So verlagerst du dein Unternehmen erfolgreich in die Cloud [Checkliste]

Immer häufiger werden Daten, Anwendungen und andere Business-Komponenten von einem lokalen Hardware- und Softwaresystem in eine Cloud-Umgebung ausgelagert. Deutlich verstärkt wurde dieser Trend zur Cloud-Migration durch die Corona-Pandemie, die der digitalen Transformation einen starken Schub verpasste.

Marktforscher Gartner geht sogar davon aus, dass bis 2024 mehr als 45 Prozent der IT-Mittel für Systeminfrastruktur, Infrastruktursoftware, Anwendungssoftware und die Auslagerung von Geschäftsprozessen nicht mehr in traditionelle, sondern in cloudbasierte Lösungen fließen werden.

Ein Großteil der Cloud-Migrationen findet nach Angaben der International Data Corporation auf dem Sektor Unified Communications (UC) statt. Das ergibt Sinn, denn durch die Migration lassen sich einheitliche, leicht zu verwaltende Telefoniedienste an den verschiedensten, internationalen Standorten bereitstellen: perfekt für die virtuell arbeitende Belegschaft der Zukunft.

Wenn auch dein Unternehmen einen Umzug in die Cloud in Betracht zieht, solltest du als IT-Verantwortliche/r mit einer Checkliste arbeiten. Im Folgenden findest du eine Checkliste und einen Zeitplan, mit denen du das große Projekt erfolgreich planen und durchführen kannst.

Zeitplan und Checkliste für die Cloud-Migration

Erstelle zunächst einen Migrationszeitplan und überlege, wie du alle Beteiligten – einschließlich deiner MitarbeiterInnen – für das Projekt gewinnst. Frag als Erstes bei den verschiedenen Abteilungen nach, wann sie am meisten Luft haben und welche Zeitfenster du möglichst vermeiden solltest, damit dein Unternehmen bei hoher Auslastung nicht unnötig unter Druck gerät. Diese Frage frühzeitig zu klären, ist für ein gutes technologisches Change Management und einen reibungslosen Ablauf unerlässlich.

Erster Monat: Entwickle eine Strategie

Starte deine Cloud-Migration auf keinen Fall, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Ziele du anstreben und wie du deinen Erfolg messen willst. Arbeite stattdessen eine detaillierte Strategie aus. Hier siehst du einen Überblick über vier Strategien, die bei Cloud-Migrationen häufig zum Einsatz kommen:

• Umstellung auf SaaS: Die Anwendung wird an einen SaaS-Anbieter (Software-as-a-Service) ausgelagert, der sich auf diese Art von Lösungen spezialisiert hat – zum Beispiel auf UCaaS (Unified Communications as a Service). 
• Remove & Replace: Die Anwendung wird von Grund auf neu konzipiert, allerdings als native Cloud-Lösung.
• Lift & Shift (auch bekannt als Rehosting): Die vorhandene Anwendung wird aus dem lokalen Datenzentrum in die Cloud verlagert. In der Regel wird sie dabei unverändert übernommen, so dass für NutzerInnen nur eine minimale Einarbeitung notwendig ist.
• Move & Improve (auch bekannt unter Replatforming): Auch hier zieht die vorhandene Anwendung vom lokalen Datenzentrum in die Cloud um. Es wird jedoch einiges ergänzt und optimiert: So werden beispielsweise Prozesse automatisiert oder die Voraussetzungen für eine Skalierung geschaffen.

Auch die Lösungen, die für die Cloud-Migration eingesetzt werden sollen, musst du im Rahmen deiner Strategieentwicklung bestimmen. Um den Umzug vorzubereiten, solltest du dir außerdem ein Bild der vorhandenen Tools und Kommunikationskanäle machen. Denke darüber nach, wie deine KundInnen und MitarbeiterInnen von einer Cloud-Integration profitieren können.

Betreibt dein Unternehmen mehrere Standorte? Arbeiten einige deiner Teams möglicherweise mit eigenen, nicht von deiner IT unterstützten Kommunikationskanälen (auch „Schatten-IT“ genannt)? Dann frag deine Angestellten, wie diese Tools genutzt werden. Erkundige dich, welche Funktionen sie sich am meisten von beispielsweise einer UCaaS-Lösung wünschen und warum. Denn neben der korrekten Migration deiner Kommunikationstools ist es auch wichtig, deine MitarbeiterInnen ins Boot zu holen, um den Erfolg des Projekts zu garantieren. Nimm dir vorab Zeit herauszufinden, welche Anforderungen deine Beschäftigten in puncto Kommunikation haben.

Wenn du dich für eine Strategie und die notwendigen Tools entschieden haben, solltest du sie noch durch folgende Schritte ergänzen:

• Ermittle die Vorteile einer Cloud-Lösung, die für deine Geschäftsziele am wichtigsten sind.
• Identifiziere die häufig genutzten Anwendungen, die von dieser Lösung profitieren würden.
• Leg die für deine aktuelle Lösung typischen Kennzahlen und Leistungen fest.
• Leg die Key Performance Indicators (KPIs) für deine künftige Cloud-Umgebung fest.

Dritter Monat: Finde den richtigen Partner

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Cloud-Migration ist der richtige Partner. Suche dir einen Service Provider, der dich sicher durch den komplexen Cloud-Migrationsprozess führt, einen angemessenen Service- und Datenschutzlevel bietet und jederzeit auf deine Bedürfnisse reagiert. Hier ein paar wichtige Kriterien für die Auswahl eines Providers:

• Hat der Anbieter einen guten Ruf, was das Hosting angeht?
• Hält er sich an die Vorgaben und Standards deiner Branche, wie beispielsweise den PCI-Standard, die Normen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder andere Standards?
• Arbeitet der Anbieter mit Sicherheitsverfahren wie Multifaktor-Authentifizierung, Zugangs-Login und Datenbankverschlüsselung? Kann er eine Private Cloud bereitstellen, falls dein Unternehmen ein höheres Maß an Sicherheit benötigt?
• Bietet er Funktionen zur Überwachung wichtiger Performance- und Verfügbarkeitskennzahlen an?
• Welche Leistungen enthält der Servicevertrag? Bietet der Provider eine garantierte Betriebszeit?
• Bekommst du schnelle Antworten und Unterstützung bei technischen Fragen oder anderen Problemen?

Wenn du die in Frage kommenden Cloud-AnbieterInnen unter diesen Gesichtspunkten prüfst, fällt dir die Entscheidung einfacher. Außerdem stellst du damit sicher, dass der Provider den individuellen Anforderungen deines Unternehmens gewachsen ist.

Sechster Monat: Führe die Migration durch

Jetzt kannst du den Schritt in die Cloud wagen – ein spannender und gleichzeitig beängstigender Moment. Beherzige deshalb folgende Tipps, um Systemausfälle und andere Probleme auf ein Minimum reduzieren:

• Ermittele deine Datenschutzanforderungen. Jedes Speichersystem für Anwendungen im Finanz- und Gesundheitswesen muss extra gesichert werden.
• Stelle fest, welche Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Anwendungen bestehen. Berücksichtige diese bei der Reihenfolge, in der du deine Lösungen migrierst.
• Um den Migrationsprozess zu testen, solltest du die Software mit der geringsten Bedeutung zuerst migrieren. Bei Erfolg kannst du dann zu den größeren, geschäftskritischeren Anwendungen und Tools übergehen.
• Erstelle im Vorfeld einen Plan, um die Folgen der Ausfallzeit so weit wie möglich abzufedern. Plane Arbeiten, die auch ohne das System erledigt werden können, bevorzugt für die Zeiten ein, in denen der Betrieb unterbrochen ist.
• Checke mit einem automatischen oder manuellen Test, ob alle Anwendungen erfolgreich migriert wurden.

Zur Erinnerung: Natürlich ist es wichtig, dass du deine Kommunikationstools korrekt migriert hast. Doch genauso wichtig ist es, dass die Migration bei deinen MitarbeiterInnen ein Erfolg ist. Beziehe sie ein – frag regelmäßig nach, ob sie mit den cloudbasierten Tools zurechtkommen.

Ein Jahr später: Messe den Erfolg

Du hast Planung, Strategieentwicklung und Implementierung abgeschlossen. Jetzt solltest du feststellen, ob die vor einem Jahr aufgestellten KPIs erreicht wurden und alles nach Plan gelaufen ist. Folgende Fragen helfen dir dabei:

• Bist du mit dem Service, dem Sicherheitslevel und dem Support deines Providers zufrieden?
• Welchen Nutzen, etwa einen schnelleren Service, geringere Kosten oder eine bessere Leistung, hat dir die Migration gebracht? Wie kannst du deine Prozesse optimieren, um weitere Vorteile zu erzielen?
• Arbeitet dein Personal erfolgreich mit der neuen Technologie? Was kannst du tun, um deine Angestellten bei der Umstellung zu unterstützen?

Die Früchte ernten

Indem du dein Kommunikationssystem in die Cloud verlagerst, kannst du dein Geschäft ausbauen, deine Verfügbarkeit erhöhen, deinem Team Echtzeitzugriff auf cloudbasierte Collaboration- und Kommunikationstools bieten – und gleichzeitig deine Kosten senken. Und mit einem sinnvollen Zeitplan und einer detaillierten Checkliste sorgst du dafür, dass dein Projekt ohne Hindernisse über die Bühne geht.