Checkliste: 5 Tipps zur Datensicherung im Unternehmen

Datenwachstum, Cyberkriminalität und Hackerangriffe: Datensicherung wird auch für KMU immer wichtiger. Die meisten Arbeitsprozesse in Unternehmen laufen inzwischen digital ab. Anhand dieser Checkliste kannst du überprüfen, ob bei dir in Sachen Sicherheit noch Nachholbedarf besteht. 

1. Archiviere deine physischen und digitalen Daten

Bewahre grundsätzlich Dokumente und Daten an einem geschützten Ort auf. Bei Verstößen gegen die europaweite DSGVO drohen ansonsten hohe Bußgelder. Wenn du deine Daten nicht selbst archivieren möchtest, kannst du diese an spezialisierte Dienstleister auslagern. Heutzutage heißt Archivierung meistens auch Digitalisierung. Cloud Computing ist eine Option, deine Daten zu sichern.

2. Beachte die Aufbewahrungsfristen

Die Gesetze und Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen werden immer komplexer – und die Strafen bei Nichteinhaltung schärfer. Dies gilt vor allem für das Urheberrecht und für das das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Überprüfe, ob du zum Archivieren Lizenzen benötigst oder gar die Zustimmung deiner MitarbeiterInnen. Hole dir gegebenenfalls Unterstützung von externen Dienstleistern oder Beratern.

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3. Entwickle Strategien zur Datenwiederherstellung

Datenverluste können die Existenz von Unternehmen bedrohen. Sichere wichtige Daten darum zusätzlich zu deinem Backup extern ab – etwa in einem Archivcenter oder bei einem Dienstleister. Ein Backup vom Backup sozusagen. Stelle sicher, dass es regelmäßig aktualisiert ist und halte am besten die gleiche Ordnung wie in deinem System zur Datensicherung.

4. Stelle Regeln auf

Stelle dir intern verbindliche Regeln für den Zugriff auf sensible Informationen auf. Alle MitarbeiterInnen, die mit diesen arbeiten sollten eine gesonderte Schulung absolviert haben und eine Datenschutzerklärung sollte vorliegen. Berücksichtige dabei auch, dass Dienstleister meist einen webbasierten und sicheren Service für den Zugriff auf die Informationen bieten.

5. Schule deine Mitarbeiter

Der Mensch ist immer noch einer der größten Risikofaktoren. Schule darum regelmäßig deine MitarbeiterInnen, um das Bewusstsein für den richtigen Umgang mit sensiblen Daten und Informationen zu schärfen. Du kannst auch eine verpflichtende Schulung zum Thema Datensicherheit einführen, die von allen MitarbeiterInnen regelmäßig absolviert werden muss.

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