Budgetplanung & Co.: Effiziente Zusammenarbeit mit Kollaborationstools

Ob Budgetplanung oder täglicher Austausch mit deinen KollegInnen: Mit einem guten Kollaborationstool klappt deine Zusammenarbeit einfacher und produktiver.

So sicher wie Weihnachten steht am Jahresende auch die Budgetplanung an. Häufig kostet sie Nerven, denn der Prozess ist komplex. Und sie braucht eine gut koordinierte Zusammenarbeit zwischen Controlling und den Fachabteilungen. Komplizierte Abstimmungen, bei denen früher zig E-Mails hin- und hergeschickt werden mussten und ständig veraltete Dateien im Umlauf waren, gehören dabei glücklicherweise der Vergangenheit an.

Heute gibt es Kollaborationstools, die dir die Zusammenarbeit mit deinen KollegInnen einfacher machen. Selbst wenn du dein Budget noch klassisch mit Excel planst, kannst du die Produktivität mithilfe einer solchen Software deutlich steigern. So lassen sich etwa Dokumente – egal, ob Excel, Word oder PowerPoint-Präsentationen – gemeinsam und gleichzeitig an einem Ort mit deinen KollegInnen bearbeiten. Auch Externe wie zum Beispiel FreelancerInnen oder DienstleisterInnen können an Dokumenten mitarbeiten, sofern du sie dazu berechtigst.

Microsoft Teams bietet Chats und Videokonferenzen

Immer mehr Unternehmen nutzen Tools wie Microsoft Teams. Die Plattform ist auch deshalb so beliebt, weil angesichts der Corona-Pandemie viele MitarbeiterInnen ins Homeoffice umziehen mussten. Teams lässt sich außerdem leicht bedienen und erfüllt die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wenn du die Lösung über die Telekom buchst. Im Oktober 2020 nutzten Teams laut Microsoft bereits 115 Millionen User täglich. Zum Vergleich: Sechs Monate zuvor waren es noch rund 75 Millionen NutzerInnen. Vorteil Microsoft: Teams ist im Komplettpaket Microsoft 365 bereits integriert – und steht damit zahlreichen Unternehmen praktisch automatisch zur Verfügung. Microsoft 365 lässt sich auch über die Telekom buchen, die dir einen bequemen Einrichtungsservice bietet.

Ob für die Budgetplanung oder die Projektarbeit: Die alternativen Kommunikationswege sind nicht nur im Homeoffice nützlich, sondern auch bei der Arbeit im Büro.

Allen voran die Einzel- oder Gruppenchats, mit denen du dich unkompliziert mit KollegInnen austauschen kannst – auch unterwegs via App. Hoch im Kurs stehen bei Unternehmen auch die Videokonferenzen mit Teams, zu denen du sogar Externe einladen kannst. Bis zu 300 Teilnehmer können sich so zusammenschalten. Die Besprechungen lassen sich aufzeichnen, auch Live-Untertitel können eingeblendet werden. Abgesehen davon werden Videokonferenzen auch aus ökologischen Gesichtspunkten immer wichtiger: Wer auf Dienstreisen verzichtet, leistet einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.

Produktivitätsfunktionen wie Microsoft Whiteboard machen Online-Meetings mit Microsoft Teams noch effizienter. Auf einer digitalen Leinwand kannst du zum Beispiel Ideen sammeln oder Abläufe skizzieren. Mit dem Tool sind aber auch ganz einfache Telefonate ohne Video möglich.

Mehr aus Teams herausholen mit Apps

Das Potenzial von Teams ist damit allerdings immer noch nicht ausgeschöpft. Du kannst auch zahlreiche Apps einbinden und musst das Collaboration-Tool deshalb nur noch selten verlassen, um deine Aufgaben zu erledigen. Wenn du beispielsweise Dynamics 365 von Microsoft zur Budgetplanung nutzt, kannst du die App in Teams integrieren und dort direkt auf wichtige Daten zugreifen. Die Datensätze lassen sich wiederum von allen MitarbeiterInnen bearbeiten, die dazu berechtigt sind.

Praktisch sind auch Umfragetools wie Polly oder Microsoft Forms. In deinen Teams-Kanälen kannst du so innerhalb weniger Minuten Umfragen erstellen, die dann automatisch ausgewertet werden. Außerdem kannst du verschiedene Projektmanagement-Apps zu Teams hinzufügen – zum Beispiel die Organisations-Tools Trello, Microsoft Planner, Asana oder Wrike. Standardmäßig ist in Microsoft Teams übrigens auch dein Outlook-Kalender integriert, was sich im Alltag ebenfalls als sehr nützlich erweist.

EXTRA: 8 Organisations-Tools für smartes Arbeiten