eSignaturen – ein neues Schlüsselelement der Business Continuity?

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eSignaturen – ein neues Schlüsselelement der Business Continuity?
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Die Idee, einen Text mit dem eigenen Zeichnen zu signieren und somit seinen Urheber oder die Einwilligung in eine Abmachung zu besiegeln, ist älter als Papier. Die frühesten Belege für eine Unterschrift gehen bis in das Jahr 3100 v. Chr. zurück, aus dem eine Signatur des Schreibers Gar.Ama. auf einer sumerischen Tontafel überliefert ist. Auch in unseren digitalen Zeiten wurden bis ins Jahr 2017 noch für mehr als 70% der Unterschriftsprozesse Stift und Papier genutzt. 

Mit dem Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014, der sogenannten eIDAS-VO, wurden die die Rahmenbedingungen für eSignaturen europaweit einheitlich geregelt. Damit war die Grundlage für die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen geschaffen.

Durchbruch der elektronischen Dokumentverarbeitung

Trotz der – in Maßeinheiten des Computer-Zeitalters – langen historischen Geschichte der eSignatur fand diese dennoch bis dato keine breite Anwendung. Covid-19 und seine Auswirkungen auf die Arbeitswelt änderten diese Tatsache schlagartig. Der „kurze Dienstweg“ existiert in Zeiten einer Krise nicht mehr und zahlreiche unterschriftsbasierte Geschäftsprozesse wie beispielsweise Vertragsabschlüsse oder das Onboarding neuer Mitarbeiter, gestalten sich seit einiger Zeit noch umständlicher als zuvor. Neben dem allgemein beobachtbaren, gigantischen Digitalisierungsschub brachte die Corona-Krise letztendlich auch dem Einsatz von eSignaturen den entscheidenden Durchbruch. 

Eine englischsprachige Auswertung auf Basis von Google-Suchanfragen hat ergeben, dass das Interesse an eSignatur-Lösungen im Zeitraum vom Beginn der Pandemie bis in den Monat April um spektakuläre 511 Prozent anstieg. Die Vorteile von eSignaturen – wie beispielsweise die Vereinfachung und Beschleunigung komplexer Geschäftsprozesse – bieten immenses Potential für den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Wirtschaft, auch über die Corona-Krise hinaus. eSignatur-Tools ermöglichen es Unternehmen weltweit, ihre Digitalisierung maßgeblich voranzubringen und den Herausforderungen der Zeit mittels fortschrittlicher verteilter Arbeitsmodelle krisenresistent aufgestellt zu begegnen. eSignaturen sind ein klarer Schlüssel zur Business Continuity. 

EXTRA: COVID-19-Pandemie als Motor der digitalen Transformation

Was macht eSignaturen sicher?

Für die Sicherheit von eSignaturen sorgen zwei Ebenen, zum einen die rechtliche, zum anderen die technische Seite. Rechtlich legt die neue Verordnung das Rahmenwerk für Menschen, Unternehmen und Behörden für digitale Transaktionen in allen EU-Mitgliedsstaaten fest. Doch wie sieht es mit der technischen Seite aus? Zunächst einmal wäre da die Infrastruktur, die auf die großen Rechenzentren, das Backbone unserer digitalen Wirtschaft, zurückgreift und somit von den gleichen hohen Sicherheitsstandards profitiert, die auch für alle anderen Anwendungen gelten.

Die Möglichkeit, Daten in zertifizierten europäischen Rechenzentren zu speichern, garantiert die Einhaltung relevanter Verordnungen, wie der DSGVO.

Neben umfangreichen Firewalls schützen Industriestandards wie TLS (Transport Layer Security) und 256-Bit-AES-Verschlüsselung vor dem Zugriff unbefugter Dritter. Maßnahmen wie nicht bearbeitbare Prüfprotokolle stellen sicher, dass alle an den Dokumenten vorgenommenen Handlungen umfassend verfolgt und mit Zeitstempel versehen werden, um im Streitfall Nachweise über den Zugriff, die Prüfung und die Signatur erbringen zu können. 

Eine Signatur ist mehr als eine Unterschrift

In der IT spricht man von Ausfallsicherheit, wenn es darum geht, Kosten durch Leerlauf oder Unterbrechungen zu vermeiden. Business Resilienz kann man als Ausfallsicherheitsstrategie des gesamten Unternehmens verstehen. Es ist die Fähigkeit eines Unternehmens, sich bei Geschäftsunterbrechungen schnell anzupassen und so zu reagieren, dass Mitarbeiter und Vermögenswerte geschützt werden, während der Geschäftsbetrieb gleichzeitig auf hohem Niveau aufrechterhalten wird, also die Business Continuity geschützt ist.

eSignaturen ermöglichen es Unternehmen, traditionell papiergebundene Geschäfte durch eine einfache und sichere Online-Lösung zu ersetzen.

So lassen sich kritische Geschäftsvereinbarungen schnell, kontaktlos, einfach und sicher ausführen. Dabei ist es gerade bei einem solchen Tool entscheidend, dass es nicht als sogenannter „walled garden“ daherkommt. Um schnell, kostengünstig und flexibel im Einsatz zu sein, muss sich die Lösung in jede bestehende IT-Umgebung integrieren lassen und einfach in der Anwendung sein. Leicht in bestehende Workflows und Lösungen zu integrierende eSignatur-Lösungen haben gute Aussichten, zu den wichtigsten Akteuren im Bereich der digitalen Transformations-Tools Europas zu werden. Garantierte Business Continuity wird zum entscheidenden Kriterium für Flexibilität und die Krisensicherheit eines Unternehmens.

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Andrea Trapp
Andrea Trapp ist Director of Business EMEA bei Dropbox und leitet ihre Teams aus München heraus. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change Management war 17 Jahre lang - zeitweise auch im Ausland - in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte lagen stets auf den Themen Construction & Manufacturing, auf der Optimierung von Transformationsprozessen.

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