11 Tipps für eine ausgeglichene Work-Life-Balance

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Work-Life-Balance: So findest du Gleichgewicht im Arbeitsalltag
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Die Work-Life-Balance – also die Balance zwischen Beruf und Privatleben – ist vor allem für Personen mit Familie und einem anspruchsvollen und zeitintensiven Beruf ein Ziel, das alles andere als einfach zu erreichen ist. Was manchmal gerne übersehen wird: Eine wirkliche Balance zwischen Beruf und Privatleben ist in der Regel nur dann möglich, wenn vom Unternehmen entsprechende Rahmenbedingungen geboten werden.

Unternehmen können Rahmenbedingungen schaffen

Wie können im Unternehmen Rahmenbedingungen für eine bessere Work-Life-Balance aussehen? Um nur einige Beispiele zu nennen:

  • flexible Arbeitszeiten
  • Teilzeitmodelle
  • Kinderbetreuungsmöglichkeiten
  • Urlaube und Arbeitszeiten abgestimmt auf Schulzeiten
  • Förderung des Wiedereinstiegs nach Karenzzeiten
  • Beratungsmöglichkeiten für Krisensituationen
  • Angebote zur Stressbewältigung (z.B. Förderung Yogakurse, etc.)

Natürlich sind solche Angebote nicht in jedem Unternehmen möglich. Aber doch weitaus öfter, als diese in der Praxis Anwendung finden.

Was hat das Unternehmen davon?

Nicht nur die MitarbeiterInnen profitieren von diesen gebotenen Möglichkeiten, auch das Unternehmen zieht daraus seine Vorteile:

  • stärkere Identifizierung der MitarbeiterInnen mit dem Unternehmen
  • besseres Betriebsklima
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation
  • stärkere Mitarbeiterbindung
  • Einsparungen resultierend aus einer geringeren Mitarbeiterfluktuation
  • erwiesenermaßen weniger Fehlzeiten
  • einen guter Ruf als attraktiver Arbeitgeber, der wiederum qualifizierte MitarbeiterInnen anzieht
  • eine gute Reputation, welche das Interesse potentieller Kunden weckt

All diese aufgelisteten Punkte sind neben anderen Faktoren die Basis für den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit.

Was kann ich selbst zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen?

Nur mit den im Unternehmen geschaffenen Rahmenbedingungen allein ist es nicht getan.

So kann auch jeder selbst einen wesentlichen Beitrag zu einer besseren Work-Life-Balance leisten. Und zwar mit einem effektiven Zeitmanagement. Der Ausdruck Zeitmanagement ist an sich nicht korrekt, denn die Ressource Zeit lässt ich nicht managen. Sie ist eine „Konstante“. Jedem stehen nun mal nur 24 Stunden täglich zur Verfügung. Möglich ist allerdings, sich selbst zu managen. Sich also so zu organisieren, dass die begrenzt zur Verfügung stehende Zeit optimal genutzt wird. Deshalb sind die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation weitaus treffender.

EXTRA: Selbstmanagement: 3 Methoden, die wirklich funktionieren

Was gute Zeitmanager auszeichnet

Wie auch immer – bleiben wir bei dem gebräuchlichen Begriff „Zeitmanagement“. Menschen, die sich und ihre Arbeit gut organisieren, haben in der Regel auch weniger Schwierigkeiten mit der Erreichung einer Work-Life-Balance. Aber was kennzeichnet solche Zeitmanager aus?

1. Zeitmanager haben Ziele

Vielleicht fragst du dich jetzt, welcher Zusammenhang zwischen Zielen und Zeitmanagement besteht. Nun, wer Ziele hat – seien es persönliche oder die des Unternehmens – der kann Prioritäten setzen. Und mit dem Fokus auf die Prioritäten lassen sich Entscheidungen zugunsten der Zielerreichung treffen.

2. Zeitmanager setzen Prioritäten

Ohne Prioritäten ist effektives Zeitmanagement kaum möglich.

Organisierte Menschen unterscheiden sich von unorganisierten unter anderem durch ihren Fokus auf Prioritäten. Unorganisierte Personen arbeiten eine Aufgabenliste – sollten sie überhaupt eine solche führen – mehr oder weniger nach Gutdünken ab. Zeitmanager erledigen Aufgaben nach Prioritäten.

EXTRA: Prioritäten setzen: So steigerst du deine Produktivität

3. Zeitmanager schotten sich ab

Man kann noch so mit allen Zeitmanagement-Methoden vertraut sein – wer seine Zeitdiebe nicht in den Griff bekommt, bewegt sich auf der Stelle. Mit Abschotten wird gemeint, sich Phasen freizuschaufeln, in denen man möglichst ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten kann. Also Ablenkungen auf ein Minimum zu reduzieren – und wenn es täglich nur für eine Stunde ist.

4. Zeitmanager bevorzugen Monotasking

Dass Multitasking nicht wirklich positive Auswirkungen auf die Produktivität hat, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Gute Zeitmanager widmen sich konzentriert einer Tätigkeit nach der anderen, praktizieren also „Monotasking“. Auch wenn das nicht immer möglich ist und ein hektischer Arbeitstag immer wieder Multitasking erfordert, so finden sie regelmäßig Phasen in denen sie sich konzentriert einer Tätigkeit widmen.

5. Zeitmanager leiden nicht an „Aufschieberitis“

Mit Aufschieberitis wird die Tendenz bezeichnet (unangenehme) Aufgaben aufzuschieben. Häufig geschieht das so lange, bis aus einer Aufgabe mit geringer Priorität eine dringliche Aufgabe wird, die keinen weiteren Aufschub duldet. Stress ist vorprogrammiert. Wenn unangenehme Aufgaben anstehen, werden diese von guten Zeitmanagern direkt angepackt und nicht auf die lange Bank geschoben.

6. Zeitmanager sind keine Perfektionisten

Perfektionismus lähmt.

Perfektionismus heißt auch, mehr zu machen als nötig. Perfektionisten stehen meist „unter Strom“ und setzen sich selbst unter Druck. Außenstehende erkennen ohnehin meist nicht den Unterschied zwischen einer perfekten und gut erledigten Arbeit. Der Unterschied zwischen einer gut und schlecht erledigten Arbeit ist allerdings offensichtlich. Und noch etwas: Der Unterschied zwischen einer gut und einer perfekt erledigten Arbeit besteht in der Regel auch in einem zeitlichen Mehraufwand, den niemand gerne bezahlt. Zeitmanager erledigen Aufgaben deshalb so gut wie möglich, aber nicht perfekt!

7. Zeitmanager haben ihren optimalen Informationskanal gefunden

Informationen sind wichtig, um auf dem Laufenden und auch (als UnternehmerIn) konkurrenzfähig zu bleiben. Im heutigen Informationszeitalter, das sich auch durch die übermächtige Informationsflut kennzeichnet, stellt das effiziente Informieren eine Herausforderung dar. Zeitmanager haben Wege und Kanäle gefunden, um die für sie relevanten Informationen in gebündelter Form zu „konsumieren“.

8. Zeitmanager arbeiten in Blöcken

Gleichartige Tätigkeiten lassen sich am effizientesten erledigen, wenn sie in Arbeitsblöcken abgearbeitet werden. Beispielsweise lassen sich zehn Telefonate in einem Block weit aus effizienter durchführen, als wenn sie auf den Tag aufgeteilt werden und jedes Mal hierfür eine Tätigkeit unterbrochen werden muss.

9. Zeitmanager delegieren

Nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben abzugeben und an andere Personen zu delegieren. Aber häufig sind es genau die Personen, die diese Möglichkeit hätten, die sie nicht nutzen. Argumente wie „das mache ich selbst, dann weiß ich, dass es zu meiner Zufriedenheit erledigt wird“ werden bemüht.

EXTRA: Du bist eine Kontroll-Krake? 3 Tipps zum Delegieren

Delegieren ist ein Lernprozess. Denn um gute Ergebnisse zu erhalten, sind beide Seiten gefordert: die delegierende und die ausführende Seite. Zeitmanager können delegieren und haben sich ein entsprechendes Umfeld geschaffen, an das sie Aufgaben vertrauensvoll abgeben können.

10. Zeitmanager „kaizen“

Der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und bedeutet in etwa „Veränderung zum Besseren“.

Jeder Arbeitsprozess birgt in der Regel Verbesserungs- und Entwicklungspotenzial. Um beim Zeitmanagement zu bleiben: Es gibt zahlreiche Planungshilfen, Programme und Tools, welche die tägliche Arbeit erleichtern. Zeitmanager sind ständig bemüht, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

11. Zeitmanager ruhen sich aus

Gut, die Überschrift irritiert vielleicht. Fakt ist aber: Nur wer in der Lage ist, eine Balance zwischen Ruhe- und Arbeitsphasen zu schaffen, wird auf längere Sicht leistungsfähig bleiben. Es gilt also, eine Ausgewogenheit zwischen An- und Entspannung zu forcieren. Zeitmanager finden Mittel und Wege, um nach Phasen der Anstrengung solche der Entspannung folgen zu lassen.

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Erfolgsrezept: Kombination zwischen Rahmenbedingungen und gutem Zeitmanagement

Das sind die wesentlichen Merkmale, die Menschen mit einem guten Zeitmanagement von solchen unterscheiden, die ihre Zeit weniger im Griff haben. Vorhandene Rahmenbedingungen im Unternehmen gepaart mit einer Portion Zeitmanagement bzw. Selbstorganisation sind die besten Voraussetzungen, um die gewünschte Work-Life-Balance zu erreichen.

Burkhard Heidenberger
Ing. Burkhard Heidenberger ist Trainer für Arbeitsmethodik, Stress- & Zeitmanagement. Er betreibt das Zeitblüten-Portal und ist Autor des Buches „Zeitblüten – Wege zu persönlichen Wohlfühlmomenten“.

2 Kommentare

  1. Der Satz “ Häufig geschieht das so lange, bis aus einer Aufgabe mit geringer Priorität eine dringliche Aufgabe wird, die keinen weiteren Aufschub duldet. Stress ist vorprogrammiert.“ zeigt, dass nach meiner Ansicht die immer wieder gelehrte zweidimensionale Sortierung von Aufgaben nach „Wichtigkeit/Priorität“ und „Dringlichkeit“ falsch ist, eben genau durch schon die Vermengung beider Begriffe in diesem Satz. Da fast ein jeder tagtäglich mehr zu erledigen hat, als er schaffen kann, gibt es tagtäglich immer wieder so viele neue „wichtige“ Aufgaben, die zuerst zu erledigen wären, dass es unweigerlich dazu kommen muss, dass Aufgaben mit niedriger Wichtigkeit niemals zu ihrem Abschluss kommen und daher ganz automatisch irgendwann „dringend“ werden. Die meiner Ansicht nach einzig sinnvolle Reihenfolge der Abarbeitung kann daher nur die nach „Dringlichkeit“ sein, also nach dem erwarteten oder selbst gesetzten Abschlusstermin. Auch eine „wenig wichtige, aber dringende“ Aufgabe muss daher zwingend frühestmöglich vor allen anderen „wichtigen, aber weniger dringenden“ Aufgaben erledigt werden, um überhaupt eine Chance zu haben, Termine einzuhalten. „Wichtigkeit“ ist ja ohnehin nur eine subjektive Einschätzung, die dem Gegenüber, das die Erfüllung seiner Aufgabe erwartet, herzlich egal sein dürfte. Sie kann einem allenfalls dazu dienen, zu sortieren, wenn alle erwarteten oder zugesicherten Termine ohnehin schon überschritten sind, um den geringsten Schaden zu ermitteln. Nur meine Meinung.

  2. Das sind sehr hilfreiche Infos! Das ist sehr sinnvoll die Zeit besser zu organisieren, damit hat man mehr Zeit für die Arbeit und für das Leben außer Arbeit. Den Artikel werde ich auf jeden Fall an meine Freundin weiterleiten. Sie wird das sicherlich auch sehr interessant finden, da sie ihr Work-Life-Balance verbessern möchte und trifft morgen mit einem Coach dafür.

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