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Effizient und produktiv arbeiten: Oftmals leichter gesagt als getan. Wenn du auch ständig von etwas abgelenkt wirst und es dir manchmal so richtig schwer fällt, dich zu konzentrieren, dann haben wir da etwas für dich: Mit unseren neun Tipps schaffst du deine Arbeit im Büro noch effizienter und effektiver – und wirst dabei gleich viel zufriedener und ausgeglichener, versprochen!

1. Die klassische To-do-Liste

Klingt ziemlich banal, ist aber ungemein effektiv: Eine To-do-Liste hilft dir dabei, deine anstehenden Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Die Gefahr, dass du etwas vergisst, wird somit gesenkt. AAußerdem ist es ungemein motivierend zu sehen, was du bereits geschafft und welches Ziel du bereits erreicht hast. Dabei muss das nicht immer der klassische Notizzettel sein:

Eine digitale Liste auf deinem Desktop hat den gleichen Effekt wie die Variante aus Papier.

Ganz wichtig: Setze dir realistische Ziele. Begehe nicht den Fehler, dir zu viel vorzunehmen! Notiere dir als Aufgabe für den Tag nur Dinge, die du auch wirklich schaffen kannst, da sonst die Wirkung der To-do-Liste ins Gegenteil umschlägt und du das gewünschte Ergebnis nicht erreichst. Schließlich willst du es vermeiden, dich überfordert zu fühlen, lass es nicht zu, dass dein Kopf kapituliert.

Tipp: Ein Wochenplan hat den Vorteil, dass du schwierige Aufgaben in deine produktivste Zeit legen kannst.

2. Zeitplan

Wenn du noch mehr Struktur brauchst, dann ist ein genauer Zeitplan das richtige für dich. Darin kannst du detailliert definieren, was du von wann bis wann erledigst. Die Voraussetzung hierfür ist, dass du weißt, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigst. So kannst du den Tag ohne Hektik angehen und musst dir keine Gedanken darüber machen, deine To-dos möglicherweise nicht zu schaffen.

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3. To-do-Liste für Zuhause

To-Do-Listen sind nicht nur im beruflichen Alltag hilfreich. Über den Arbeitsalltag hinweg werden dir sicherlich immer wieder auch private Dinge einfallen, die du noch erledigen musst. Damit du auch diese nicht vergisst und dich voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst, solltest du auch eine private To-do-Liste bereithalten. Auf dieser kannst du dann jederzeit deine Gedanken und Einfälle notieren und dann nach Feierabend ganz in Ruhe erledigen.

4. Pausen

Schon in der Schule wurde uns beigebracht, dass Pausen wichtig sind. Doch trotzdem machen viele im Büro keine regelmäßigen Pausen. Egal, ob du gerade eine ruhige Kugel schiebst oder du vor lauter Stress nicht mehr weißt, wohin:

Gönne dir Zeit zum Durchatmen. Wer kurze Pausen einlegt, der arbeitet danach konzentrierter.

Dabei ist es entscheidend, wie du Pause machst. Nutze die Zeit und stehe unbedingt von deinem Arbeitsplatz auf. Am besten verlässt du dazu das Büro. Lass deinen Blick gerne in die Weite schweifen. So bekommst du den Kopf frei und kannst danach wieder effizienter zu deiner Arbeit zurückkehren.

Extra-Tipp: Verabrede dich mit Kollegen zum Mittagessen im Park. Beschäftige dich in deinen Gedanken für einige Zeit mit anderen Dingen als der Arbeit.

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5. Bewegung

Aufstehen! Und zwar nicht nur während der Pausen, sondern regelmäßig. Nutze jede Möglichkeit, den Arbeitsplatz zu verlassen. Dadurch kommt nicht nur dein Kreislauf in Schwung. Wenn du mit deinem Kollegen im Nachbarbüro etwas besprechen möchtest, laufe lieber rüber statt ihn anzurufen oder anzuschreiben. Netter Nebeneffekt: So siehst du auch deine Kollegen häufiger.

6. Singletasking

Du glaubst, mit Multitasking bekommst du mehr erledigt? Dann täuscht du dich, denn:

Verteilt man seine Konzentration auf mehrere Dinge gleichzeitig, passieren häufiger Fehler.

Nimm dir also am besten immer nur eine Aufgabe vor und konzentriere dich voll und ganz auf dieses Projekt. Schließe Dinge zuerst ab, bevor du die nächsten angehst.

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7. Ablenkungen vermeiden

Das aufblinkende Handy, ein buntes Sammelsurium an Kaffeetassen, der USB-Stick mit den neuesten Urlaubsbildern und zig verschiedene Projektunterlagen: Beseitige das Chaos! All diese Dinge sollten von deinem Schreibtisch verschwinden, denn diese Zeitfresser lenken dich nur ab.

Schaffe den ganzen Krimskrams also weg, damit du gar nicht erst in Versuchung gerätst, den Fokus zu verlieren. Dann sieht dein Schreibtisch nicht nur ordentlicher und strukturierter aus – Du musst auch nicht mehr ständig nach irgendetwas suchen, weil es unter Papierbergen verschwunden ist.

8. An die schönen Dinge denken

Motivation ist alles! Deswegen solltest du auch an die schönen Dinge denken und dich mit tollen Unternehmungen in der Freizeit belohnen. Wenn du dich tagsüber schon auf ein entspanntes Dinner mit Freunden oder den Kinobesuch am Abend freuen kannst, arbeitest du gleich viel effektiver, da du ein Ziel vor Augen hast.

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10. Klare Kommunikation

Gute Kommunikation sollte zwar selbstverständlich sein, geht aber leider in vielen Firmen unter. Du weißt, dass dein Chef unzufrieden mit deiner Arbeit ist, er dir aber nicht sagt, womit genau? Fordere Feedback ein. Das gleiche gilt für den Fall, wenn du einmal zu viel zu tun hast: Trau dich „nein“ zu sagen, wenn du in Arbeit erstickst.

Kommuniziere stets klar und deutlich und lieber einmal zu viel.

Klare Anweisungen und konkrete Antworten sorgen dafür, dass du Missverständnissen und damit zusammenhängenden Frust vorbeugen kannst.

Quelle: Teleschau

unternehmer.de

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