Eine gute Dokumentationsstrategie ermöglicht es dir und deinem Team, Ideen und Informationen einer Organisation zu zentralisieren und dem gesamten Unternehmen zugänglich zu machen. Denn eine fehlende Dokumentation und verwirrende Arbeitsanweisungen kosten Unternehmen Geld und sogar Talente.

Roderick de Greef

Was ist dein erster Gedanke bei dem Wort „Dokumentation“? Oft ist es wahrscheinlich ein dickes Handbuch oder ein vielseitiges Word-Dokument gefüllt mit schwarz-weißer Textwüste. Genau dieser veraltete Standard für das Festhalten von Information ist in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Wurzel vieler Probleme und Ineffizienzen. Sei es in der täglichen Projektarbeit, Trainings, der Ideenfindung oder der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Besonders remote und hybride Arbeit haben das Defizit ans Licht gebracht.

Neue Arbeitsweisen erfordern neue Dokumentation

In Entscheidungs- und Arbeitsprozessen werden nun meist mehr Personen involviert – und diese Personen befinden sich häufig nicht mehr an einem zentralen Ort. Einheitliche und aussagekräftige Dokumentation ist eine wichtige Grundlage, um Ideen und Prozesse festzuhalten und deinen Teammitgliedern zu helfen, klar über ihre Projekte zu kommunizieren und Initiativen voranzutreiben. Denn der Grundgedanke der Dokumentation im Unternehmen ist es, Ideen, Werte und Informationen einer Organisation zu zentralisieren und allen zugänglich machen.

Diesen Prozess anzustoßen und die individuellen Ideen und Ansätze zu dokumentieren, kann überwältigend wirken. Damit es funktioniert, wird eine lebendige, anpassungsfähige und hochgradig visuelle Dokumentation benötigt

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Besseres Wissensmanagement in 4 Schritten

Um diesen Standard einer einfach zugänglichen, verständlichen und stets aktuellen Dokumentation zu erreichen, gibt es vier essenzielle Bereiche zu betrachten:

1. Informationen verständlich und visuell zugänglich machen:

Die Darstellung von Informationen spielt in der internen Kommunikation eine Schlüsselrolle. Visuelle Darstellungen werden 60.000 mal schneller verstanden, als eine rein textuelle Aufbereitung, denn: 65 Prozent der Personen sind visuelle Lerntypen. Bilder helfen dabei, Daten und Inhalte, egal ob simpel oder komplex, leicht zugänglichen zu machen. Dadurch erlagen deine Mitarbeiter:innen ein tieferes Verständnis für die eigenen Aufgaben in kürzerer Zeit. Somit wird nicht nur die Qualität der Aufgaben und Lösungen gesteigert, sondern auch die Zeit gespart, die Fehler durch eventuelle Missverständnisse kosten würden.

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2. Dokumentation als natürliche Erweiterung der Arbeit:

Dokumentation im Betrieb wird als intensiver Prozess angesehen, durch welchen Zeit von der eigentlichen Arbeit abgeht. Durch dieses Verständnis als sekundäre Aufgabe, werden Daten oft nicht gründlich gepflegt. Doch gerade, wenn eine ineffizient erstellte und schlecht gepflegte Dokumentation zur Norm wird, wird sie zu einer Belastung für Team und Organisation. Zeit und Strukturen in einem Arbeitsalltag zu schaffen, die die Dokumentation zu einem Teil der täglichen Arbeit machen, ist eine wichtige Managementaufgabe bei der Einführung effizienter Dokumentation.

3. Lebendige Aufzeichnungen:

Um eine lebende, stets aktuelle Dokumentation zu erhalten, muss man sich von dem Gedanken einer absoluten, vollendeten Dokumentation lösen. Der agile Ansatz basiert auf iterativer, anpassungsfähiger und kollaborativer Aufzeichnung. Sie sollte nicht, wie häufig üblich, von einigen wenigen im Management-Team verfasst und kommentarlos nach unten „weitergereicht“. 

Cloudbasierte Kollaborationstools unterstützen deine Mitarbeitende im Büro genauso wie remote durch unterschiedliche Medien. Sie sind essenziell in der agilen Dokumentation und Zusammenarbeit. Visuelle Tools wie interaktive Diagramme, virtuelle Whiteboards, Bilder und Videos vermitteln individuelle Ideen im Kontext hybrider Teams.

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4. Das Ende des Versionschaos:

Besonders für hybride Teams ist eine einheitliche Wissensgrundlage, die schnell zu navigieren und von überall zugänglich ist, wichtig. Cloudbasierte Dokumentation ermöglicht diesen Zugriff. Auch veraltete und redundante Informationen sind durch diesen einen zentralen Speicherort einfach zu erkennen. Dicke Handbücher, die ungenutzt in Schubladen verstauben, und verschiedenste Versionen von Informationen auf den lokalen Speichern der KollegInnen gehören so der Vergangenheit an. So wird auch ein ungeliebtes Thema wie Dokumentation unkompliziert und effizient gestaltbar.

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