Wenn die Krise abebbt: Langfristige Homeoffice-Strategien

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Wenn die Krise abebbt: Langfristige Homeoffice-Strategien
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Wie so oft während der chaotischen Corona-Phase überschlagen sich auch aktuell die Meldungen – doch zumindest scheint ein Silberstreifen am Horizont sichtbar.

Sollten die Impfstoffe das Ende der Pandemie besiegeln, hat das Folgen für viele Unternehmen: Hier arbeiten MitarbeiterInnen teilweise seit Monaten im Homeoffice und erwarten eine planbare Perspektive für die Zukunft.

Falls dein Unternehmen an eben dieser Schwelle steht, liegen wichtige Entscheidungen zur zukünftigen Arbeitsweise vor dir. Im folgenden Artikel zeigen wir Chancen und Risiken auf.

Welche Strategie ist am besten für dein Unternehmen?

Homeoffice: ja, nein oder teilweise? Viele Chefs stehen aktuell vor dieser Zukunftsentscheidung.

Jeder deiner MitarbeiterInnen profitiert individuell von unterschiedlichen Arbeitsbedingungen. Umso wichtiger für die Homeoffice-Planung ist es, jeden einzelnen mit seinen Bedürfnissen, Wünschen und Sorgen zu Wort kommen zu lassen.

Vereinbare dazu am besten Einzelgespräche, in denen du die folgenden Punkte abklärst:

  1. Welche Vorteile sieht der einzelne Mitarbeiter im Homeoffice und welche Probleme sieht er auf sich persönlich und die Teamarbeit zukommen?
  2. Betone gegenüber deinem Mitarbeiter, welche Eigenschaften ihn deiner Meinung nach für das Arbeiten von Zuhause aus besonders qualifizieren.
  3. Falls du Bedenken hast, ob der Einzelne im Homeoffice produktiv arbeiten kann, sprich sie offen an.
  4. Kläre ab, ob sich der Mitarbeiter einen Arbeitsplatz einrichten kann, der den gewünschten Arbeitsbedingungen entspricht. Das umfasst etwa ergonomische Büromöbel und die Möglichkeit, firmeninterne Dokumente im Büroraum oder einem Schreibtischcontainer einzuschließen.

Vorteile Homeoffice

Das Homeoffice ist nicht nur in der Krise sinnvoll, sondern bietet darüber hinaus auch dauerhaft viele Vorteile. Hier eine Übersicht:

  1. Kurze Arbeitswege: Anstatt im Stau zu stehen oder Zeit in den öffentlichen Verkehrsmitteln überbrücken zu müssen, kann dein Mitarbeiter den Arbeitstag morgens direkt beginnen. Das schafft mehr Zeit für private Pflichten und Freizeit und baut Stress ab.
  2. Weniger Pendelkosten: Arbeitgeber, die ihren Angestellten eine Pendlerpauschale zahlen, können hier einsparen. Ansonsten entlastet die weniger intensive Nutzung des eigenen Autos das Portemonnaie des Mitarbeiters.
  3. Mehr Konzentration: Manch einer ist für das Großraumbüro nicht geeignet und stört sich an der Geräuschkulisse. Auch der ausgedehnte Tratsch in der Teeküche mit den Kollegen fällt im Homeoffice weg. Bei vielen MitarbeiterInnen schafft die räumliche Isolation mehr Raum für Konzentration.
  4. Pro-Argument für neue MitarbeiterInnen: Qualifizierte Fachkräfte sind in manchen Branchen stark umworben. Wer hier als Anreiz eine großzügige Homeoffice-Regelung bieten kann, wird als Arbeitgeber bevorzugt.
  5. Energie- und Mietkostenersparnis: Wenn nicht mehr alle MitarbeiterInnen an 40 Stunden in der Woche im Büro sind, können Arbeitgeber deutlich an Energiekosten einsparen. Gleichzeitig wird weniger Bürofläche benötigt und die Mietkosten lassen sich senken.

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Vorteile Präsenzbetrieb

Die Vorteile des Präsenzbetriebs zeigen hingegen, wo die Grenzen beim Homeoffice liegen:

  1. Schneller Informationsfluss: Wer stets Kontakt zu den Kollegen hat, bekommt durch Meetings und Flurgespräche reichlich Informationen zum Firmengeschehen. Im Homeoffice sind MitarbeiterInnen hingegen darauf angewiesen, über die definierten Kanäle wichtige Neuerungen zu erfahren.
  2. Sozialer Kontakt schafft Identifikation: Am Morgen ins Büro zu kommen heißt auch Teil einer Gemeinschaft zu werden. Der soziale Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten hilft in Krisen gegen Gefühle der Einsamkeit und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen.
  3. Trennung von Beruf und Privatem: Durch den Ortswechsel ins Büro fällt es vielen Menschen leichter, private Probleme abzustreifen. Andersherum können sie sich dann Zuhause besser ihrer Familie widmen und vom Job abschalten.
  4. Soziale Kontrolle: Während im Homeoffice ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Eigenverantwortung nötig ist, treibt die soziale Kontrolle beim Präsenzbetrieb auch notorische Trödler zur Arbeit an.
  5. Mehr Gerechtigkeit? Fachleute vermuten, dass ein Präsenzbetrieb die Gerechtigkeit bei Gehaltserhöhungen und Beförderungen erhöht. Wer unsichtbar im Homeoffice verschwindet, könnte bei Boni und Gehaltsrunden einfacher übergangen werden.

Warum es keinen hundertprozentigen Präsenzbetrieb mehr geben sollte

Einerseits ist die Welt immer stärker vernetzt, andererseits erschweren es die steigenden Immobilien- und Mietpreise vielen ArbeitnehmerInnen, in direkter Nähe ihres Arbeitgebers zu wohnen. Doppelverdiener und Alleinstehende mit Kindern sind herausgefordert, enge Zeitpläne von Beruf und Familie zu koordinieren. Schließlich tragen Berufspendler im eigenen Auto nicht wenig zu den CO2-Emmissionen bei, die in den kommenden Jahren dringend gesenkt werden müssen. Unter diesen Bedingungen erscheint es beinahe anachronistisch, auf eine 100-prozentige Präsenzregelung im Beruf zu bestehen.

Von Provisorien auf dauerhafte Maßnahmen umstellen

Sobald du eine verbindliche Homeoffice-Regelung mit deinen Mitarbeitern getroffen hast, sollte diese auch im Arbeitsvertrag fixiert werden, um der rechtlichen Seite Genüge zu tun.

Hier wird genau definiert, welche Arbeitsfelder vom heimischen Arbeitsplatz aus erledigt werden sollten und welche nicht. Auch Kernarbeitszeiten und Arbeitszeiten im Homeoffice solltest du festlegen, damit klar ist, wann der Mitarbeiter in jedem Fall erreichbar sein muss.

Ein weiterer Passus sollte klären, ob deine MitarbeiterInnen die von Firmenseite zur Verfügung gestellten Endgeräte auch privat nutzen dürfen und wie vertrauliche Unterlagen vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Schließlich muss klar sein, wie die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) im Homeoffice eingehalten werden. Dazu zählt etwa die Erfassung der Arbeitszeit und spezielle Schutzgesetze für Auszubildende und Schwangere.

Denke mitunter deine Räumlichkeiten neu

Auch wenn du nur eine tageweise Heimarbeitsregelung anbietest, wird das wahrscheinlich dazu führen, dass in Zukunft nicht mehr alle MitarbeiterInnen gleichzeitig anwesend sind.

Das bedeutet: Weniger Schreibtische = weniger Raumbedarf. Diese Veränderung kann Kosten sparen, falls du in kleinere Räumlichkeiten umziehst. Auf der anderen Seite ist es möglich, den bestehenden Raum neu zu gestalten: Etwa den einzelnen Mitarbeitern mehr Raum zur Verfügung zu stellen, einen repräsentativen Raum für Kundentermine einzurichten oder einen komfortableren Ort für große Videokonferenzen und -präsentationen.

Handele und denke wie ein Homeoffice-Chef

Als Führungskraft solltest du verbindliche Rahmenbedingungen schaffen, die jedem Mitarbeiter dieselben Möglichkeiten bieten. Darunter fallen zum Beispiel folgende Fragen:

  • Homeoffice ganz oder teilweise? Hier solltest du dich für ein Modell entscheiden. Möglich wäre beispielsweise ein gemischtes Modell aus drei Tagen Heimarbeit und zwei Tagen Präsenzpflicht, die je nach Mitarbeiter rotieren.
  • Ist der Arbeitsvertrag wasserdicht? Lass dich von Fachleuten beraten, welche Formulierungen hier angebracht und rechtlich sicher sind.
  • Welches technische Equipment ist erforderlich? Fakt ist: Die von der DSGVO vorgeschriebene Trennung von beruflichen und privaten Daten lässt sich am besten mit Endgeräten umsetzen, die du als Arbeitgeber zur Verfügung stellst und die deine Mitarbeiter ausschließlich beruflich nutzen. Sein eigenes Gerät kann der Mitarbeiter dann einsetzen, falls die Firmendaten über eine Cloud zur Verfügung gestellt und nicht lokal gespeichert werden. Ansonsten ermöglichen Remote Desktop Tools und UEM-Container den Fernzugriff auf Firmenrechner von Zuhause aus. Die Grundvoraussetzung für jegliche Variante bildet jedoch eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung.
  • Bestehen weitere Ausweichlösungen zum Homeoffice? Für MitarbeiterInnen, die weit von der Zentrale entfernt wohnen, aber nicht in der eigenen Wohnung arbeiten wollen, wäre es zum Beispiel möglich, in einem Co-Working-Space zu arbeiten.

Appliziere Maßnahmen, damit dein Team dauerhaft verbunden bleibt

Nichts bremst die Arbeit von Zuhause so sehr wie eine mangelhafte Kommunikation im Team. Als Chef kannst du folgendermaßen entgegenwirken:

  • Installiere Projekttools und Kollaborationssoftware: Diese Tools steigern die Transparenz der Arbeitsprozesse und Erleichtern die Arbeit am selben Projekt, ohne dass Mitarbeiter im selben Büro sitzen müssen.
  • Setze Termine für Telefonate und Videomeetings fest: Sie dienen nicht nur dem Austausch über den aktuellen Arbeitsstand, sondern fördern auch das Gefühl des Team-Zusammenhalts. Zudem solltest du regelmäßig Termine für den Austausch zwischen Heimarbeitern und Büro-Zentrale festlegen.
  • Rege Teambuilding-Maßnahmen an: Mit etwas Kreativität funktionieren Team-Events auch auf Abstand. Spezielle Anbieter offerieren dafür zum Beispiel virtuelle Quiz-Veranstaltungen oder Kriminal-Spiele.

Fazit: Das Homeoffice bietet auch dauerhaft große Chancen

Corona hat zweifellos eine positive Nebenwirkung: Die Krise dient als Katalysator für die dringend gebotene Digitalisierung vieler Unternehmen. Wie eine Homeoffice-Regelung jedoch in Zukunft die Arbeitsbedingungen und die Produktivität fördern kann, muss jeder Arbeitgeber selbst entscheiden.

Wichtig: Die getroffenen Vereinbarungen sollten individuelle Bedürfnisse berücksichtigen und Planbarkeit für beide Seiten bieten.

Dominik Kunze
Dominik Kunze studierte Betriebswirtschaft und Medienwissenschaften und arbeitet als Berater in verschiedenen Consultingagenturen. Neben etablierten Unternehmen gehören inzwischen auch immer mehr Startups zu seinem Kundenkreis. Er hilft mit seinem Expertenwissen bei der Suche nach der geeigneten Finanzierung oder bei der Erstellung eines Geschäftskonzeptes. Hin und wieder verfasst er Ratgeberbeiträge für unterschiedliche Businessportale.

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