vermitteln.

Tipp 7: Die gute alte Zeit (vor Corona war alles besser!)

Auch wenn es ausgereifte Tools und Technologien für das effiziente Online-Meeting gibt: Das persönliche Gespräch mit KollegInnen drei Büros weiter kann mitunter schneller zum Ziel führen, als so manche ausgeklügelte Technik. Nutze Webkonferenzen und Webinare nur dann, wenn es auch Sinn macht.